การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์สามารถส่งข้อมูลในรูปแบบใดได้บ้าง

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกสั้น ๆ ว่า อีเมล์(E-mail) หมายถึง จดหมายหรือข้อความที่ส่งถึงกันผ่านระบบเครือข่าย เราสามารถส่งจดหมายไปให้ผู้รับซึ่งเป็นสมาชิกของระบบอินเทอร์เน็ตได้โดยไม่จำกัดสถานที่และเวลา จดหมายจะส่งถึงปลายทางอย่างรวดเร็วภายในเวลาไม่กี่วินาที หรืออาจจะส่งจดหมาย ฉบับเดียวไปถึงผู้รับหลายคน ในเวลาเดียวกันก็ได้ ทั้งผู้รับและส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องมีที่อยู่เพื่อใช้ ในการอ้างอิงการส่งและรับจดหมาย ที่อยู่สำหรับการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยสองส่วนคือ รหัสผู้ใช้หรือ UserID ซึ่งจะได้รับจากผู้ให้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ และส่วนที่สองคือชื่อ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่ในการบริการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือ HostName โดยรูปแบบ การเขียนจะเริ่มต้นด้วย UserID คั่นด้วยเครื่องหมาย ‘@’ ตามด้วย HostName ดังนี้userid@hostname ตัวอย่างเช่น หมายถึงผู้ใช้มี UserID เป็น u9999999 และเป็นสมาชิกอยู่ที่ Host ชื่อ dusit.ac.th เป็นต้น

1. 1. โปรโตคอลสำหรับรับส่งอีเมล

      โปรโตคอลและประเภทการใช้งาน E-mai lถ้าจะติดต่อสื่อสารผ่านระบบเครือข่าย จะต้องใช้โปรโตคอล TCP/IPTCP เพื่อแยกข้อมูลออกเป็นส่วนๆ เรียกว่า PackageIC เพื่อระบุหมายเลขประจำเครื่องปลายทางที่จะรับ หรือส่งข้อมูลไปถึงเนื่องจากบริการรับ-ส่ง E-mail ผู้ใช้มีความต้องการที่หลากหลาย แตกต่างกัน รูปแบบการทำงานของบริการรับ-ส่ง E-mail ซึ่งเป็น ข้อกำหนดหรือโปรโตคอล ของการรับ-ส่ง Email จึงมีเพิ่มขึ้น ดังนี้
                1. การรับส่ง E-mail ผู้ใช้จะระบุผู้รับปลายทางด้วย E-mail Address <username>@<domain name> (ระบบจะเปลี่ยน domain name เป็น IP address ก่อนส่ง)
      2. การรับ-ส่งไฟล์ที่เป็น E-mail ระบบจะทำการรับ-ส่งกันเป็นทอดๆ จาก domain หนึ่งไปอีก domainหนึ่ง ต่อๆ กันไป (ใช้โปรโตคอล SMTP)
      3. ผู้ใช้อาจต้องการใช้โปรแกรม Web browser เปิดอ่านเมล์โดยตรง (Webmail)
      4. ผู้ใช้อาจต้องการใช้โปรแกรม Microsoft Outlook, Outlook Express
      เปิดเมล์แล้ว ต้องการให้เมล์ยังคงอยู่ใน Mailbox ที่ Webmail (ใช้โปรโตคอล IMAP4)
      เปิดเมล์แล้ว ต้องการนำเมล์ (move) ไปเก็บในคอมพิวเตอร์ของตนเอง (POP3)
      E-mail ที่ส่งไปยังผู้รับในเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ใช้วิธีการรับ-ส่งกันเป็นทอดๆ ซึ่งเป็นข้อกำหนดของโปรโตคอล SMTP ที่จะส่ง E-mail ผ่านเครื่อง Mail Server จำนวนมากที่เชื่อมต่อกันในเครือข่ายอินเทอร์เน็ต E-mail จะถูกส่งไปจนถึงเครื่องตามที่ระบุไว้ใน domain name (ส่วนที่สามของ email address) ก่อนกระบวนการส่ง domain name จะถูกแปลงเป็น IP เพื่อให้ง่ายต่อการอ่านของคอมพิวเตอร์
      E-mail จะถูกแบ่งออกเป็น Package ตามเงื่อนไขของโปรโตคอล TCP

