จดหมายกิจธุระเป็นจดหมายที่ผู้เขียนเขียนถึงองค์การ หรือ บริษัทห้างร้าน เพื่อกิจธุระอย่างใดอย่างหนึ่ง การเขียนจดหมายกิจธุระคล้ายกับการเขียนจดหมายส่วนตัว เพียงแต่เราต้องเขียนถึงผู้ที่ไม่รู้จักคุ้นเคย ภาษาที่ใช้ต้องสุภาพและกล่าวถึงแต่ธุระเท่านั้น ไม่มีข้อความที่แสดงความสัมพันธ์ เป็นการส่วนตัวต่อกัน
หลักในการเขียนจดหมาย
๑. เขียนให้ถูกรูปแบบตามที่นิยมใช้กัน
๒. ใจความในจดหมายต้องให้ชัดเจน สมบูรณ์ครบถ้วน
๓. เลือกใช้กระดาษที่สำหรับเขียนจดหมาย และ ซองจดหมายสีสุภาพ เหมาะสมกับระดับของบุคคล ( ผู้รับ )
๔. เขียนด้วยลายมือที่อ่านง่าย เป็นระเบียบ สะอาดเรียบร้อย พยายามอย่าให้มีรอย ลบ ขูด ขีด ฆ่า
๕. ใช้ภาษาให้ถูกต้องตามหลักภาษา และตามความนิยม สุภาพถูกกาลเทศะ
๖. ที่อยู่ของผู้เขียนทำให้ผู้รับทราบว่าผู้เขียนจากที่ใด เพราะอยู่ข้างบนคือสถานที่เขียนจดหมายไม่ใช้บ้านของผู้เขียนเสมอไป ผู้เขียนต้องระบุที่ที่เขียนจดหมายไว้ด้วย
๗. ถัดมาเป็นวันที่ที่จดหมาย ช่วยบอกให้ทราบว่าผู้เขียน เพราะฉะนั้นการเขียนวันที่ที่เขียนจดหมายทุกครั้งจึงเป็นสิ่งจำเป็น
๘. ใช้คำขึ้นต้น ( คำนำ ) คำสรรพนามแทนผู้เขียน รวมทั้งการผนึกดวงตราไปรษณียากรราคาเท่าไรนั้น ควรปฏิบัติตามที่กรมไปรษณีย์โทรเลขแนะนำ
๙. การเขียนเนื้อเรื่อง จะเริ่มเห็นความแตกต่างกันบ้าง คือ
๑ ) จดหมายถึงเพื่อหรือญาติผู้ใหญ่ การเขียนมีลักษณะคล้ายเรียงความ คือมีการเกริ่นเรื่องมาก่อนเล็กน้อย แล้วจึงเขียนเล่าเรื่องไปตามลำดับ
๒ ) ถ้าเป็นจดหมายถึงบุคคลอื่น เราก็เขียนตามเนื้อเรื่อที่ต้องการสื่อสารการใช้ถ้อยคำภาษาอาจจะต้องระมัดระวังให้สุภาพเรียบร้อย
๑๐. ในกรณีที่มีการให้พร ควรอ้างคุณพระศรีรัตนตรัย หรือสิ่งศักดิ์สิทธิ์ซึ่งเป็นที่เคารพของผู้รับจดหมายมาให้พร ( ผู้น้อยไม่ควรให้พรผู้ใหญ่ )
๑๑. คำลงท้าย ต้องให้เหมาะกาลเทศะและบุคคล
๑๒. การลงชื่อผู้เขียน โดยมารยาทควรเขียนให้อ่านออก เพราะผู้รับจะไม่สบายใจ ว่าใคร
ข้อมูลส่วนนี้สรุปมาจาก :
ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก ://kokai.awardspace.com/use/mail.php. ( วันที่ค้นข้อมูล : ๑๔ สิงหาคม ๒๕๕๑ ). คำผัส สารมาคม. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก :
๒.“ ลำดับที่ของจดหมาย ” จะใช้คำว่า “ ที่ ” ตามด้วย “ เลขบอก ลำดับที่ ของจดหมายตามด้วย ปี พ.ศ. โดยจะมีเครื่องหมาย “/” ทับคั่น เช่น ที่ ๕ / ๒๕๕๖ ลำดับอยู่ทางด้านซ้ายของจดหมาย ซึ่งตรงกับที่อยู่ของผู้ออกจดหมาย ในส่วนลำดับที่ของจดหมายอาจมีตัวย่อของชื่อองค์กรได้ แต่คำย่อของชื่อองค์กรต้องเป็นที่รู้จักและยอมรับกันโดยทั่วไป เช่น ที่ ศธ ๕๖๗๕ / ๒๓๗ “ ศธ ” เป็นอักษรย่อของ “ กระทรวงศึกษาธิการ ”
๓.“ วัน เดือน ปี ” จะเขียนอยู่กลางหน้ากระดาษต่อจากที่อยู่ของผู้ออกจดหมาย การเขียนวัน เดือน ปี ไม่ต้องเขียนคำว่า “ วันที่ และ “ ปี ” ให้ระบุ วัน เดือน ปี เท่านั้น เช่น “ ๑๐ ตุลาคม ๒๕๕๖ ”
๔.“ เรื่อง ” เป็นการสรุปสาระสำคัญของจดหมาย ควรเป็นประโยคสั้น กะทัดรัด และบอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย เช่น “ ขอความอนุเคราะห์……” “ ขอเชิญเป็นวิทยากร ”
๕.“ คำขึ้นต้น ” ใช้คำว่า “ เรียน ” ขึ้นต้นจดหมายทุกครั้ง จากนั้นตามด้วยชื่อ และนามสกุล หรืออาจตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมาย เช่น “ เรียน นายวรพพล คงเดช ” “ เรียน ผู้อำนวยการโรงเรียนมัธยมวัดนายโรง ”
