ในการใช้งาน google apps ข้อใดเป็นสิ่งจําเป็นที่สุด

บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ หากต้องการดูวิธีแชร์ไฟล์หรือตั้งค่าสิทธิ์สำหรับไฟล์ของตนเอง โปรดไปที่หัวข้อ แชร์ไฟล์จาก Google ไดรฟ์.

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์กับบุคคลภายนอกองค์กรที่มีบัญชี Google ได้หรือไม่ การตั้งค่าการแชร์เหล่านี้ยังมีผลกับรายการจาก Google เอกสาร ชีต สไลด์ และ My Maps รวมถึงโฟลเดอร์และรายการอื่นๆ ที่เก็บไว้ในไดรฟ์

คุณจะทำสิ่งต่อไปนี้ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรุ่น Google Workspace

• เปิดหรือปิดการแชร์ภายนอกสำหรับทั้งองค์กร
• เปิดหรือปิดการแชร์ภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่าที่ต้องการ
• อนุญาตให้แชร์กับบางโดเมนเท่านั้น
• จำกัดการแชร์ลิงก์เมื่อเปิดการแชร์กับภายนอก
• จำกัดไม่ให้ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึงเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์

หมายเหตุ

• หากต้องการควบคุมการแชร์อย่างละเอียดยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้กฎการเชื่อถือเพื่อจัดการการแชร์ทั้งภายในและภายนอกองค์กร โปรดดูวิธีการที่หัวข้อสร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์
• หากต้องการควบคุมการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ให้เปิดหรือปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชม

ตัวอย่างสถานการณ์การตั้งค่าการแชร์

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมด

คุณอาจต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้บางรายหรือหน่วยขององค์กรเพียงบางหน่วยแชร์เนื้อหากับภายนอก และบล็อกการแชร์กับภายนอกให้แก่คนอื่นๆ ซึ่งทำได้โดยใช้การตั้งค่าการแชร์ของไดรฟ์หรือกฎการเชื่อถือ

ในการตั้งค่าการแชร์ไดรฟ์ ให้ทำสิ่งต่อไปนี้

1. เพิ่มผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มการกำหนดค่า หากยังไม่ได้ดำเนินการ
2. ปิดใช้การแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป
3. คลิกกลุ่มหรือหน่วยขององค์กรที่ต้องการอนุญาตให้แชร์กับภายนอกทางด้านซ้าย

   สำคัญ: การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างการตั้งค่าหน่วยขององค์กร หากผู้ใช้อยู่ในกลุ่มหลายกลุ่ม ระบบจะใช้การตั้งค่าสำหรับกลุ่มที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดกับผู้ใช้

4. เปิดการแชร์กับภายนอก

หากใช้กฎการเชื่อถือ ดูวิธีในสร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์ (เบต้า)

คุณอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Google ได้โดยเปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชม คุณเลือกอนุญาตให้ผู้เข้าชมแชร์ข้อมูลกับใครก็ได้หรือเฉพาะโดเมนที่เชื่อถือได้ โปรดดูวิธีการที่หัวข้ออนุญาตให้แชร์กับผู้ที่ไม่ได้ใช้ Google ด้วยการแชร์สำหรับผู้เข้าชม

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, Nonprofits, G Suite Business, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

การตั้งค่าการแชร์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบจะมีผลกับผู้ใช้ตามหน่วยขององค์กรหรือกลุ่ม โดยคุณไม่สามารถควบคุมแต่ละโฟลเดอร์ใน "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ได้

หากต้องการอนุญาตให้แชร์เฉพาะบางไฟล์กับภายนอก คุณใช้ไดรฟ์ที่แชร์แทนได้ ซึ่งเมื่อใช้วิธีนี้ ไดรฟ์ที่แชร์จะทำหน้าที่เป็นโฟลเดอร์

1. สร้างหน่วยขององค์กรที่ไม่มีสมาชิก
2. ปิดใช้การแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป
3. เปิดการแชร์กับภายนอกสำหรับหน่วยขององค์กรใหม่ ซึ่งจะลบล้างการตั้งค่าสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุด
4. (ไม่บังคับ) หากต้องการอนุญาตให้แชร์กับบุคคลภายนอกองค์กรได้โดยไม่ต้องมีบัญชี Google ให้เปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชมให้กับหน่วยขององค์กรใหม่
5. สร้างไดรฟ์ที่แชร์เพื่อให้มีไฟล์และโฟลเดอร์สำหรับการแชร์ภายนอก
6. ระบุบุคคลที่อนุญาตให้แชร์ไฟล์ภายนอกและเพิ่มบุคคลนั้นเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ พร้อมระดับการเข้าถึงผู้ร่วมให้ข้อมูล ผู้จัดการเนื้อหา หรือผู้จัดการ หากมีผู้ใช้จำนวนมาก ให้เพิ่มผู้ใช้เป็นกลุ่ม