   2. รูปแบบของอีเมล และอีเมลแอดเดรส

      E-mail address : ที่อยู่การส่ง E-mail<user name> @ domain
      ต้องไม่มี  ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่,  เว้นวรรคมีส่วนประกอบ 3 ส่วน
      Username : ชื่อผู้ใช้เครื่องหมาย : @  เรียกว่า assign  อ่านออกเสียงว่า “at”domain name : ชื่อสถานีรับ-ส่ง E-mail

      E-mail คือ จดหมาย ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ บางแห่งใช้เฉพาะภายใน บางแห่งใช้เฉพาะภายนอกองค์กร (สาหรับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในโลกคือ Internet) การใช้งานก็เหมือนกับเราพิมพ์ข้อความในโปรแกรม Word จากนั้นก็คลิกคาสั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อของผู้รับ ซึ่งเราเรียกว่า Email Address เป็นหลักในการรับส่ง
      ประเภทของ e-mail มี  3  ประเภท  คือ
      1. POP  (Post Office Protocol Version)
      2. IMAP  (Internet Message Access Protocol Version)
      3. WEB Based

   3. ข้อดี-ข้อเสีย

ข้อดีของการใช้ E-mail

1. ความเร็วของการส่ง E-mail ใช้เวลาในการเดินทางถึงปลายทางไม่ถึง 1 นาที
2. การเก็บรักษาความลับ E-mail ที่ส่งถึงผู้รับปลายทางจะถูกเก็บลงใน mail box ของผู้รับแต่ละคน ซึ่งผู้อื่นไม่สามารถเปิดอ่านข้อความที่ส่งไปได้ นอกจากผู้รับที่เป็นเจ้าของเท่านั้น
3. ความแน่นอนของ E-mail ที่ส่งออกไป หากไม่ถึงผู้รับปลายทางก็จะถูกส่งกลับมายังผู้ส่งโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ส่งทราบว่า E-mail เดินทางถึงผู้รับหรือไม่
4. คุณภาพของข้อมูล ผู้รับสามารถอ่านข้อความของ E-mail ได้จากจอภาพคอมพิวเตอร์ หรือจะให้พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ก็ได้
5. ข้อมูลที่จะส่งทาง E-mail สามารถส่งได้ทั้งข้อความ รูปภาพ เสียง และภาพเคลื่อนไหว
6. เป็นการสนทนาแบบ Real time ผ่านทางคอมพิวเตอร์ โดยการพิมพ์ข้อความบนจอภาพแลกเปลี่ยนกับผู้ใช้อีกคนหนึ่งที่กำลังใช้เครื่องคอมพิวเตอร์อยู่ในขณะนั้นได้ ทั้งนี้ผู้ใช้จำเป็นต้องมีโปรแกรมสำหรับสนทนาโดยเฉพาะ

ข้อเสียของ E-mail

1. บางครั้งในการส่ง e-mail นั้น ข้อความอาจจะถูกตีกลับมายังผู้ส่ง เนื่องจาก e-mail ถูกส่งไปยัง address ที่ไม่มีตัวตนแล้ว (เลิกใช้แล้ว) หรือไม่มีชื่อผู้ใช้ e-mail นั้น จึงทำให้คนที่ต้องการรับ e-mail จริงๆไม่ได้รับ แต่คนที่ได้รับอาจจะเป็นคนอื่นแทนซึ่งเขาอาจจะไม่ตอบ e-mail กลับมาเพราะไม่ใช่ธุระจึงอาจจะทำให้ไม่ทราบว่า e-mail ที่ส่งไปนั้นถึงยังปลายทางหรือไม่
2. ไม่สามารถเข้าถึงบุคคลได้ทุกคน และอาจมีไวรัสมาพร้อมกับเอกสารที่ส่งมา ถ้าข้อมูลใน mail box เต็ม ก็ไม่สามารถรับข้อมูลอื่นได้