ลำดับ
ชื่อ
ทำหน้าที่
1
ตัวควบคุมหน้าต่างของโปรแกรม
(Program Window Control)
ควบคุมการทำงานหน้าต่างที่ใช้งานอยู่ เช่น การซ่อนหน้าต่าง
การย่อ-ขยายหน้าต่าง และการปิดหน้าต่าง
2
แถบเครื่องมือด่วน
(Quick Access Toolbar)
ใช้แสดงคำสั่งของโปรแกรมที่ใช้งานบ่อย เช่น ปุ่มสร้าง ปุ่มเปิด
ปุ่มบันทึก และปุ่มพิมพ์ เป็นต้น
3
แท็บเมนู (Menu Tab)
แสดงชุดคำสั่งต่าง ๆ ในการทำงานของโปรแกรม
4
แถบชื่อเรื่อง (Title Bar)
แสดงชื่อเอกสารที่ใช้งานอยู่
5
ปุ่มตัวช่วย (Word Help)
ช่วยเหลือเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม
6
ปุ่มควบคุมการแสดงแท็บริบบอน
(Control Ribbon)
เลือกรูปแบบการ]]]]]]]]ดงของแท็บริบบอน
7
ปุ่มควบคุมหน้าต่างโปรแกรม
(Control Menu)
จัดการหน้าต่างโปรแกรมที่เปิดใช้งานอยู่ ประกอบด้วย ปุ่มซ่อน
หน้าต่าง ปุ่มย่อ-ขยายหน้าต่าง และปุ่มปิดหน้าต่างโปรแกรม
8
แท็บแฟ้ม (File Tab)
แสดงคำสั่งการจัดการเกี่ยวกับไพล์ เช่น คำสั่งสร้าง เปิด บันทึก
พิมพ์ สำเนาเอกสาร กำหนดค่าพื้นฐานต่าง ๆ ของตัวเลือกของ
โปรแกรม และปิดโปรแกรม เป็นต้น
9
ริบบิน (Ribbon)
แสดงเครื่องมือต่าง ๆ ตามแท็บเมนู
10
แถบเลื่อนแนวตั้ง (Scroll Bar)
ใช้เลื่อนจอภาพขึ้นและลง
11
ไม้บรรทัด (Ruler)
แสดงมาตราส่วนบอกระยะของข้อความทั้งแนวตั้งและแนวนอน
กำหนดระยะได้เป็นนิว เซนติเมตร หรือมิลลิเมตร เป็นต้น
12
แถบสถานะ (Status Bar)
ส่วนแสดงสถานการณ์ การทำงานของโปรแกรม เช่น แสดงหน้า
ที่ทำงาน จำนวนหน้าเอกสารทั้งหมด จำนวนคำทั้งหมด โหมดภาษา มุมมองเอกสาร ย่อ-ขยายหน้าเอกสาร เป็นต้น
เป็นการนำหลายๆคำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด ซึ่งเราสารารถกำหนดได้ว่าจะมีกีตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัด หรือหน้าละกี่บรรทัด กั้นระยะหน้าหลังเท่าไร และสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้สะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้น ๆ ออกมากี่ชุดก็ได้ ซึ่งเอกสารที่ได้จะเหมื่อนกันทุกปรการโปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่เราสามารถทำงานเอกสารและสั่งงานต่างๆนี้ได้มีชื่อเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processor Program)
โปรแกรมประมวลผลคำ เป็นโปรแกรมที่ช่วยสร้างเอกสารประเภทต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วอาทิเช่น จดหมาย บันทึกข้อความ ใบปะหน้าโทรสาร แบบฟอร์มต่าง ๆ เป็นต้น โดยเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ผู้ใช้สามารถเพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลที่เก็บได้โดยที่ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด
1.2 วิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคำ
โปรแกรมประมวลผลคำยุคแรก ๆ ใช้โปรแกรมของต่างๆประเทศ เช่น โปรแกรม WORD STAR ของบริษัทไมโครโปร จำกัด ซึ่งสามารถพิมพ์ข้อความได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น จึงทำให้ไม่ได้รับความนิยมจากผู้ใช้ชาวไทยนัก ต่อมาในปี พ.ศ. 2529 นายแพทย์ชุษณะ มากรสาร ได้พัฒนาโปรแกรมประมวลผลคำที่มีชือว่า "ราชวิถีเวิร์ดพัซี (Rajavithi Word PC)" ซึ่งโปรแกรมนี้เขียนขึ้นด้วยภาษา Assembly ทั้งหมด การใทช้งานเหมือนโปรแกรม WORDSTAR สามารถพิมพ์ข้อความได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ และมีการปรับปรุงพัฒนามาเรื่อย ๆ จึ่งได้รับความนิยมจากผู้ใช้อย่างสูงสุดในเวลาต่อมา ในปี
