ค่าใช้จ่ายสํานักงาน มีอะไรบ้าง

ค่าใช้จ่ายเป็นองค์ประกอบหนึ่งในการคำนวณภาษี ถือเป็นสิทธิประโยชน์ทางภาษีอย่างหนึ่งที่กฎหมายกำหนดไว้ สำหรับหักเป็นต้นทุนในการทำงาน เพื่อให้ได้เงินได้หรือรายได้สุทธินั้นมาคิดภาษีตามบัญชีอัตราภาษี โดยมีอัตราการหักค่าใช้จ่ายมากหรือน้อยตามแต่ละประเภทของเงินได้ สรุปได้ดังนี้

ประเภทเงินได้

หักค่าใช้จ่าย

1. เงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส เบี้ยเลี้ยง

50% ไม่เกิน 100,000 บาท
หากมีเงินได้ประเภทที่ 1 และ 2 ให้นำเงินได้ทั้ง 2 ประเภท
รวมกันแต่หักได้ไม่เกิน 100,000 บาท

2. เงินได้จากหน้าที่หรือตำแหน่งงานที่ทำ หรือจากการรับทำงานให้ ค่าธรรมเนียม ค่านายหน้า ฯลฯ3. ค่าแห่งกู๊ดวิลล์ ค่าแห่งลิขสิทธิ์หรือสิทธิอย่างอื่น

50% ไม่เกิน 100,000 บาท หรือตามจริง

4. ดอกเบี้ย เงินปันผล ส่วนแบ่งกำไร ฯลฯ

หักค่าใช้จ่ายไม่ได้

5. รายได้จากการให้เช่าทรัพย์สิน การผิดสัญญาเช่าซื้อ การผิดสัญญาซื้อขายเงินผ่อน
    - บ้าน โรงเรือน สิ่งปลูกสร้าง แพ
    - ที่ดินที่ใช้ในการเกษตร
    - ที่ดินที่มิได้ใช้ในการเกษตร
    - ยานพาหนะ
    - ทรัพย์สินอื่น

ตามจริงหรืออัตราเหมา
30%
20%
15%
30%
10%

6. วิชาชีพอิสระ
    - ประกอบโรคศิลปะ
    - กฎหมาย วิศวกรรม สถาปัตยกรรม บัญชี ประณีตศิลปกรรม

ตามจริงหรืออัตราเหมา
60%
30%

7. รับเหมาก่อสร้าง

ตามจริงหรืออัตราเหมา 60%

8. รายได้อื่น นอกเหนือจาก 1-7 *

ตามจริงหรืออัตราเหมา 40% และ 60%

* ตามพระราชกฤษฎีกา (ฉบับที่ 629) พ.ศ.2560

ทุกคนต่างก็รู้ดีว่าการทำธุรกิจต้องใช้เงิน แต่การมีธุรกิจก็ไม่ได้เป็นข้ออ้างสำหรับการใช้เงินสุรุ่ยสุร่าย และเหตุผลหลักที่ธุรกิจเจ๊งหรือปิดตัวลงก็เพราะว่าใช้ ‘เงินไม่เป็น’ จนทำให้มีค่าใช้จ่ายเยอะ หมุนเงินไม่ทัน 

บทความนี้เรามาลองดูกันว่าค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นของบริษัทมีอะไรบ้าง แล้วเราจะหาวิธีลดค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้อย่างไร 

7 ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นของบริษัท มีอะไรบ้างนะ

การทำธุรกิจมีค่าใช้จ่ายเยอะ จะทำอะไรๆก็ต้องเสียเงินตลอด แต่เราจะรู้ได้ยังไงว่าเงินหรือค่าใช้จ่ายส่วนไหนเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับบริษัท และส่วนไหนเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็น

หลายคนอาจจะสงสัยว่าทำไมธุรกิจบางที่สามารถขายสินค้าได้ในราคาถูกกว่าเจ้าอื่น นั่นก็เพราะว่าธุรกิจพวกนี้ฉลาดในการเลือกจ่าย รู้ว่าส่วนไหนสามารถประหยัดได้ ซึ่งพอธุรกิจสามารถตัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปได้ ความได้เปรียบทางการแข่งขันก็จะเกิดขึ้น ธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าก็จะขายราคาได้ต่ำกว่า ที่นี้ก็ไม่ต้องสงสัยแล้วใช่ไหมครับว่า ‘ทำไมเขาขายได้ราคาถูกจัง’

ลองดูวิธีประหยัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นของบริษัทกันครับ

#1 เอกสาร

กระดาษ เอกสารต่างๆ อาจจะมีราคาไม่แพงมาก แต่หากใช้เยอะๆเข้าก็จะทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมาเรื่อยๆ 

ให้ลองดูว่ากระบวนการทำงานต่างๆมีตัวไหนสามารถปรับไปใช้เป็นระบบดิจิตอลหรือทำงานในคอมได้หรือเปล่า ในสมัยนี้หลายองค์กรเริ่มย้ายวิธีการจัดซื้อไปเป็นระบบออนไลน์หมดแล้ว ส่งแค่อีเมล และเซฟบิลออกมาจัดเก็บในคอม เพื่อทำบัญชีภายหลัง ประหยัดทั้งเวลาช ประหยัดทั้งเงิน

