Form ใน Google Drive เป็นการสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการคำตอบจากผู้ตอบ เพราะการทำงานของ Form นั้นเมื่อเราทำการส่งไปถึงผู้รับ โดยให้ผู้รับตอบและส่งคำตอบกลับมา เราจะสามารถรู้ว่าผู้ที่ตอบแบบฟอร์มได้เลือกคำตอบ หรือตอบอะไรบ้าง แต่ผู้ที่ตอบแบบสอบถามจะไม่รู้ว่าคำตอบที่ตัวเองตอบนั้นผิดหรือถูก ซึ่งประโยชน์นี้สามารถนำไปใช้ได้กับการทำแบบสอบถามออนไลน์ในองค์กร แบบสอบถามความพึงพอใจในองค์กร หรือการทำข้อสอบออนไลน์ก็สามารถทำได้เช่นกัน ซึ่งการเก็บข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นคำถามและคำตอบของผู้ตอบ ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ที่ Drive ของเราโดยอัตโนมัติและถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ Spreadsheet ซึ่งการสร้างแบบสอบถามออนไลน์สามารถทำได้ดังนี้
1. Login เข้าสู่ระบบ Google Apps Business ด้วย Username และ Password
2. เลือกเมนู Drive เลือก "เพิ่มเติม" > "Google ฟอร์ม"
3. จากนั้นจะแสดงหน้าต่างให้เราตั้งชื่อแบบ ฟอร์ม ให้ตั้งชื่อแบบ ฟอร์ม และเลือก ธีม ของ ฟอร์ม ที่เราต้องการ จากนั้นกด "OK"
4. ต่อไปจะแสดงหน้าต่างให้สร้างแบบฟอร์ม ซึ่งจะมีทั้งหมด 2 ส่วน ได้แก่
- ส่วนเขียนคำถามในแบบฟอร์ม ก็จะให้เราใส่คำถามที่เราต้องการถาม
- ส่วนยืนยัน คือส่วนที่ให้เรากำหนดยืนยันการบันทึกของข้อมูลหรือการอนุญาติให้ส่งลิงค์ตอบกลับ
5. จากนั้นในส่วนของการสร้างคำถามจะประกอบด้วย
- หัวข้อคำถาม คือ คำถามที่เราจะถาม
- ประเภทคำถาม คือ รูปแบบคำตอบที่ต้องการ
- ในส่วนของ ประเภทคำถาม ก็มีให้เลือกหลายแบบ ตามรูปแบบที่ต้องการคำตอบ ในที่นี้ขอเลือกเป็น "เลือกจากรายการ"
6. จากนั้นก็กด "เสร็จ" เพื่อเสร็จในการสร้างคำถามในเเต่ละข้อ
7. จากนั้นเมื่อเราจะสร้างคำถามต่อไปก็ให้เลือก เพิ่มรายการ ก็จะปรากฏรูปแบบคำถามขึ้นมา ก็ เลือกตามที่ต้องการ
8. จากนั้นก็จะได้คำถามทั้งหมดแบบนี้ที่เราสร้างขึ้นมา
9. หรือหากเราต้องการแก้ไขก็สามารถทำได้ ดังรูป
10. ในส่วนของ ข้อความยืนยัน คือส่วนที่เราเขียนข้อความคำเชิญ ที่จะถูกส่งไป ยังผู้ที่ เราเชิญให้เข้ามาตอบแบบฟอร์มของเรา เมื่อเขียนเสร็จแล้วก็กด "ส่งฟอร์ม" เพื่อที่กำหนดที่อยู่ อีเมล์ของผู้ที่เราต้องการที่จะส่งแบบ from นี้ไปให้
11. จากนั้นจะแสดงหน้าต่างๆ ที่เราต้องการที่จะเผยแพร่ ซึ่งจะเอาลิงค์นี้ไปให้คนใน องค์กรหรือ แชร์ผ่าน Social Network หรือกำหนดบุคคลที่เราต้องการส่งแบบฟอร์มนี้ให้ จากนั้นกด " เสร็จ "
เราสามารถเเชร์ให้บุุคคลในองค์กรเราเข้ามาร่วมแก้ไขในแบบ ฟอร์ม นี้ของเราได้โดยเลือก " เพิ่มผู้ทำงานร่วม "
12. นอกจากนี้แล้วเรายังสามารถกำหนดได้อีกว่าเมื่อมีผู้ตอบกลับมาแล้ว จะให้คำตอบอยู่ที่ไหน โดยเลือกที่ "การตอบกลับ" > "เปลี่ยนแปลงทางการตอบกลับ"
13. จากนั้นกำหนด โดยเลือกว่าจะให้สร้าง สเปรดชีตใหม่ หรือ สเปรดชีตเดิมที่มีอยู่ แล้ว ซึ่งในที่นี้ก็ให้เลือกเป็น สเปรดชีตใหม่ จากนั้นก็ตั้งชื่อของ สเปรดชีต
14. และเมื่อมาดูใน Drive ของเราก็จะเห็นไฟล์ที่จัดเก็บข้อมูลตอบกลับสร้างขึ้นมาให้เราอีก 1 ไฟล์