หลาย ๆ คนที่ทำธุรกิจคงจะคุ้นเคยและได้ยินกับคำว่าใบวางบิล (Billing Note) และ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) กันใช่มั๊ยละคะ แต่ก็ยังมีว่าที่เจ้าของธุรกิจร้านค้ามือใหม่อีกหลายท่านที่อาจจะยังไม่ทราบถึงความแตกต่างของเอกสารเหล่านี้ว่าเหมือนกันหรือไม่ ใช้งานยังไง ถ้าเป็นแม่ค้าออนไลน์จำเป็นต้องใช้หรือเปล่า? วันนี้พิมเพลินจึงรวบรวมข้อมูลของใบวางบิล ใบแจ้งหนี้มาไขข้อสงสัยให้กับว่าที่เจ้าของกิจการมือใหม่ทุกคนค่ะ
ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้ คืออะไร
ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (Billing Note / Invoice) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการ ร้านค้า ทำออกมาเพื่อแจ้งยอดชำระให้ลูกค้าได้ทราบจำนวนเงินที่ต้องชำระราคาสินค้าหรือบริการตามวันที่กำหนด เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้องค่ะ
ใบวางบิล และ ใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร?
ผู้ประกอบการ พ่อค้า - แม่ค้ามือใหม่อาจจะยังสงสัยว่า ใบวางบิล กับ ใบแจ้งหนี้ เหมือนกันหรือไม่ การใช้งานแตกต่างยังไง พิมเพลินมีคำสรุปแบบเข้าใจง่าย ๆ ดังนี้ค่ะ
- ใบวางบิล : จะออกเมื่อผู้ประกอบการ ร้านค้าเรียกเก็บเงินตามระยะเวลากำหนดที่ให้กับลูกค้า หรือใช้แจ้งยอดค่าชำระตามวันกำหนดวางบิล โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด และสรุปค่าใช้จ่าย รายการสินค้ามีอะไรบ้าง
- ใบแจ้งหนี้ : เอาไว้แจ้งค่าสินค้าหรือบริการ โดยจะออกให้ลูกค้าทุกครั้งหลังจากการให้บริการสำเร็จเรียบร้อยแล้ว ภายในใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดสินค้า ค่าบริการ เป็นจำนวนเท่าไหร่ และลูกค้าจะต้องชำระเมื่อใด
ซึ่งในบางกรณีหรือบางธุรกิจ อาจจะใช้แค่ใบใดใบหนึ่ง (หัวเอกสารจะพิมพ์ว่า “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้”) หรือ ทั้งสองใบก็ได้ ซึ่งแล้วแต่รูปแบบการใช้งานของแต่ละธุรกิจ แต่ละร้านค้าค่ะ
รายละเอียดภายในใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้
โดยปกติ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ แต่ละธุรกิจ ร้านค้าจะมีแบบมีแบบฟอร์มที่แตกต่างกัน แล้วแต่การออกแบบฟอร์มและข้อมูลที่ร้านค้าต้องการใส่เข้าไป แต่หลัก ๆ แล้วควรจะต้องมีข้อมูลสำคัญอยู่ในใบวางบิล และ ใบแจ้งหนี้ อยู่ด้วยกัน 2 ส่วน ดังนี้
คำถามที่หลายคนมักจะสงสัย ว่าระหว่าง ใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล เอกสารทั้ง 2 อย่างนี้แตกต่างกันอย่างไร เพราะถ้าแปลจากภาษาอังกฤษแล้ว ความหมายไม่ได้ชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างมากนัก แถมยังทำให้คนสับสนเพิ่มขึ้นไปอีกต่างหาก ดังนั้นวันนี้ Ditto จะพาทุกคนไปหาคำตอบกัน ว่าเอกสารสองอย่างนี้แตกต่างกันอย่างไร