หากเราเปลี่ยนกระบวนการไปใช้เป็นระบบออนไลน์หรือดิจิตอลเยอะแล้ว เราก็ยังสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายของเครื่องใช้ในสำนักงานได้ด้วย ถ้าไม่มีการใช้กระดาษ เราก็ไม่ต้องใช้เครื่องปริ้น ดินสอ ปากกา หรือตัวหนีบกระดาษ

หรือถ้าหากเปลี่ยนเป็นระบบดิจิตอลไม่ได้ ก็ให้กลับมาดูส่วนงานเอกสารก็มีเอกสารไหนสามารถลดปริมาณได้หรือเปล่า อาจจะเป็นขั้นตอนง่ายๆอย่างการรวมกระดาษให้อยู่ในหน้า A4 แผ่นเดียว หรือการสนับสนุนให้พนักงานใช้กระดาษรีไซเคิล หรือพิมพ์กระดาษสองหน้า (บางคนอยากทำให้ แต่อาจทำไม่เป็น ต้องมีคนสอน)

#2 อบรมและสัมนา 

หลายองค์กรที่เชื่อมั่นในการพัฒนาบุคลากรก็ชอบส่งพนักงานไปงานสัมมนางานอบรมต่างๆ ในสมัยนี้การเรียนรู้การหาข้อมูลสามารถทำผ่านระบบออนไลน์ได้เยอะ สำหรับการเรียนรู้เบื้องต้น การเรียงข้อมูลพื้นฐาน องค์กรควรที่จะผลักดันส่วนนี้ไปเป็นระบบออนไลน์เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย 

ส่วนงานอบรมและสัมมนาแบบเฉพาะทางอุตสาหกรรม หรือที่สามารถทำให้พนักงานเข้าหาลูกค้าได้ก็ควรจะเก็บไว้

ผมไม่ได้บอกว่างานสัมมนาไม่ดี แต่ละคนในองค์กรต้องรู้วิธีเลือกงานสัมมนาที่เหมาะสมกับความต้องการองค์กร และรู้จักวิธีประหยัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง

#3 จัดซื้อแบบมักง่าย 

พนักงานจัดซื้อในองค์กรก็เป็นเหยื่อการตลาดได้เหมือนกัน หากพนักงานจัดซื้อเจอโฆษณาของสินค้าตัวไหนๆจัดซื้อก็อาจจะถูกอย่างเดียวไปหาสินค้าตัวนั้นได้ ซึ่งส่วนมากก็จะเป็นสินค้าของบริษัทเจ้าใหญ่ ที่มีงบการตลาดเยอะ

หมายความว่าจัดซื้อมีแนวโน้มที่จะเลือกเจ้าใหญ่ สินค้าแบรนด์ดัง…แต่ปัญหาก็คือสินค้าพวกนี้อาจจะไม่ได้มีราคาถูกที่สุด ในทางกลับกันอาจจะมีราคาแพงด้วยซ้ำเพราะต้องตั้งราคาเอากำไรไปลงส่วนการตลาดเพิ่ม

เวลาจัดซื้อ ให้ลองเปรียบเทียบ สินค้าระหว่างบริษัท 2-3 ที่ เปรียบเทียบสินค้าหลายแบรนด์ และลองเทียบสินค้าระหว่างเจ้าใหญ่และเจ้าเล็กๆในอุตสาหกรรมดูด้วย เราไม่มีทางรู้ว่าที่ไหนคุณภาพดีกว่า ที่ไหนถูกกว่า จนกว่าจะได้หาและเปรียบเทียบข้อมูลจริง

#4 พนักงานประจำและฟรีแลนซ์

งานบางอย่างในออฟฟิศก็ไม่จำเป็นที่จะต้องจ้างพนักงานประจำ บางครั้งการจ้างฟรีแลนซ์ ก็อาจจะเป็นตัวเลือกที่ก็อาจจะเป็นตัวเลือกที่ ‘คุ้มราคาต่อชั่วโมง’ มากกว่าในระยะสั้น (เหมาะสำหรับการทำโครงการเล็กๆ หรือโปรเจคใหม่ๆที่ไม่เคยทำมาก่อน) ผู้บริหารก็ไม่ต้องเหนื่อย ไม่ต้องเสียเวลาจูงใจพนักงาน และเป็นการประหยัดสวัสดิการต่างๆด้วย

ผมไม่แนะนำให้จ้างฟรีแลนซ์ที่ราคาถูกที่สุดนะครับ เราต้องเลือกคนที่ส่งงานที่มีคุณภาพได้ ในราคาที่เรารับได้