   หมายเหตุ:

   • คุณเพิ่มบุคคลภายนอกองค์กรเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ได้ หากมีบัญชี Google หากไม่มีบัญชี Google คุณสามารถเปิดการแชร์กับผู้เข้าชมเพื่อให้ผู้ใช้แชร์เนื้อหากับบุคคลภายนอกองค์กรได้
   • ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้ร่วมให้ข้อมูลหรือผู้จัดการเนื้อหา จะแชร์ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ได้ แต่แชร์โฟลเดอร์ไม่ได้ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้จัดการจะแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ได้ และจะเพิ่มหรือนำสมาชิกออกรวมถึงย้ายไฟล์ได้ด้วย กำหนดระดับการเข้าถึงที่เหมาะสมให้แก่ผู้ใช้โดยพิจารณาตามความต้องการเฉพาะขององค์กร
7. มอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ให้กับหน่วยขององค์กรใหม่
8. ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์
9. (ไม่บังคับ) หากต้องการรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเพิ่มเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์และแชร์กับภายนอก ให้ตั้งค่ากฎการรายงานตามเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์

เปิดหรือปิดการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ไปยังภายนอก

การแชร์เนื้อหาในไดรฟ์กับบุคคลภายนอกองค์กรเป็นส่วนสำคัญในการทำงานร่วมกัน แต่ก็มีความเสี่ยงต่ออุบัติเหตุข้อมูลรั่วไหล หากเปิดการแชร์ภายนอก คุณจะมีตัวเลือกให้จำกัดการแชร์ เช่น เตือนผู้ใช้ก่อนแชร์หรือป้องกันไม่ให้แชร์ลิงก์

หากปิดการแชร์กับภายนอก ผู้ใช้จะแชร์รายการต่อไปนี้กับผู้ใช้ภายนอกไม่ได้

• คำเชิญไปยังรายการที่สร้างในเอกสาร ชีต และสไลด์
• ลิงก์ไปยังไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์
• รายการที่แนบไปกับอีเมล ไม่ว่าจะอัปโหลดจากอุปกรณ์โดยตรงหรือจัดเก็บไว้ในไดรฟ์

นอกจากนี้ คุณยังบล็อกรายการเดียวกันที่ผู้ใช้ภายนอกส่งไปยังผู้ใช้ในองค์กรของคุณได้ด้วย ข้อจำกัดเหล่านี้มีผลกับสมาชิกกลุ่มภายนอก เมื่อแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอก ผู้ใช้ภายนอกเหล่านั้นจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์

วิธีเปิดหรือปิดการแชร์กับภายนอก

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู

    แอปGoogle Workspaceไดรฟ์และเอกสาร

3. คลิกการตั้งค่าการแชร์ > ตัวเลือกการแชร์

4. หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า

5. วิธีเปิดการแชร์กับภายนอก
   1. ในส่วนการแชร์กับภายนอกองค์กรของคุณ ให้คลิกเปิด แล้วเลือกตัวเลือกการแชร์
   2. หากต้องการเตือนผู้ใช้เมื่อพยายามแชร์กับภายนอก ให้เลือกสำหรับไฟล์ของผู้ใช้ในองค์กรของคุณเตือนเมื่อแชร์กับภายนอกองค์กร
   3. หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์เนื้อหากับผู้ที่ไม่ได้ใช้บัญชี Google ให้เลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรส่งคำเชิญไปยังบัญชีที่ไม่ใช่ของ Google นอกองค์กร หมายเหตุ: หากต้องการแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ ผู้ใช้ต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google (หรือบัญชีผู้เข้าชมหากคุณเปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชมไว้)
   4. หากต้องการอนุญาตให้แชร์ลิงก์ (เมื่อทุกคนที่มีลิงก์เข้าถึงไฟล์ได้) ให้เลือกเมื่ออนุญาตให้แชร์ภายนอกองค์กร ผู้ใช้ในองค์กรจะสร้างไฟล์และเผยแพร่เนื้อหาเว็บให้ทุกคนที่มีลิงก์มองเห็นได้
6. หากต้องการปิดการแชร์กับภายนอก ให้ทำดังนี้
   1. ในส่วนการแชร์กับภายนอกองค์กรของคุณ ให้คลิกปิด
   2. หากต้องการป้องกันไม่ให้แชร์เนื้อหาภายนอกกับผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงเนื้อหาในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม ให้ยกเลิกการเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณรับไฟล์จากผู้ใช้นอกองค์กร