2532 สถาบันบริการคอมพิวเตอร์ และภาควิชาวิศรกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์จุฬาลงกรณ์หมาลัยได้รวมมือกันพัฒนา
โปรแกรมจัดพิมพ์เอกสาร์ภาษาไทยและอังกฤษ โดยออกแบบให้ง่ายต่อการใช้งานและมีความสามารถได้ในการใช้งานและมีความสามารถใช้งานเช่นเดียวกับโปรแกรมโปรมวลผลต่างๆ โดยตั้งชื่อว่า "ซียูไรด์เตอร์" มีลักษณะการทำงานเหมือน WORDSTAR และประกาศให้ใช้เป็นโปรแกรมสาธารณะ (Public Domain) โปรแกรมประมวลผลคำในปัจจุบันจะใช้ซุดซอฟต์แวร์ซึ่งเป็นโปรแกรมสำเร็จรูป (Package) ชุดซอฟต์แวร์นี้เรียกว่า "โปรแกรมชุดสำนักงาน (Office Program)" โดยบริษัทไมโครซอฟต์คอร์เปอร์เรชั้น ได้ผลิตโปรแกรมชุดไมโครซอฟต์ออฟฟิศ ออกสู่ตลาดครั้งแรกชือว่า "ไม่โครซอฟต์ออฟฟิศ รุ่น 4.3"
ซึ่งประกอบด้วย 1 word 2 Excel 3 Access 4 Database Software
5 Power Point 6 Presentation Software ซึ่งมีการพัฒนามาเรื่อยๆ
2.0 และ 6.0 เป็นโปรแกรมที่ทำงานบนระบบ windows ของบริษัทไมโครซอฟต์และเป็นซอฟต์แวร์ที่มีลิขสิทธิ์ (License) และพัฒนาปรับปรุงเป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 2007 ปัจจุบันได้พัฒนาปรับปรุงเป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 2010
1.3 คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี
1.3.1 มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help)
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีต้องมีระบบขอความช่วยเหลือ ที่ค่อยช่วยให้นำแนนนำช่วยแหลือให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างสะดวกและรวจเร็ว เช่น หากเกิดปัญหากับการใช้งานหรือสงสัยเกียวกับวิธีการใช้งานแทนทีจะต้องเปิดหาในหนังสือคู้มือการใช้งานของโปรแกรมก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที
1.3.2 มีระบบอัติโนมัติ
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบอัติโนมัติ ที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสาร ได้อย่างสะดวกสะบายมากขึ้น เช่น การตรวจสอบอัติโนมัติ (Auto Format) การแก้ไขอัติโนมัติ (Auto Correct) มีระบบใส่ข้อความอัตโนมัติ ตรวจสอบการสะกดคำผิดได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษเป็นต้น
1.3.3 การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรมีความสามารถในการทำงานที่สร้างด้วยโปรแกรมอื้นได้มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้ เช่น การแทรก
ภาพอะกษร สัญลักษร์ เป้ฯต้น นอกจากนี้ ครวมีความสามารถในการดึงโปรแกรมเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อื่น ๆ มาใช้งานโปรแกรมได้
1.3.4 เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีไม่ควรใช้เวลานานเกินไปสำหรับการเรียนรู้โปรแกรมครวมี บทเรียนสอนหรือสาธิต เกียวกับขี้นตอนต่าง ๆ ในการใช้งานโปรแกรม เพือให้สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวจเร็ว
1.3.5 มีระบบค้นหาและแทนที่คำ
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรมีระบบการแทนที่คำให้ช่วยจัดการรูปแบบค้นหาคำเพือการแก้ไขหรือการแทนคำได้สะดวกรวจเร็ว