ให้ลองดูว่างานแต่ละอย่างในองค์กรมีงานไหนที่สามารถจ้างคนนอกทำได้หรือเปล่า โดยเทียบระหว่างราคาและคุณภาพงาน ในส่วนนี้ไม่มีคำตอบที่แน่นอน ผู้บริหารจำเป็นที่จะต้องตัดสินใจว่างานไหนจำเป็นต่อองค์กร และงานที่ไม่จำเป็นมากสามารถเปลี่ยนไปใช้กระบวนการทำที่ถูกกว่านี้ได้หรือเปล่า

#5 บัตรเครดิต

ธุรกิจที่หมุนเงินไม่ทันส่วนมากก็จะหันมาใช้บัตรเครดิต แทนเงินกู้ อย่างไรก็ตามบัตรเครดิตก็มีดอกเบี้ยสูง หากจ่ายไม่ตรงเวลาก็จะโดนหักเงินเยอะ ยิ่งเป็นธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายเยอะด้วยแล้ว ต่อให้โดนปรับไม่กี่เปอร์เซ็นต์ก็กลายเป็นเงินหลายหมื่นได้

หากจะใช้บัตรเครดิตเพื่อทำธุรกิจจริงๆ เราต้องใส่ใจกับวันชำระเงินบัตรให้มาก นอกจากนั้นแล้วหากเป็นไปได้ชำระให้ตรงเวลาเสมอ การกู้เงินจากที่อื่นอาจจะได้ดอกเบี้ยถูกกว่าดอกเบี้ยบัตรเครดิตก็ได้ เราต้องรู้จักการบริหารหนี้ในองค์กรด้วย

#6 เครื่องมือที่ไม่จำเป็น

การซื้อของใหม่ทำให้รู้สึกดี แต่คำถามก็คือของพรุ่งนี้จำเป็นต่อการทำงานหรือเปล่า ในส่วนนี้มี 2 ตัวเลือกก็คือการเช่าของมาใช้เฉพาะเวลาที่ต้องใช้งาน หรือการซื้อสินค้ามือสอง

สินค้ามือสองไม่ใช่สินค้าที่ไม่ดีนะครับ ของบางอย่างคุณภาพดีมาก ผ่านการใช้งานแค่แป๊บเดียว แต่ข้อเสียก็คือผู้บริหารจำเป็นที่จะต้องใช้เวลาในการเลือกซื้อ คัดกรองคุณภาพ ก็ถือว่าเป็นการใช้เวลาเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในสํานักงาน

ให้ลองดูว่าเครื่องมือถือของใช้ในสำนักงานชิ้นใหญ่ๆพวกเฟอร์นิเจอร์ คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ไฟฟ้า มีตัวไหนที่จำเป็นต้องใช้มือหนึ่งหรือเปล่า หากไม่จำเป็นเราสามารถเปลี่ยนได้ไหม

ข้อควรระวังก็คือการซื้อของราคาถูกไปจะทำให้เสียง่าย ไม่คุ้ม แถมทำให้ลูกค้า คู่ค้าทางธุรกิจ และพนักงานมองเราไม่ดีอีกด้วย ให้ซื้อของที่คุ้มราคา ไม่ใช่ซื้อของถูกที่สุด 

#7 พื้นที่สำนักงาน

สำหรับเจ้าของธุรกิจพื้นที่สำนักงานก็เหมือนบ้านหลังหนึ่ง ใครก็อยากจะมีบ้านที่ใหญ่ๆ ดูดี เพราะเป็นความภูมิใจอย่างหนึ่งของเจ้าของ 

แต่หลายองค์กรก็มีพื้นที่สำนักงานที่ไม่ได้ใช้งานเยอะ บางทีก็เลือกทำเลที่แพงเกินไป ในส่วนนี้ให้ลองดูว่าทำเลและพื้นที่งาน ประกอบกับการใช้งานของธุรกิจแล้ว คุ้มราคาหรือเปล่า

ยกตัวอย่างเช่นหากสำนักงานของเราไม่ได้มีลูกค้าเดินเข้ามาเรื่อยๆ เราก็อาจจะไม่จำเป็นต้องตกแต่งให้สวยหรูมาก เหลือสำหรับเจ้าของที่ดินที่มีพื้นที่กว้างมาเกินไป เราก็อาจจะเลือกปล่อยเช่าให้คนอื่นใช้แทน 

สุดท้ายนี้เกี่ยวกับการประหยัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

ค่าใช้จ่ายบางอย่างอาจจะดูเหมือนว่าเป็นค่าใช้จ่ายเล็กๆน้อยๆ แต่ถ้าเราประหยัดเล็กน้อยทุกวันเรื่อยๆ บริษัทก็จะสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ส่วนนี้มาเป็นกำไรเพิ่มเติมได้เยอะ ลองเอาคำแนะนำต่างๆในบทความนี้ไปปรับให้เหมาะสมนะครับ

ค่าใช้จ่าย มีอะไรบ้าง

ข้อใดเป็นค่าใช้จ่ายในการขาย

ค่าใช้จ่ายผู้บริหาร มีอะไรบ้าง

ค่าใช้จ่ายอื่นๆ มีอะไรบ้าง