การต ดต อส อสารในองค กร ให ม ประส ทธ ภาพ

การพัฒนาความคิดสร้างสรรค์เพื่อพัฒนานวัตกรรมนั้น ปัจจัยที่สำคัญที่จะทำให้เกิดนวัตกรรมในองค์กรอีกประการหนึ่งคือ เรื่องของการสื่อสาร เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลของแต่ละหน่วยงานมาเพื่อที่จะได้นำความรู้ ปัญหา หรือแนวโน้มต่างๆมาประสานกันเพื่อให้เกิดนวัตกรรมใหม่ๆในองค์กร เพื่อให้เกิดการทำงานแบบ cross functional team เช่น

- ฝ่ายการตลาดและฝ่ายขายจะรู้และใกล้ชิดกับความต้องการหรือปัญหาของลูกค้า - ฝ่ายวิทยาศาสตร์หรือวิจัยพัฒนาจะรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ เทรนด์วิทยาศาสตร์ใหม่ - ฝ่ายผลิตจะรู้กำลัง ความสามารถในการพัฒนาและผลิตออกมาให้เป็นจริงได้ - ฝ่ายจัดซื้อจะรู้จักผู้ผลิต ผู้ขายวัตถุดิบใหม่ๆหรือเทคโนโลยีใหม่ๆได้ - ฝ่ายการเงินจะมาช่วยในเรื่องของการวางแผนการใช้เงินในการพัฒนาผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยี

เมื่อนำความรู้ของแต่ละฝ่ายมาแบ่งปันกัน การเกิดนวัตกรรมใหม่ๆนั้นจะมีแนวโน้มสูงขึ้นมากด้วยค่ะ

การสื่อสารที่ดี เพื่อให้สามารถพัฒนาความคิดสร้างสรรค์และพัฒนานวัตกรรม มีอะไรบ้าง วันนี้เก๋ขอนำเสนอ 7C's model for communication โดยมีรายละเอียดดังนี้ค่ะ

C1- Complete มีความสมบูรณ์ครบถ้วน

การสื่อสารที่ดี สารที่ส่งควรมีความครบถ้วนสมบูรณ์เสียก่อน ที่จะส่งออกไปยังผู้รับสาร เพื่อให้เข้าใจจุดมุ่งหมายของการสื่อสารตรงกัน การสื่อสารที่สมบูรณ์จะช่วยให้: - ช่วยพัฒนาองค์กร ให้ทุกคนเห็นเป้าหมายและทิศทางการเติบโตในทางเดียวกัน - นอกจากนี้ยังประหยัดค่าใช้จ่ายเนื่องจากไม่มีข้อมูลที่สำคัญขาดหายและไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการถ่ายทอดข้อความพิเศษหากการสื่อสารเสร็จสมบูรณ์ - การสื่อสารที่สมบูรณ์จะให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่มีข้อสงสัยใด ๆ ในใจของผู้รับสาร - การสื่อสารที่สมบูรณ์จะช่วยในการตัดสินใจได้ดีขึ้นโดยผู้รับสาร / ผู้อ่าน / ผู้รับข้อความตามที่ได้รับข้อมูลที่ต้องการและสำคัญทั้งหมด

C2 - Conciseness กระชับ

การสื่อสารที่ดีไม่จำเป็นจะต้องเขียนหรือพูดยาวๆหรือต้องปริมาณมากๆ แต่การสื่อสารที่ดีควรพูดหรือเขียนให้มีความสั้นกระชับ ลักษณะของการสื่อสารให้กระชับ เน้นเนื้อหาและข้อความที่สำคัญเป็นหลัก หลีกเลี่ยงการใช้คำที่มากเกินไปโดยไม่มีความจำเป็น ข้อความที่กระชับไม่ซ้ำซ้อนกันจะช่วยให้ประหยัดเวลาและประหยัดค่าใช้จ่าย รวมทั้งดึงดูดผู้รับสารได้มากขึ้น ไม่เยิ่นเย้อยืดยาวน่าเบื่อ

C3 - Consideration - พินิจพิเคราะห์/เห็นอกเห็นใจผู้อื่น

การสื่อสารที่ดี ต้องพิจารณา ถึงมุมมองของผู้รับสารในด้านความคิด ความเชื่อ ระดับการศึกษา พยายามทำความเข้าใจผู้รับสาร ความต้องการ อารมณ์ และปัญหาของเขา เข้าไปนั่งในใจของผู้รับสาร เหมือนกันการ "เข้าไปสวมรองเท้าของคนอื่น" แล้วปรับเปลี่ยนถ้อยคำให้เหมาะสมกับผู้รับสาร ซึ่งจะทำให้เกิดอารมณ์และปฏิกิริยาเชิงบวกกลับมาร

C4 - Clarity ชัดเจน

การสื่อสารไม่ว่าจะด้วยการพูด การเขียน จะต้องเป็นการสื่อสารที่มีความชัดเจน เรียบง่าย เมื่อสื่อสารออกไปแล้ว ผู้รับสารต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเช่นเดียวกับผู้ส่งสาร ความชัดเจนในการสื่อสารมีคุณสมบัติดังนี้:ทำให้เข้าใจง่ายขึ้น ความชัดเจนและความคิดที่สมบูรณ์จะช่วยเพิ่มความหมายของข้อความ เหมาะสม และเห็นเป็นรูปธรรม