๖.“ สิ่งที่ส่งมาด้วย ” เป็นสิ่งที่ผู้ส่งจดหมายส่งให้ผู้รับพร้อมจดหมาย เช่นรายละเอียดโครงการ เอกสารประกอบการประชุม หนังสือ (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้)
๗.“ ข้อความหรือเนื้อหาของจดหมาย ” เป็น เนื้อหาสาระหลักของจดหมาย มักมี ๒ ย่อหน้า หากเนื้อหาจดหมายมีความยาวอาจ มี ๓ ย่อหน้า ก็ได้
หากมี ๒ ย่อหน้า
• ย่อหน้าแรก บอกถึงสาเหตุที่ต้องเขียนจดหมาย หากเป็นจดหมายฉบับแรกต้องขึ้นต้นคำว่า “ ด้วย ” “ เนื่องด้วย ” “ เนื่องจาก ” เช่น • ด้วยกลุ่มสาระการเรียนรู้ภาษาไทย โรงเรียนมัธยม วัดนายโรง จะจัดการแสดงผลงาน โครงงานของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ ๒…….” • “ เนื่องด้วยห้องน้ำของโรงเรียนมัธยมวัด นายโรงมีสภาพชำรุดมาก ทำให้เกิดกลิ่นรบกวนและ นักเรียนไม่ได้รับความสะดวกในการใช้……” • “ เนื่องจากชมรมจิตอาสา โรงเรียนมัธยม วัดนายโรง จัดโครงการหนังสือเพื่อน้อง ประจำปี ๒๕๕๓…….” แล้วตามด้วยรายละเอียด จุดประสงค์ ความต้องการ
• หากเป็นกรณีการตอบจดหมาย หรือส่งจดหมายเพื่อติดตามเรื่อง จำต้อง เท้าความเรื่องที่เคยติดต่อไว้ โดยใช้คำว่า “ ตามที่ ” ขึ้นต้นเรื่องที่เท้าความ และใช้คำว่า “ นั้น ” ลงท้าย เช่น………….. • “ ตามที่ท่านได้สั่งซื้อวารสารเมืองโบราณฉบับย้อนหลัง ฉบับที่ ๓๑ และฉบับที่ ๓๒ จำนวนฉบับละ ๑เล่ม ในราคาเล่มละ ๑๒๐ บาทนั้น…….” • “ ตามที่ท่านได้ขอความอนุเคราะห์ให้ทางชมรมพระพุทธศาสนา โรงเรียนมัธยมวัดนายโรง ส่งนักเรียนไปเข้าร่วมกิจกรรมวันวิสาขบูชา ณ มณฑลพิธีท้องสนามหลวง ในวันที่ ๑๙ พฤษภาคม ๒๕๕๖ นั้น……”
• ย่อหน้าที่สอง บอกหรือย้ำวัตถุประสงค์ของจดหมายอย่างชัดเจน โดยใช้คำขึ้นต้นว่า “ จึงเรียนมาเพื่อ……( บอกจุดประสงค์ )……. เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ, จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา, จึงเรียนมาเพื่อขอความอนุเคราะห์…….. • “ จึงเรียนมาเพื่อขอความอนุเคราะห์ บริจาคหนังสือเพื่อเข้าร่วมโครงการ ดังกล่าว และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ ”
หากมี ๓ ย่อหน้า
– ย่อหน้าแรก บอกถึงสาเหตุที่ต้องเขียนจดหมาย หากเป็นจดหมายฉบับแรกต้องขึ้นต้นคำว่า “ ด้วย ” “ เนื่องด้วย ” “ เนื่องจาก”
– ย่อหน้าที่สอง บอกจุดประสงค์ในการเขียนอย่างชัดเจนว่าต้องการจะให้ทำอะไร มักขึ้นต้นด้วยชื่อของหน่วยงานที่ออกจดหมาย
– ย่อหน้าที่สาม ขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึงเรียนมาเพื่อ….”
๘.“ คำลงท้าย ” ใช้คำว่า “ ขอแสดงความนับถือ ” โดยให้เขียนตรงกับวันที่
๙.“ ลายมือชื่อ ” เป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ ห้ามใช้ตรายาง
๑๐.“ ชื่อเต็มของผู้เขียนจดหมาย ” ชื่อเต็มและนามสกุลจะเขียนใส่ไว้ในวงเล็บ หรืออาจจะพิมพ์ก็ได้และจะต้องมีคำนำหน้าชื่อเสมอ เช่น “ นายณเดช คูกิมิยะ ” “ นางสาวอุรัสยา สเปอร์บันด์ ”
๑๑.“ ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย ” หากผู้เขียนจดหมายเป็นผู้มีตำแหน่ง รับผิดชอบ งานของหน่วยงานที่ออกจดหมายจะต้องพิมพ์ กำกับต่อท้ายเสมอ แต่หากออกจดหมายในนาม ชมรมในสถานศึกษา ต้องมีลายมือชื่ออาจารย์ที่ ปรึกษาชมรมกำกับท้ายจดหมายด้วย
๑๒. “ หมายเลขโทรศัพท์ของผู้เขียนจดหมายหรือหน่วยงานที่ออก ” ในส่วนนี้จะอยู่ลำดับสุดท้ายของจดหมาย และพิมพ์ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย ควรระบุหมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ด้วย