ใน MS Teams สามารถจัด Meeting(การประชุมออนไลน์)ได้คล้ายกับ Zoom Meeting เมื่อมีการจัด Meeting จัด Teams กำหนดการ Meeting ดังกล่าวจะปรากฏบน Calendar ทั้งใน Teams และ Outlook ทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่ลืมกำหนดการและสามารถตรวจสอบได้จากทั้งสองช่องทาง รวมถึงมีการแจ้งเตือนช่วงหน้าด้วย
การจัด Meeting สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้
ในช่องแชทส่วนตัว เลือกปุ่ม "Schedule a meeting" ใต้ช่องพิมพ์ข้อความใหม่ในช่องแชท
เลือกที่ "Calendar" ที่แถบเมนูด้านซ้ายของ MS Teams จากนั้นเลือกที่ปุ่ม New meeting มุมขวาบน
เลือกที่ "Calendar" ที่แถบเมนูด้านซ้ายของ MS Teams จากนั้นเลือกที่วันและเวลาที่ต้องการบนปฏิทินได้โดยตรง
ในหน้าต่างการตั้งค่าและจัดการการ Meeting จะสามารถใส่รายละเอียดที่สำคัญของการประชุมนั้นๆได้ ทั้งชื่อการประชุม บุคคลที่ต้องการให้เข้าร่วม วันและเวลา เมื่อเพิ่มรายละเอียดเรียบร้อยแล้วกดที่ "Save"เพื่อบันทึกการสร้าง Meeting และระบบจะส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมไปให้กับผู้ที่มีรายชื่อเข้าร่วมประชุมทุกคนผ่านทาง e-mail
สามารถเชิญบุคคลภายนอก Teams มาเข้าร่วมการประชุมได้ โดยใช้ e-mail และเพิ่มไปที่ช่อง "Add required attendees"ตอนสร้าง Meeting
Microsoft Teams คือ
Application สื่อสารระดับองค์กรา
มีการให้บริการแชทแบบกลุ่มสำหรับองค์กราและสถาบันการศึกษา
ในตัวรูปแบบของ
Video Conference รองรับการคุยด้วยเสียง ทำให้การเรียน กากรสอน การประชุม สามารถไลฟ์สดได้เหมือนห้องเรียนจริง
มีหน้าที่รวมการทำงานของคนในทีม
จุดเด่นของ Microsoft teams
- ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ฟรี
-
เป็นแอพที่สามารถใช้งานได้เกือบทุกแพลตฟอร์ม และยังสามารถใช้งานบนเว็บเบราว์เซอร์ได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องติดตั้งตัวแอพเลย
- มีฟีเจอร์การประชุมออนไลน์ ไม่จำกัดเวลา แชร์หน้าจอได้ และสามารถบันทึกวีดีโอและเก็บขึ้น stream โดยไม่หนักเครื่องเลย และสามารถนัดประชุม meet now หรือนัดล่วงหน้าได้
- สามารถส่งไฟล์ภายใน Microsoft Teams และสามารถไฟล์ภายใน team ได้ โดยไม่ต้องโหลดไฟล์ลงเครื่องก่อน
การสร้างห้องประชุมออนไลน์
ไปที่ Schedule a meeting นัดล่วงหน้า หรือ นัดประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ
วิธีการสร้างห้องประชุมออนไลน์มีอยู่ด้วยกันสองแบบ
-
ในหน้าทีมของเรา โดยจะอยู่ที่มุมขวาบน (ส่วนนี้มันจะระบุห้องให้เลย)
- ที่เมนู Galendar ด้านซ้าย และเลือกที่ขวาบน (ในส่วนนี้ต้องระบุคนหรือห้องเอง)
พอกดเข้าไปแล้วสามารถกรอกรายละเอียดเหมือนนัดประชุมปกติได้เลย
ตัวอย่างแบบที่หนึ่ง
ก่อนอื่นเราต้องสร้างกลุ่มก่อน แล้วตั้งชื่อและระบุรายละเอียดของกลุ่มงานหรือทีมและตั้งค่าชนิดของทีม
- Private เข้าได้เฉพาะบางคนที่เจ้าของทีมอนุญาติ
- Public ทุกคนที่อยู่ในองค์กรสามารถเข้าถึงได้
จากนั้นเพิ่มสมาชิกโดยการพิมพ์ชื่อผู้ใช้ชื่ออีเมล แล้วกด Add และสามารถเลือกสถานะของสมาชิกว่าเป็นเกสต์หรือเมมเบอร์
หลังจากนั้นกดเลือกที่ Schedule a meeting เพื่อสร้างห้องประชุมออนไลน์
กรอกรายละเอียด
- ใส่หัวข้อหรือเรื่องที่จะประชุม
- ระบุชื่อผู้เข้าร่วมประชุม หรือ สามารถเลือกจาก Team หรือ Channel ได้โดยตรงเช่นกัน ซึ่งจะเป็นการส่งถึง สมาชิกในทีมนั้นๆ และ Post ลงไปยัง conversation ให้อัตโนมัติ
- เวลาที่จะประชุมเราสามารถกำหนดได้ว่าจะเริ่มและสิ้นสุดเวลาไหน
- สามารถระยะเวลาว่าจะเป็นการประชุมครั้งเดียว daily weekly เป็นต้น
- Add channel คือ กลุ่มที่จะประชุม
- และส่วนสุดท้ายที่จะใส่คือ ช่องของรายละเอียดที่จะประชุมแล้วกดส่งจากนั้นข้อมูลจะส่งไปให้สามาชิกในกลุ่มอัตโนมัติ
แบบที่สองคือ
ไปที่ ปฏิทิน ทางด้านซ้ายของแอป แล้วเลือก +New meeting ด้านมุมขวาบนหรือกดที่ปฏิทินที่ช่องวันและเวลาที่ต้องการสร้างห้องประชุมออนไลน์
แล้วใส่ข้อมูลรายละเอียดของการประชุมนั้นลงไปเหมือนของวิธีที่หนึ่งดังรูปที่4.
พอกดส่งแล้วจะมาหน้าปฏิทินแล้วจะปรากฎเรื่องที่จะประชุม วันที่ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
และช่วงเวลาที่เรากำลังประชุม เราสามารถแชร์ file ที่อยู่ในเครื่องมาแสดงในห้องประชุมออนไลน์ได้ และสามารถรองรับการประชุมร่วมกันเป็นจำนวนมากซึ่งได้มากสุดถึง 250 คน และสามารถแยกเป็นกลุ่มประชุมย่อยได้ นอกจากนี้ระหว่างการทำงานยังสามารถแชทสื่อสารกันได้ทั้งองค์กรหรือกลุ่มย่อย สามารถแชร์หน้าจอให้คนอื่นๆ ดูได้ และยังสามารถให้หัวหน้าหรือคนอื่นๆ เข้ามาแก้ไขเอกสารงานของเราได้ถ้าเมื่อเราอนุญาติ
อ้างอิง
Microsoft Teams Meet, chat, call, and collaborate in just one place.[ออนไลน์].เข้าถึงได้จาก//www.microsoft.com/en-ww/microsoft-teams/group-chat-software
จัดกำหนดการประชุมใน Teams.[ออนไลน์].เข้าถึงได้จาก//support.microsoft.com/th-th/office/
การใช้งาน MICROSOFT TEAMS.[ออนไลน์].เข้าถึงได้จาก//www.stou.ac.th/main/file/20Teams.pdf