เทคนิคง่ายๆ กับการใช้ Excel : การตรึงแนว
เมื่อเรามีได้ข้อมูลดิบที่มีจำนวนคอลัมน์เยอะๆ หรือจำนวนแถวเยอะ ๆ เวลาที่เราเลื่อนดูข้างมูลที่อยู่ด้านล่างหรือด้านข้าง จะทำให้หัวข้อของเราเลื่อนขึ้นหายไป เมื่อเราต้องการดูหัวข้อก็ต้องเลื่อนขึั้นไปดูใหม่ ทำให้ไม่สะดวกในการทำงาน บางครั้งมีตาลายกันไปบ้าง ซึ่งทำให้เกิดความผิดพลาดในการดูข้อมูลได้ เราจังต้องใช้เครื่องมือในการตรึงแนวเข้ามาช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น
วิธีตรึงแถวใน Excel
1. เปิดเอกสารใน Excel ที่ต้องการ
2. เลือก "มุมมอง" ที่แถบริบบอนด้านบน
3. กดเลือก ตรึงแนว (Freeze Panes)
4. จะมีเมนูตรึงแนว 3 หัวข้อได้แก่
- ตรึงแนว
- ตรึงแนวแถวบนสุด
- ตรึงข้อลัมน์แรก
5. เนื่องจากข้อมูลที่เลือกมาเป็นตัวอย่างมีคอลัมน์หลายคอลัมน์และมีแถวหลายรายการ จึงเลือกใช้ หัวข้อแรก "ตรึงแนว" ต้องวางเม้าส์ใน เซลล์ C2 เพื่อให้คอลัมน์ทางด้านซ้าย 2 คอลัมน์แสดงผล และ ล็อคหัวตารางด้านบนด้วย ดังภาพด้านล่าง
ใน เมนู Protection จะสังเกตเห็นว่า "ถูกติ๊กที่ Locked " ความหมายคือ ถ้าใน Worksheet นี้ มีการ Protect ให้ Cell นี้ถูก Lock ด้วย
ซึ่งโดย default ทุก Cell ถูกติ๊กที่ "Locked" หมด
ดังนั้น "โดยพื้นฐานถ้าเรา Protect Sheet จะทำให้ทุก Cell ถูก Lock ทันที"
สิ่งที่ต้องแก้ไขคือ
1.เลือกทุก Cell และ ต้อง เอา ติ๊กที่ "Locked" ของ ทุก Cell ออกให้หมด
พื้นฐานที่สำคัญมากในการเขียนสูตร Excel คือการใส่เครื่องหมาย $ เพื่อ Fix Cell Reference (เช่น A1 C4 ) เวลาเขียนสูตรเพื่อไม่ให้สูตรเลื่อนเวลาเรา Copy Paste ซึ่งถ้าใครงงหรือทำไม่เป็น จะไม่สามารถเขียนสูตรที่ซับซ้อนในอนาคตได้เลย ดังนั้นเรามาปูพื้นฐานให้แน่นยิ่งขึ้นดีกว่า
สารบัญ
ทำไมต้อง Fix Cell ไม่ให้สูตรเลื่อนล่ะ?
เพราะปกติว่าเขียนสูตรที่มี Cell Reference แล้วเรา Copy Cell ช่องนั้นไป Paste ที่อื่น Cell Reference มันจะเลื่อนไปตามทิศทางของการ Copy
ซึ่งบางกรณีการเลื่อนนั้นก็เป็นประโยชน์กับเรา เช่น
เวลา Copy ลงมาข้างล่าง Cell Reference ก็จะเลื่อนตามลงมา (จาก B3 -> B4 และจาก C3 -> C4) ซึ่งสะดวกมาก
แต่มันก็จะมีบางกรณีที่เราไม่อยากให้มันเลื่อนตามลงมา เช่น
ถ้า Copy ลงมาข้างล่างก็จะได้ผลลัพธ์ที่ผิดทันที สาเหตุเพราะมันดันเลื่อนลงมานั่นเอง
เราจึงต้องมีการใส่ $ ลงไปที่ Cell Reference เพื่อไม่ให้มันเลื่อน ซึ่งสามารถเลือกที่ Cell Reference ในสูตรแล้วกดคีย์ F4 เช่น
เวลา Copy ลงมา ไอ้ H1 ก็จะไม่เลื่อนตามแล้ว แค่นี้ก็สามารถ Copy ได้อย่างสบายในจ และผลลัพธ์ถูกต้อง
ใส่เครื่องหมาย $ ได้กี่แบบ?
ใส่ได้ทั้งหมด 4 แบบ ตามรูป ซึ่งสามารถเปลี่ยนรูปแบบได้เรื่อยๆ โดยการกดปุ่ม F4 เวลาเขียนสูตรแล้ว Cursor อยู่ที่ Cell Reference นั้นๆ
แล้วถ้าซับซ้อนขึ้นล่ะ คิดยังไง?
ตามรูปข้างล่าง เราจะต้องเขียนสูตรใน B3 ยังไง ให้เขียนทีเดียวแล้ว Copy ไปใช้ได้ทั้งตาราง (เช่น พอไปอยู่ที่ D6 จะต้องเป็น A6*D2)