แจ้งหนี้ กับ ใบวางบิลต่างกันที่ ช่วงเวลาในการออกเอกสาร
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นเอกสารการค้าที่ธุรกิจออกให้แก่ลูกค้า โดยจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการ มูลค่าของสินค้าหรือค่าบริการ รวมถึงข้อมูลติดต่อของฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ เป็นต้น
ส่วนรายละเอียดของ ใบวางบิล (Billing Note) แทบไม่ต่างจากใบแจ้งหนี้ เพราะต้องมีรายละเอียดของสินค้า/บริการ ราคาของสินค้า/บริการ และข้อมูลติดต่อของทั้ง 2 ฝ่ายเช่นเดียวกัน แต่ความเหมือนในความต่างนี้คือ “ช่วงเวลาในการออกเอกสาร” ต่างหาก เพราะ
“ใบแจ้งหนี้ ออกเพื่อแจ้งค่าสินค้า/บริการ ว่าต้องจ่ายเท่าไหร่ ภายในระยะเวลากำหนดกี่วัน เป็นเหมือนสรุปรายการซื้อขายทั้งหมด ซึ่งจะออกให้หลังจากขายสินค้า หรือให้บริการแล้วเรียบร้อย”
ในขณะที่ “ใบวางบิล” ออกเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ต้องชำระเงิน เป็นเหมือนการแจ้งยอดที่ลูกค้าต้องชำระในงวดนั้น ๆ
เช็กทุกครั้งก่อนออกใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล
บางธุรกิจอาจใช้แค่เอกสารเดียว คือ รวมใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล เป็นใบเดียวกันไปเลย แต่บางธุรกิจ จำเป็นต้องมีเอกสารทั้ง 2 อย่าง เพราะฉะนั้น บริษัทผู้ขายสินค้า หรือให้บริการ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า บริษัทที่เราร่วมงานด้วย ต้องใช้เอกสารแบบไหน
นอกจากประเภทของเอกสารแล้ว ยังมีจุดที่ต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล ว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อ, หมายเลขใบแจ้งหนี้ และ วันที่การชำระเงินต่าง ๆ ที่ต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง ไม่อย่างนั้นแล้วอาจทำให้การรับเงินช้าลง และส่งผลต่อเงินหมุนเวียนในบริษัท เพียงเพราะตัวเลขผิดไป แล้วต้องมานั่งแก้ไขใหม่ทั้งหมด
ดังนั้น Invoice Processing Service จาก Ditto จะเข้ามาช่วยเข้ามาบริหารจัดการเอกสารทางบัญชีต่าง ๆ เพื่อให้สะดวกรวดเร็ว และแม่นยำมากขึ้น เชื่อมโยง e-Tax Invoice รองรับการให้บริการในรูปแบบ Service Provider ที่ตรงตามข้อกำหนดของสรรพากร ทำให้องค์กรลดปัญหา และจัดการงานในแผนกบัญชีได้ดีและรวดเร็วยิ่งขึ้น
Invoice (อินวอยซ์) หรือใบแจ้งหนี้ ถือเป็นเอกสาร หรือข้อมูลการซื้อขายที่ออกเป็นเอกสารโดยผู้ขายกับผู้ซื้อ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมการขายสินค้าและบริการ ใบแจ้งหนี้จะมีการระบุเงื่อนไขการชำระหนี้เพื่อให้ลูกหนี้นำเงินมาชำระภายในเงื่อนไขที่กำหนด เงื่อนไขเหล่านั้นอาจจะเป็นการให้ส่วนลดสินค้าเมื่อผู้ซื้อนำเงินมาชำระภายในวันที่กำหนด
ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน
ต้องบอกก่อนว่า การออกเอกสารแจ้งหนี้แค่เพียงใบเดียว ไม่ถือว่าเป็นใบเสร็จรับเงิน!! แต่ก็ไม่เสมอไปต้องดูองค์ประกอบการจ่ายชำระเงื่อนไขการให้บริการ หรือขายสินค้า หรือ ธุรกิจที่ทำเป็นหลัก บางครั้ง ใบ แจ้งหนี้ก็ถือเป็นใบเสร็จรับเงินได้ เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่าง วิธีการวางบิล เช่น
- ธุรกิจ บริการ กรณี แจ้งค่าบริการพร้อมกับรับเงินในวันเวลาเดียวกัน กิจการอาจออกใบ (ใบแจ้งหนี้ / ใบเสร็จรับเงิน ) แบบนี้ก็ถือว่า “ ใบแจ้งหนี้ ” ใบนี้เป็นใบเสร็จรับเงิน ได้
- ธุรกิจ ซื้อมา-ขายไป กรณีที่ มีการซื้อ ขายสินค้า แล้วมีการส่งสินค้าไปยัง ลูกค้าแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเงิน จึงออกได้เพียง “ ใบส่งของ ” เท่านั้น ต่อมา
- กรณีที่ 1 ลูกค้า ต้องการทราบยอดทั้งหมดแล้วชำระเงินทั้งหมด กิจการจึงออก (ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน)
- กรณีที่ 2 ลูกค้า ต้องการทราบยอดทั้งหมดแต่ยังไม่ชำระ กิจการจึงออกจึงออกเพียง (ใบแจ้งหนี้) เพียงอย่างเดียว แบบนี้ก็ไม่ถึงว่าเป็นใบเสร็จรับเงิน
อินวอยซ์ คือ
ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ต่างกันอย่างไร
ทั้ง 2 เอกสารนี้ เป็นเอกสารที่ระบุยอดชำระให้แก่คู่ค้าทั้งคู่ มีลักษณะคล้ายกัน แต่อาจแตกต่างกันที่ การใช้งาน ดังนี้
ใบแจ้งหนีี้ ส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เราแจ้งให้ลูกค้าทราบเป็นจ็อบ ๆ โดยอาจมีรายละเอียด เช่น รายละเอียดของสินค้า บริการ spec สินค้า ที่สั่ง ค่าบริการ ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จำนวนเงินจำนวนสินค้า และระยะเวลาชำระ เป็นต้น และภายในหนึ่งเดือน อาจมีใบแจ้ง หนี้ ของ บริษัทคู่ค้าเรา ได้หลายฉบับ โดยส่วนใหญ่จะนำไปประกบกับ “ ใบวางบิล ” เมื่อครบกำหนดเวลาที่ต้องชำระ อาจจะทุก ๆ สินเดือน ของเอกสารนั้น ๆ
ใบวางบิลคือ เอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และใช้เป็นเอกสารประกอบการจ่ายเงิน ส่วนมากจะออกมาเมื่อถึงเวลาชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด ของ “ ใบแจ้งหนี้ ” และสรุปว่ามีรายการค่าใช้จ่ายใดบ้าง เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ ซึ่งบางทีบริษัทคู่ค้าจะแจ้งมาว่าต้องการให้แจ้งราคา โดยบริษัทเจ้าหนี้จะออกเอกสารวางบิลรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด (ส่วนมากจะของทั้งเดือนนั้น ๆ) ทั้งนี้ขึ้นกับการตกลงของเราและคู่ค้าด้วย ตัวอย่าง
หมายเหตุ : รายละเอียดในเอกสารที่สำคัญ มักจะต้องมี คือเลข Invoice ของใบแจ้งหนี้ ที่ต้องชำระ และเป็นแค่เอกสารแจ้งเตือนเท่านั้น ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินแทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีได้ครับ
ระเบียบการวางบิล
ตัวอย่าง ใบเรียกเก็บเงิน
กรณี หัวเอกสาร มีคำว่า “ ใบแจ้งหนี้ ” อย่างเดียว
เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งหนี้ทั้งเดือน จากบริษัท B จำนวน 3 ครั้ง ยอดเงิน
- 1,000 บาท
- 2,500 บาท
- 1,200 บาท
และยังไม่ได้ชำระเงิน เมื่อถึงสิ้นเดือน มีการรวมยอดใบแจ้งหนี้ทั้งหมด จากบริษัท B คือ 4,700 บาท ดังนั้น บริษัท B จึงออก “เอกสารรวมยอด” ในจำนวนเงิน 4,700 บาท ให้แก่บริษัท A เมื่อบริษัท และเมื่อ B ได้รับเงินแล้ว จึงออกใบเสร็จรับเงินให้บริษัท A
กรณี หัวเอกสาร มีคำว่า “ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ”
เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งนี้จากบริษัท B จำนวน 1 ใบ ยอดเงิน 2,500 บาท และบริษัท A ต้องการชำระเงินเลย ดังนั้น ให้บริษัท B ออก เอกสารให้ และ ออกใบเสร็จรับเงินตาม ให้แก่บริษัท A ได้เลย
ใบวางบิล ( Billing Note )
เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการใช้เพื่อออกให้แก่ลูกค้า เพื่อให้การเก็บเงินดูน่าเชื่อถือมากขึ้น เพื่อให้ทราบราคาที่ต้องเตรียมเงินไว้ชำระ เป็นเอกสารที่บริษัททั่วไป ไม่ว่าจะขนาดเล็ก หรือ ขนาดใหญ่ ใช้กันเป็นส่วนมาก เมื่อมีการแจ้งราคาหรือการให้เครดิตลูกค้า จะระบุไว้ในเอกสาร บางครั้งอาจระบุวันหมดอายุของการเอกสารไว้ในรายละเอียดก็ได้ หากต้องการที่บันทึกรายการ เมื่อต้องการจัดทำเอกสาร กับลูกค้าหรือลูกหนี้ โดยอ้างอิงจากยอดค้างชำระ ต่าง ๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรับชำระหนี้ต่อไป
การวางบิล บุคคลธรรมดา ก็สามารถออกได้รูปใกล้เคียงกับ นิติบุคคล อาจแตกต่างกันที่ความน่าเชื่อถือ หรือ รายละเอียดเลขนิติบุคคลที่ใช้ และหากคู่ค้าของเราต้องการใช้สิทธิภาษีซื้อ บางครั้งอาจเรียกเก้บเงินไม่ได้หรืออาจมีการยกเลิกการซื้อขาย จาก “ ใบเสนอราคา ” ก่อนก็ได้
ส่วนประกอบใบวางบิล ใบแจ้งหนี้
รายละเอียดผู้ออก
- วันที่ออกเอกสาร
- เลขที่ใบเอกสาร
- ชื่อ ที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- เบอร์โทรศัพท์ของบริษัท
- และลายเซ็นผู้รับเอกสาร
ลายละเอียดลูกค้า
- ชื่อ
- ที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของสินค้า และบริการ
- ยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระทั้งหมด
- และวันที่กำหนดชำระเงิน
หมายเหตุเพิ่มเติม
- รายละเอียดภายใน “ ใบแจ้งหนี้ ” อาจระบุ ชื่อสินค้า จำนวนเงินแต่สินค้า ยอดเงินรวม
- รายละเอียดภายใน “ ใบวางบิล” อาจระบุอ้างอิงเพียงเลข “ใบแจ้งหนี้” ว่าประกอบไปด้วยใบไหนบ้าง
การออกเอกสาร
โดยปกติของการดำเนินธุรกิจแล้ว ก่อนจะมีการออกวางบิลจะมีการออก ใบเสนอราคา ก่อนเพื่อแจ้งราคาให้ทราบ เมื่อมีการตกลงหรือต้องการซื้อขายกันจริง ๆ ผู้ขายจึงจะออกเอกสารให้เป็นลายลักอักษรที่เชื่อถือได้ และหนักแน่น!! โดยเอกสารนั้นเรียกว่า “ ใบวางบิล ” เนื่องจากบางครั้ง การเสนอราคา ไม่ได้มีการเสนอราคาเพียงครั้งเดียว บางครั้งอาจจะยังไม่ถูกใจสำหรับลูกค้า จึงทำให้การออกวางบิลมักจะเป็นขั้นตอนหลังจากการเสนอราคาเป็นที่น่าพอใจสำหรับลูกค้าแล้ว