7. คลิกบันทึก หากกำหนดค่าหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มไว้แล้ว คุณอาจรับค่าหรือลบล้างหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือยกเลิกการตั้งค่ากลุ่มได้

ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะเห็นการเปลี่ยนแปลง ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, องค์กร, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus, G Suite Business, Essentials เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

คุณสามารถอนุญาตให้แชร์ไฟล์เฉพาะกับโดเมนที่เชื่อถือได้ (ได้รับอนุญาต) สิ่งที่ควรทราบเมื่อใช้รายการอนุญาตเพื่อจำกัดการแชร์มีดังนี้

• โดเมนนั้นต้องเป็นโดเมน Google Workspace เว้นแต่ว่าคุณจะใช้การแชร์สำหรับผู้เข้าชม
• โปรดเลือกเฉพาะโดเมนในรายการที่อนุญาตเพื่อแชร์ไฟล์ โดยทั้งหมดจะเป็นโดเมนที่เชื่อถือได้
• ผู้ใช้จะไม่สามารถแชร์ไฟล์กับบัญชีส่วนบุคคลได้
• หากองค์กรมีทั้งใบอนุญาต Cloud Identity และ Google Workspace โดเมนที่อนุญาตสำหรับผู้ใช้ Google Workspace จะมีผลกับผู้ใช้ Cloud Identity ด้วยเช่นกัน

ก่อนเริ่มต้น: หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางราย ให้เพิ่มบัญชีของผู้ใช้ที่ต้องการในหน่วยขององค์กร (เพื่อตั้งค่าตามแผนก) หรือเพิ่มไปยังกลุ่มการกำหนดค่า (เพื่อตั้งค่าให้กับผู้ใช้ในแผนกต่างๆ)

เพิ่มโดเมนที่เชื่อถือได้ลงในรายการที่อนุญาต หากยังไม่ได้เพิ่ม

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  แอปGoogle Workspaceไดรฟ์และเอกสาร

3. คลิกการตั้งค่าการแชร์ตัวเลือกการแชร์
4. หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
5. ในส่วนการแชร์กับภายนอกองค์กรของคุณ ให้คลิกโดเมนในรายการที่อนุญาตแล้วเลือกตัวเลือกการแชร์ดังต่อไปนี้
   1. หากต้องการเตือนผู้ใช้เมื่อพยายามแชร์กับผู้ใช้ในโดเมนที่เชื่อถือได้ ให้เลือกสำหรับไฟล์ของผู้ใช้ในองค์กรของคุณ ให้เตือนเมื่อแชร์กับผู้ใช้ในโดเมนในรายการที่อนุญาต
   2. หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้เปิดไฟล์จากโดเมนซึ่งไม่ได้อยู่ในรายการที่อนุญาต และแก้ไข Google เอกสาร ชีต และสไลด์ที่เก็บไว้ในระบบพื้นที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สามได้ ให้เลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรรับไฟล์จากผู้ใช้นอกโดเมนในรายการที่อนุญาต
   3. หากต้องการอนุญาตให้ผู้เข้าชมที่ยืนยันด้วย PIN แชร์กับผู้ใช้ที่ไม่มีบัญชี Google ในโดเมนที่เชื่อถือได้ ให้เลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณส่งคำเชิญไปยังบัญชีที่ไม่ใช่ของ Google ภายนอกองค์กร
6. คลิกบันทึก หากกำหนดค่าหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มไว้แล้ว คุณอาจรับค่าหรือลบล้างหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือยกเลิกการตั้งค่ากลุ่มได้

ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะเห็นการเปลี่ยนแปลง ระหว่างนี้อาจมีการบังคับใช้การตั้งค่าทั้งเก่าและใหม่สลับกัน

กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น

คุณสามารถกำหนดผู้ที่จะย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ออกนอกองค์กรเมื่อย้ายเนื้อหาจากรายการต่อไปนี้ได้

• ไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่นหรือ "ไดรฟ์ของฉัน" ของผู้ใช้ในองค์กรอื่น
• "ไดรฟ์ของฉัน" ในองค์กรไปยังไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอื่น

โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับการควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ที่หัวข้อควบคุมการแชร์สําหรับองค์กร

ลองจัดการการแชร์ไดรฟ์โดยใช้กฎการเชื่อถือ 

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ได้แก่ องค์กร และ Education Standard และ Education Plus  เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

คุณใช้กฎการเชื่อถือในการจัดการการแชร์ทั้งภายในและภายนอกองค์กรแทนการตั้งค่าไดรฟ์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมบุคคลที่ผู้ใช้ของคุณแชร์ข้อมูลด้วยได้มากขึ้น โปรดดูรายละเอียดในหัวข้อ สร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสําหรับการแชร์ไดรฟ์