เทคนิค การนำ เสนอ ข้อมูล ให้น่าสนใจ

ความรู้

เมื่อพูดถึงลักษณะของการนำเสนอที่ดี ไม่ว่าจะ พูดให้ตรงประเด็น หัวข้อชัดเจน ชัดทั้งถ้อยคำและน้ำเสียงในขณะนำเสนอ ล้วนแล้วแตาเป็นคุณสมบัติที่ต้องฝึกฝน แต่อีกส่วนประกอบที่สำคัญเพื่อให้งานนำเสนอของเราเป็นไปอย่างราบรื่นนั้นจะพลาดไม่ได้เลยก็คือเครื่องมือที่เรานำมาประกอบการนำเสนอเช่น การนำเสนอข้อมูลออกมาเป็นภาพ (Data Visualization)

คำว่า Data Visualization นั้นมาจาก Data (ข้อมูล) + Visualization (การทำให้เห็นภาพ) ซึ่งถ้าแปลตามศัพท์ของคำนี้เลยก็จะได้ว่า กระบวนการที่ทำให้ข้อมูลออกมาเป็นภาพ

การนำเสนอข้อมูลด้วยรูปภาพนั้นมีหลายอย่างที่เรามักจะผิดพลาดได้ง่าย เพราะข้อมูลมีปริมาณค่อนข้างมากและเราก็พะว้าพะวงกับข้อมูลที่ล้นมือจนไม่รู้จะเริ่มแก้ไขตรงไหน การนำเสนอของเราจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อข้อมูลในรูปภาพสามารถถ่ายทอดได้ง่าย ต่อไปนี้คือ 5 วิธีที่จะพาคุณมาตรวจสอบแก้ไขงานให้พร้อมก่อนไปออกรบจริง

1. ข้อมูลสามารถสื่อสารได้มีประสิทธิภาพ

ปัญหาที่เกิดขึ้นในการนำเสนอด้วยข้อมูลที่สำคัญเป็นอย่างแรกเลยคือ “ผู้ฟังไม่เข้าใจรูปภาพที่เรานำเสนอว่าสื่ออะไร” ซึ่งสาเหตุอาจมีได้หลากหลายได้แก่

-ข้อมูลไม่ละเอียดพอที่จะสะท้อนให้เห็นสิ่งที่ผู้นำเสนอต้องการสื่อ

-เลือกข้อมูลที่ไม่ได้สำคัญมานำเสนอในกราฟจนผู้ฟังโฟกัสไม่ถูกว่าจะนำเสนออะไร

-เลือกตัดข้อมูลและทำกราฟเพียงเฉพาะส่วน การทำกราฟที่ไม่ได้มีจุดเริ่มต้นมาจาก 0 ทำให้ผู้ฟังไม่ได้เห็นภาพของข้อมูลที่ชัดเจนทั้งกราฟ

-การคำนึงถึงอัตราส่วนของกราฟเมื่อเรานำมาขยายเพื่อให้เห็นความแตกต่างแต่ลืมคำนึงถึงความเป็นจริง ก็จะทำให้คนตีความข้อมูลของเราผิดไปได้

ดังนั้นการพยายามทำข้อมูลให้ละเอียด และยังคงตามอัตราส่วนเดิมเพื่อให้เห็น จะทำให้ข้อมูลมีความน่าเชื่อถือและทำให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อได้

2. ข้อมูลสามารถชักจูงผู้ฟังได้

ข้อมูลที่ดีคือข้อมูลที่เรานำเสนอแล้วเห็นภาพ ผู้ฟังรับสารแล้วเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง แล้วข้อมูลนั้นจะนำไปสู่ข้อสรุปอะไรที่เป็นประโยชน์แก่ผู้ฟัง ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องของตัวผู้นำเสนอที่จะพูดถึงประเด็นต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลให้หลากหลาย

ผู้ฟังอาจไม่เห็นด้วยในสิ่งที่เรานำเสนอร้อยเปอร์เซ็นต์แต่นั่นก็ไม่ได้แปลว่าเราจะชักจูงเขาไม่ได้นะคะ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสไตล์ของผู้นำเสนอและวิธีเฉพาะตัวล้วนๆ แต่ถ้าคุณสมบัติทั่วไปละก็แค่นำเสนอข้อสรุปให้เขาได้ประโยชน์กลับไปจากงานของเราได้ก็ถือว่ายังปังอยู่ค่ะ