ขั้นตอนการออกเอกสาร
- การวางบิล ต้องกำหนดรายละเอียดให้ครบถ้วน
- จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา)
- หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อแนบเอกสารไปกับการวางบิล
- นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล(นำต้นฉบับเอกสารให้ลูกค้า)
- เมื่อให้บริการหรือส่งมอบของ แล้วมีการรับเงิน ให้ออกใบเสร็จรับเงิน(หากลูกค้าอยู่ในระบบหรือเราอยู่ในระบบ ต้องมีการออกใบกำกับภาษีด้วย)
ในทางบัญชี
ฝ่ายบัญชีเมื่อเห็นหัวเอกสาร ที่มีคำว่า “”ใบวางบิล” สามารถนำมาลงบัญชี เพื่อรับรู้ หนี้สิน รายได้ ที่จะเกิดขึ้นได้ ไม่เหมือนกับ “ใบเสนอราคา” ที่ยังไม่จำเป็นต้องนำมาบันทึกบัญชี เนื่องจาก บางครั้งการเสนอราคเปรียบเสมือนการแจ้งให้ทราบว่า เรามีค่าบริการ หรือ สิ่งที่จะขาย ว่ามีอะไรบ้าง โดยที่ลูกค้ายังไม่จำเป็นต้องตัดสินใจที่จะ ซื้อ หรือ ใช้บริการ จากเรา
ฟอร์ม ใบ วาง บิล
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างใบวางบิล
ธุระกิจที่ดี เมื่อมีการดำเนินกิจการ ซึ่งเมื่อ กิจการได้มีการจ่ายเงินออกไปจะต้องมีหลักฐานประกอบการจ่ายเงินเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่ามีการ จ่ายเงินจริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายด้วยเงินสดหรือเป็ นการซื้อเชื่อ โดยเอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารที่ จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอกซึ่งก็คือผู้ที่ขายสินค้าให้กับเรา ซึ่งจัดทำขึ้นแล้วออกให้กิจการเป็นหลักฐาน เมื่อได้มีการซื้อสินค้าหรือบริการก็ยิ่งทำให้ดูน่าเชื่อถือมากขึ้น
อ่านบทความทั้งหมด >>> pangpond.com
33 ม เช็คเงินสงเคราะห์บุตร ประกันสังคม เข้าวันไหน ง่ายๆ
- CHANATEE NGUESA
- 06/07/2021
เช็คเงินสงเคราะห์บุตร เงินสงเคราะห์บุตร ผู้มีสิทธิได้รับเงินสงเคราะห์บุตร ดังนี้ ประโยชน์ทดแทนในกรณีสงเคราะห์บุตร ได้แก่ หลักเกณฑ์และเงื่อนไข การหมดสิทธิรับ เอกสารที่ใช้ยื่น หลักฐานที่ต้องใช้ในการยื่นคำขอรับประโยชน์ทดแทนกรณีสงเคราะห์บุตร สถานที่ยื่นเรื่องขอรับ ขั้นตอนการขอรับประโยชน์ทดแทน เช็คเงินสงเคราะห์บุตรประกันสังคม 2564 คำถามทั่วไป
9 สมุทัย นิโรธสามารถเป็นแรงขับเคลื่อนให้เกิดการพัฒนาในชีวิต?
- ANUSAK NGUESA
- 29/08/2023
อริยสัจ 4 ประยุกต์ใช้ในชีวิตประจําวัน อริยสัจ 4 คือ อริยสัจ 4 ได้แก่ ขั้นค้นหาสาเหตุสมุทัยของหลักอริยสัจ 4 ตรงกับขั้นใดของการแก้ปัญหาตามหลักวิทยาศาสตร์ หลักอริยสัจ 4 เป็นหลักธรรม แห่งการแก้ปัญหาชีวิต อย่างไร อริยสัจ 4 เป็นหลักธรรมที่เป็นแก่นของพระพุทธศาสนาอย่างไร นิโรธคือ อริยสัจ 4 สอนให้แก้ปัญหาอย่างไร ออนไลน์