1.3.6 จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีเครื่องมือที่ช่วยรูปแบบจัดการ้เอกสารได้สะดวก และซึ่งครวมีความสามารถจัดเอกสารรูปแบบได้รวจเร็ว มีขั้นตอนการจัดรูปแบบที่ไม่ยุงยาก
1.3.7 กำหนรูปแบบอักษรได้หลากหลายขนาด
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรมีคุณสมบัติในการเปลียนแปลงและกำหนดรูปแบบของอักษร ของขนาดตัวอักษรได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งตัวอักษรพิเศษต่างๆ โดยที่ไม่มีในแป้นพิมพ์ด้วย
1.4 ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผล
ปันจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน ได้มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่าง ๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีดมากขึ้น ทั้งนี้เนื่องจากความก้าวหน้าของเทลโนโลยีคอมพิเตอร์โดยเฉพาะอย่าวยิ่งการพัฒนาความสามารถคัวประมวลผลและการเก็บข้อมูลของหน่วยเก็บขอมวลสำของต่างๆ มีความจสูงขึ้น รวมถึงการผลิดเครื่องพิมพ์ ความเร็วสูงประกอบกับราคาเครื่องถูกมาก ทำให้สำนักงานต่างๆ หันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลผลข้อมูล โดยสามารถแลือกแบบ อักษรแก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบเขตหน้ากระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์ออกมา นอกจากนี้ยัง สามารถบันทึกเอกสารต่าง ๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ขึ้นมาใช้งานภายหลังได้
1.5 ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
1.5.1 การเก็บเอกสาร
การจัดเก้บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยการดาษนั้น อาจจะสูญเสียหายหรือฉีกขาดได้แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ ไฟล์นั้นจะอยู่ครบถ้วยตราบที่สือใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น แผ่นซีดี ฮาร์ดิก อยูในสภาพดีและสำบูรณ์
1.5.2 การค้นหาและเรียกใช้งานข้อมูล
โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถใช้ค้นหาข้อความหรือคำที่เราต้องการหรือแทนทีคำหรือข้อความด้วยคำใหม่โดยอันติโนมัตตลอดการเรียกใช้ข้อมูลก็ทำโดยงายและสะดวกเพียงแต่ทราบชื่อของไฟล์ จะไม่ยุ่งยาก เหนือนกับการเก็บเอกสาร และเรียกใช้เอกสาร
1.5.3 การทำสำเนา
การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิพม์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอน และสามารถทำสำเนาได้เพียงครั้งล่ะ 3 - 4 แผ่น ในขณะคอมพิวเตอร์สามารถทำได้ไม่จำกัดและทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน
1.5.4 การเปลียนแปลงแก้ไข้เอกสาร
การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก นอกจากนี้เครื่องพิมพ์ดีดเท่าที่ครวและจะปรากฎรอยการแก้ไขขูดลบ แต่คอมพิวเตอร์จะแก้ไข้เอกสารในการลบในไฟล์ ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
1.5.5 การจัดรูปแบบเอกสาร
โปรแกรมประมวลผลคำมีความสามารถในการจัดทำแบบเอกสารได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพ เช่น การกั้นระยะห่างหน้าและ หลัง การใส่ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัดเอกสารหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัติโนมัต ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่าการทำงานแบบเอกสารธรรมด