แน่นอนว่าอีเมล์ที่เข้ามายัง HR หรือแผนกบุคคลนั้น มีอีเมล์เข้ามาแต่ละวันเยอะมาก ซึ่งหากคุณส่งอีเมล์ที่ไม่มีความน่าสนใจเข้ามา หรือรายละเอียดไม่ครบถ้วน หรือจ่าหัวเรื่องไม่ชัดเจนแล้วละก็ อีเมล์ของคุณอาจไม่ถูกเปิดอ่านเลยก็ได้
ดังนั้น เพื่อให้การส่งอีเมล์ของคุณเป็นมืออาชีพมากขึ้น เราจึงมาบอกเคล็ดลับในการเขียนอีเมล์ เพื่อที่จะนำเสนอภาพลักษณ์ที่ดีของผู้เขียนในสายตาผู้รับ ดังนี้
1.หัวข้อเรื่องควรระบุให้ชัดเจน (Topic)
ในส่วนของหัวข้อควรระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน แต่ละวันฝ่าย HR อาจจะมีอีเมล์เข้ามาเยอะและไม่สามารถเปิดดูอีเมล์ได้ทุกฉบับ จึงต้องระบุชื่ออีเมล์ที่ต้องการส่งให้ชัดเจน และน่าสนใจ ยกตัวอย่างเช่น หากเป็นการสมัครงาน ให้ระบุว่า “ต้องการสมัครงานในตำแหน่ง……..” หรือถ้าเป็นนักศึกษาที่ต้องการส่งอีเมล์เพื่อขอรับพิจารณาฝึกงาน ให้ระบุว่า “ขอรับพิจารณาฝึกงานในตำแหน่ง……..”
2.ชื่ออีเมล์ใช้ชื่อจริง-นามสกุล
เพื่อให้อีเมล์ดูน่าเชื่อถือและเป็นมืออาชีพ เช่น
หากเป็นอีเมล์ แปลกๆ อาจถูกมองว่าไม่มีความเป็นมืออาชีพ
หรือมองไปถึงบุคลิกลักษณะส่วนบุคคลกันเลยทีเดียว อย่างเช่น
3.เกรินนำในหัวข้ออีเมล์ให้มีสาระครบถ้วนและชัดเจน
ไม่ยาวยืด เพราะบางที HR
อาจไม่มีเวลามานั่งอ่านข้อความที่มีตัวอักษรเยอะ เพราะมีงานที่ต้องทำอีกหลายอย่าง
อย่างนั้นการเขียนข้อความในอีเมล์จึงสำคัญมาก เพราะคือจุดที่สองที่ HR จะเปิดอ่าน Resume ในไฟล์แนบของคุณ อย่าลืมกล่าวปิดท้ายขอบคุณ หรือจึงเรียนมาเพื่อพิจารณาด้วยละ บางคนแนบแค่ไฟล์ Resume แต่ไม่เขียนข้อความแนบอะไรมาเลย คิดว่า HR มีโอกาสที่จะเปิดอ่าน Resume ของคุณหรือไม่?
4.ชื่อไฟล์แนบ ควรเขียนชื่อไฟล์ Resume
แนบเป็นชื่อที่ดีเช่น Resume_Suvimol
,Certificated_Suvimol
หากคุณตั้งชื่อไฟล์แนบเป็น File01,01 , Resume เพราะมีความเป็นทางการมากกว่า และแน่นอนว่า HR ไม่ได้ดาวโหลดไฟล์ของคุณแค่คนเดียวนะ ยังมีคนอีกหลายคน ถ้าเขาจะกลับมาเปิดดูอีเมล์ของคุณจะทราบได้อย่างไรว่าเป็น ไฟล์อันไหน
บางทีเขาอาจมองข้ามไฟล์ของคุณไปเลยก็ได้ และสิ่งที่ยังสำคัญอีกอย่างคือ
Resumeที่ดี สิ่งที่ควรมีใน Resume มีอะไรบ้าง?
