ตัวอย่างออกแทนฉบับเดิมที่สูญหาย

• หน้าแรก

• ข่าวสาร

• Blog

• กฎหมาย

• เงื่อนไขของกรมสรรพากรเกี่ยวกับเอกสาร ใบกำกับภาษี (Invoice)

1. การออกใบแทนใบกำกับภาษี

        กรณีที่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการได้มีการทำใบกำกับภาษี สูญหาย หาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ แล้วมีการร้องขอให้ออกใบแทนใบกำกับภาษี

        การออกใบแทนใบกำกับภาษี ในระบบให้กด Action > Instead Invoice แล้วระบุเหตุผลของการออกใบแทน เมื่อยืนยันแล้วระบบจะทำการสร้างเอกสารใบกำกับภาษีใหม่ 1 รายการ โดยที่เลขที่เอกสารจะเป็นเลขที่เอกสารใหม่ วันที่เอกสารเป็นวันที่ทำการออกแทน สถานะเป็น Instead และใบกำกับภาษีที่เป็นใบออกแทน จะไม่สามารถทำการแก้ไขข้อมูลในเอกสารได้

การออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้     (ตามกรมสรรพากร)

        ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้จัดทำใบกำกับภาษี หรือใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้แล้ว ต่อมาหากได้รับการร้องขอจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการซึ่งทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้สูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้นออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ หรือใบแทนใบลดหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการนั้น โดยดำเนินการดังนี้
       1.   ถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ และให้บันทึกรายการดังนี้ลงในภาพถ่ายหรือด้านหลังของภาพถ่ายดังกล่าว
             (1)   ใบแทนออกให้ครั้งที่
             (2)   วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทน 
             (3)   คำอธิบายย่อ ๆ ถึงสาเหตุที่ออกใบแทน 
             (4)   ลงลายมือชื่อของผู้ออกใบแทน 
       2.   ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งออกใบแทนตาม 1. บันทึกรายการตาม (1) - (4) ไว้ด้านหลังสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ด้วย 
       3.   ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ ใบแทนใบลดหนี้ บันทึกรายการการออกใบแทน ในรายงานภาษีขายในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ของใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ ที่ได้มีการออกใบแทน ( อ้างถึง ม.86/12 แห่งประมวลรัษฎากร และประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 36)ฯ ลงวันที่ 7 กรกฎาคม พ.ศ. 2535)

1. การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิม แล้วออกฉบับใหม่ (Cancel Invoice)

                การยกเลิกใบกำกับภาษีจะเกิดขึ้นในกรณีที่ ใบกำกับภาษีฉบับเดิมมีสาระสำคัญผิด เช่น ชื่อ หรือที่อยู่ของลูกค้าไม่ตรงตามที่จดทะเบียนไว้ เป็นต้น

                การยกเลิกใบกำกับในระบบให้กด Action > Cancel Invoice แล้วเลือกเหตุที่ของการยกเลิก เมื่อทำการยืนยันการยกเลิกแล้ว ระบบจะทำการเปลี่ยนสถานะของเอกสารเดิมเป็น Cancel แล้วสร้างใบกับกำภาษีฉบับใหม่ โดยที่เลขที่เอกสารและเลขที่ใบกำกับภาษีจะเป็นเลขที่ใหม่ ส่วนวันที่เอกสารและวันที่ใบกำกับภาษีของเอกสารฉบับใหม่จะอ้างอิงวันที่ตามวันที่ของเอกสารฉบับเดิมที่ถูกยกเลิก และมีสถานะเป็น Open ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญได้ ยกเว้นการแก้ไขส่วนที่เกี่ยวข้องกับ จำนวนเงิน จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้

                กรณีที่ยกเลิกใบกำกับภาษีจะมีผลกับรายงานภาษีขาย โดยที่จำนวนเงินฐานภาษีและจำนวนเงินภาษีในรายงานจะแสดงที่ใบกำกับภาษีฉบับเดิมที่ยกเลิก และจะมีการแสดงใบกำกับภาษีฉบับใหม่ พร้อมเหตุผลการยกเลิกของเอกสารฉบับเดิม

 คำสั่งกรมสรรพากร

ที่ ป. 86/2542

เรื่อง  หลักเกณฑ์การจัดทำใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 และมาตรา 86/5 แห่งประมวลรัษฎากร เฉพาะที่มีลักษณะเป็นแบบเต็มรูป

ข้อ 25  ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งจัดทำใบกำกับภาษีโดยมีรายการในส่วนที่เป็นสาระสำคัญไม่ถูกต้องครบถ้วนตามข้อ 4 ข้อ 5 ข้อ 6 และข้อ 22 เมื่อได้รับการร้องขอให้ยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและจัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้อง ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

                        (1) เรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิมและนำมาประทับตราว่า “ยกเลิก” หรือขีดฆ่า แล้วเก็บรวมไว้กับสำเนาใบกำกับภาษีฉบับเดิม

                        (2) จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ซึ่งเป็นเลขที่ใหม่ แต่จะต้องลง วัน เดือน ปี ให้ตรงกับ วัน เดือน ปี ตามใบกำกับภาษีฉบับเดิม และ

                        (3) หมายเหตุไว้ในใบกำกับภาษีฉบับใหม่ว่า “เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ ... เล่มที่ ...” และหมายเหตุการยกเลิกใบกำกับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ด้วย

                        ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ร้องขอให้ยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและจัดทำฉบับใหม่ที่ถูกต้อง จะต้องถ่ายเอกสารใบกำกับภาษีฉบับเดิมที่ขอยกเลิกติดเรื่องไว้ด้วย

ที่มา : //www.rd.go.th/publish/3568.0.html

1. การปิดการใช้งานใบกำกับภาษี (Inactive)

       การปิดการใช้งานใบกำกับภาษี เป็นการปิดไม่ให้นำใบกำกับภาษีฉบับนั้นไปอ้างอิงในเอกสารอื่น

       การปิดการใช้งานให้กด Action > Inactive แล้วระบุเหตุผลของการปิดการใช้งานใบกำกับภาษี เมื่อยืนยันแล้วระบบจะทำการเปลี่ยนสถานะของใบกำกับภาษีเป็น Inactive และถ้าใบกำกับภาษีที่ถูกปิดการใช้งานมีการอ้างอิงใบสั่งขายหรือเอกสารอื่นๆจะมีการยกเลิกการอ้างอิงอัตโนมัติและใบกำกับภาษีนั้นจะไม่แสดงในรายงานภาษีขาย