อีกวิธีหนึ่งคือการทำให้ผู้ฟังประทับใจในงานนำเสนอของเรา การทำให้เกิดความรู้สึกเชื่อถือ และประทับใจ จะทำให้ผู้ฟังเราคล้อยตามได้

3. การออกแบบข้อมูล

เคยได้ยินประโยคนี้ไหมคะ

“รูปภาพรูปเดียวแทนคำได้หลายพันคำ” (a picture is worth a thousand words)

ซึ่งก็คือเรื่องของการออกแบบหรือดีไซน์ข้อมูลของเรานั่นเอง
การออกแบบข้อมูลให้ตรงตามผู้ฟังถือเป็นหัวใจสำคัญมาก เพราะบางครั้งถ้ารูปภาพและกราฟข้อมูลไม่น่าสนใจมากพอ ผู้ฟังก็อาจรู้สึกเบื่อตั้งแต่เริ่มแรกเลยก็ได้ เช่น ถ้าสมมติว่าเราต้องอธิบายข้อมูลเยอะ ๆ กราฟนำเสนอที่มีเส้นหลายเส้นให้กับเด็ก จะทำให้เขาต้องสับสนแน่นอน ถ้าเราออกแบบให้มีลายการ์ตูนที่เป็นมิตรกับเด็กได้ ก็จะทำให้เด็กตั้งใจฟังงานของเรามากขึ้น เช่นเดียวกันกับกลุ่มเป้าหมายอื่น ๆ หากเรารู้ล่วงหน้าได้ว่าผู้ฟังของเรามีลักษณะแบบไหน ก็จะทำให้เราสามารถออกแบบงานให้เหมาะสมกับคนเฉพาะกลุ่มมากขึ้นค่ะ

4. หาตัวช่วยให้กับข้อมูลที่ล้นออกมา

ในปัจจุบันมีเครื่องมือที่ใช้สำหรับการทำข้อมูลมานำเสนอมากมาย เช่น Google Data studio และ Excel ซึ่งมีข้อดีตรงที่เครื่องมือไม่ซับซ้อน มีวิดีโอสอนอธิบายให้ผู้ใช้งานตามลำดับทำให้สามารถใช้เป็นได้ไม่นาน ส่วน Excel ก็มีคลิปสอนใน YouTube มากกว่าโปรแกรมตัวอื่นเพราะมีมานานมากแล้ว และทั้งคู่ก็ใช้งานได้ฟรี

สำหรับผู้ที่สนใจลองใช้ Google Data Studio ลองศึกษาเพิ่มเติมได้ ที่นี้

5. ฝึกซ้อมกับข้อมูลที่เตรียมนำเสนอ

Practice make perfect ยังเป็นประโยคที่ใช้ได้เสมอไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ไหน ๆ

ไม่ว่าเราจะเตรียมพร้อมทุกอย่างดีแค่ไหน แต่อนาคตคือสิ่งที่ไม่แน่นอน ฉะนั้นอย่าประมาทไป ลองฝึกนำเสนอหน้ากระจกหรือต่อหน้าเพื่อน ๆ เพื่อให้เขาได้คอยแนะนำแก้ไขก่อนจะไปออกรบจริง ก็จะช่วยได้มากค่ะ

ถ้าใครเจอข้อผิดพลาดของตัวเองเยอะก็อย่าเพิ่งท้อใจไปนะคะ เพราะอุปสรรคจะทำให้เราเติบโตค่ะ Struggling will make us grow ♥️

แหล่งข้อมูล Data Visualization เพิ่มเติม

เข้าใจ ‘Data Visualization’ ใน 3 นาที 4 เครื่องมือที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นทำ Data Visualization อย่างง่าย

เครดิต

ขอขอบคุณรูปภาพจาก Canva และ unsplash

ภาพปก: Canva Library

รูปประกอบในบทความเรียงตามลำดับดังนี้:

1. Luke Chesser 2. William Iven 3. Daniel Öberg

ความคิดเห็น

กรุณาเข้าสู่ระบบเพื่อทำการคอมเม้นต์