5.ตรวจสอบก่อนส่งอีเมล์
ความผิดเกิดขึ้นได้เสมอ เพราะฉะนั้นเราควรอ่านทบทวนข้อความและดูไฟล์แนบ ก่อนส่ง หากส่งไปแล้วเกิดความผิดพลาดจะเห็นถึงความไม่เป็นมืออาชีพของเรา
อีเมล์ที่ควรใช้ในการสมัครงาน
ในปัจจุบันอีเมล์ที่เป็นทางการและนิยมใช้ในการสมัครงานมากที่สุดคือด้านล่างดังต่อไปนี้
- www.gmail.com
- www.hotmail.com
- www.yahoo.com
ในยุคที่ทุกอย่างอยู่บนโลกออนไลน์ การสมัครงานไม่ต้องถึงขั้นเดินเข้า – ออกทีละบริษัท แต่ทุกคนสามารถเขียนอีเมลสมัครงานเพื่อส่งไปยังฝ่ายบุคคลหรือ HR ของบริษัทต่าง ๆ เพื่อพิจารณาและเรียกตัวไปสัมภาษณ์งานในลำดับต่อไป ซึ่งการเขียนอีเมลเพื่อสมัครงานก็มีสิ่งที่ควรรู้เพื่อนำไปใช้แล้วมีโอกาสเข้าทำงานได้ตามที่ตนเองคาดหวังไว้ มาพร้อมกับตัวอย่างที่ปรับตามความเหมาะสมกันเลย
3 วิธีเขียนอีเมลสมัครงาน ให้ออกมาโดนใจ HR
1. ข้อมูลของอีเมลต้องครบถ้วน ชัดเจน
เริ่มต้นด้วยข้อมูลต่าง ๆ ของอีเมลต้องมีความชัดเจน ไล่ตั้งแต่ชื่อของอีเมลปลายทาง (ฝ่าย HR), หัวข้อเรื่องที่ส่งถึง ซึ่งควรระบุจุดประสงค์คือ การสมัครงาน พร้อมตำแหน่งที่ต้องการ ในส่วนของอีเมลผู้สมัครมีเทคนิคเพิ่มเติมเล็กน้อยที่จะช่วยให้คุณมีภาพลักษณ์ที่ดีคือ ควรใช้อีเมลทางการที่เป็นชื่อ – สกุลหรือเนื้อหาที่เหมาะสม
2. เขียนเนื้อหาในการสมัครงานให้โดนใจ
ในการเขียนอีเมลสมัครงานจุดนี้ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่สุด เพราะถ้าเนื้อหาออกมาไม่ดี HR อ่านแล้วก็ไม่อยากทำความรู้จัก ไม่อยากพูดคุยต่อ ดังนั้นจึงมีตัวอย่างที่จะแนะนำให้ลองทำตาม ดังนี้
2.1 คำทักทาย – เขียนให้เป็นทางการมากที่สุด ต้องขึ้นด้วยคำว่า “เรียน” แล้วต่อด้วยชื่อของผู้รับสมัคร (กรณีมีระบุไว้ในเอกสารรับสมัครงาน) หรือถ้าไม่มีชื่ออาจระบุเป็น “ฝ่ายทรัพยากรบุคคล” แล้วตามด้วยชื่อบริษัทก็ได้
2.2 จุดประสงค์สมัครงาน – ให้แนะนำตนเองเบื้องต้น ชื่อ นาย, นางสาว สนใจที่จะสมัครงานในตำแหน่งใด อธิบายถึงประสบการณ์การเรียน, การทำงานคร่าว ๆ ที่คิดว่าดึงดูดให้ HR อยากทำความรู้จักคุณต่อ
2.3 ระบุถึงการแนบ Resume ไว้ด้วย – อีกสิ่งของการเขียนอีเมลสมัครงานที่ควรรู้คือ ต้องระบุให้ HR ทราบว่าคุณมีการแนบ Resume ของตนเองมาไว้กับไฟล์แนบของอีเมลนี้ด้วย รวมถึงกรณีมี Portfolio หรือเอกสารอื่น ๆ ต้องระบุให้ครบถ้วน
2.4 คำลงท้าย – ไม่แนะนำให้ใช้คำว่า “ขอบคุณ” แต่ควรเป็น “ขอแสดงความนับถือ” จากนั้นลงท้ายชื่อ – สกุล ช่องทางการติดต่อ เช่น เบอร์โทร, อีเมล
3. ตรวจสอบตัวสะกดให้ถูกต้อง และเนื้อหาโดยรวมอีกครั้ง
ข้อสุดท้ายในการเขียนอีเมลสมัครงานต้องไม่ลืมตรวจทานในเรื่องตัวสะกด เพราะถือเป็นความรับผิดชอบที่แสดงถึงการใส่ใจในรายละเอียดต่าง ๆ และดูเนื้อหาโดยรวมอีกครั้งว่าเขียนออกมาได้ดีแล้ว จึงค่อยกดส่งไปให้กับทาง HR พิจารณา
ตัวอย่างการเขียนอีเมลสมัครงาน
ข้อควรระวัง
- ห้ามใช้ชื่ออีเมลเแปลกๆ เช่น [email protected]
- อย่าลืมเปลี่ยนรูปโปรไฟล์อีเมล ควรใช้รูปที่เป็นทางการ
- อย่าลืมเปลี่ยนชื่อไฟล์เอกสาร
นี่คือวิธีเขียนอีเมลสมัครงานที่ทุกคนสามารถนำไปใช้ได้จริง ปรับให้เหมาะกับตำแหน่งงานของตนเองก็เรียบร้อย การเขียนอีเมล์ที่ดีก็แสดงออกถึงความตั้งใจ และอยากเข้าทำงานกับบริษัทนั้นจริง โอกาสที่ฝ่าย HR จะเรียกมาสัมภาษณ์งานก็ไม่ไกลเกินเอื้อม
อ่านทริคการหางาน ที่จะช่วยให้การหางานง่ายมากยิ่งขึ้น
- ทริคเด็ด! เคล็ดไม่ลับ กรอกโปรไฟล์สมัครงาน ยังไงให้ดูโปร
- 4 How to การติดตามผลสัมภาษณ์ เพื่อตามติดพิชิตงานในฝัน!
- รวมคำถาม สัมภาษณ์งานภาษาอังกฤษ พร้อมคำแปล ได้ใช่แน่ๆ ฟันธง
- คาถาสมัครงาน คาถาสัมภาษณ์งาน มูยังไงให้ได้งาน!