C5 - Concrete เป็นรูปธรรม

การสื่อสารแบบชัดเจนและเป็นรูปธรรม ด้วยข้อความประกอบด้วยข้อเท็จจริงและตัวเลขที่ชัดเจน ช่วยเพิ่มความมั่นใจ ซึ่งจะทำให้ไม่ถูกตีความผิดๆค่ะ

C6 - Courtesy สุภาพ

การสื่อสารที่สุภาพ เป็นมารยาทอย่างหนึ่งในการแสดงออกถึงความคิด และความรู้สึกของผู้ส่งสาร ที่จะถึงผู้รับสาร ดังนั้น จึงควรให้เคารพสิทธิของผู้รับสารที่จะได้สารที่ดี มีความสุภาพ โดยการคำนึงถึงมุมมองทั้งสองฝ่ายรวมทั้งความรู้สึกของผู้รับข้อความด้วย

C7- Correct -ถูกต้อง

ความถูกต้องเป็นสิ่งที่ผู้ส่งสารควรพิจารณา และตรวจสอบก่อนที่จะส่งสารออกไป ว่าสารที่ผู้ส่งสารต้องการจะสื่อสารออกไป เป็นข้อมูลข่าวสารที่มีความถูกต้องชัดเจนหรือไม่ หากไม่ถูกต้องควรแก้ไขให้ถูกต้องก่อนที่จะส่งสารออกไป ความถูกต้องของการสื่อสารหมายถึงไม่มีข้อผิดพลาดทั้งทางไวยกรณ์ในการสื่อสารและข้อเท็จจริง การสื่อสารที่ถูกต้องมีคุณสมบัติดังนี้

- ข้อความถูกต้อง และใช้ในเวลาที่ถูก

- ใช้ระดับภาษาที่เหมาะสม

- มีความแม่นยำและความถูกต้องของข้อเท็จจริงและตัวเลขที่ใช้ในข้อความ

หากการสื่อสารถูกต้องจะช่วยเพิ่มระดับความเชื่อมั่นของผู้รับสารได้

องค์กรใดที่ขาดการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง จะให้ทำให้ความไว้วางใจซึ่งกันและกันลดลง ต่างคนต่างทำหน้าที่ของตนเอง และขาดการประสานงาน อาจจะด้วยเหตุของ Way of working หรือการทำงานแบบเป็นไซโล แล้วต่างคนต่างทำไม่มีการสื่อสาร ไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานน้อยลง

ดังนั้นลองนำ 7C's communication นี้ไปปรับใช้เพื่อการสื่อสารในองค์กรดูนะคะ ซึ่งเมื่อทุกส่วนงานมีการสื่อสารกันด้วยใจ ด้วยมิตรภาพ จะช่วยในการสร้างความมั่นใจ ความไว้วางใจ ตลอดจนความไว้วางใจและศัทธา องค์กรที่มีการสื่อสารกันอย่างใกล้ชิด จะสามารถพัฒนานวัตกรรมให้องค์กรเติบโตได้อย่างยั่งยืน เพราะทุกคนเห็นภาพเป้าหมายที่ชัดเจน และมุ่งมั่นพัฒนาไปด้วยกันค่ะ

.......................................

Creative to Innovation เป็นพื้นที่แบ่งปันและแลกเปลี่ยนแนวคิดเรื่องกระบวนการและเทคนิคการคิดสร้างสรรค์และการพัฒนานวัตกรรม โดยถ่ายทอดจากประสบการณ์การทำงานด้านการวิจัยพัฒนานวัตกรรม ให้คำปรึกษา การสอนด้านการพัฒนานวัตกรรมของผู้เขียน (ศศิมา) ซึ่งเป็นนักพัฒนานวัตกรรมหรือนวัตกร (Innovator) และผันตัวมาแบ่งปัน อบรมสัมมนาให้คำปรึกษาด้านการพัฒนานวัตกรรม โดยการอบรมสัมมนาจะยึดหลัก 3Fs - Fun (สนุก) -Full (เต็มไปด้วยสาระ) - Friend (มิตรภาพการทำงานเป็น Team Work)

.................................

ศศิมา สุขสว่าง จบการศึกษาปริญญาโทด้านวิศวกรรมศาสตร์จาก Dresden University of Technology (https://tu-dresden.de) ประเทศเยอรมนี ทำงานด้าน Research & Development Engineer มาโดยตลอด และเป็นผู้ก่อตั้งและบริหารศูนย์พัฒนาผลิตภัณฑ์ขององค์กรอิสระแห่งหนึ่ง และได้รับการอบรมด้านโค้ชทั้ง Mindfulness Coaching, Life Coach , Talent Coach และ NLP Coaching จากสถาบันสอนการโค้ชที่ได้รับการรับรองระดับสากล ปัจจุบันศศิมาเป็น วิทยากร ที่ปรึกษา และ Innovation Coach ที่มีความสุขและมุ่งมั่นที่แบ่งปันเรื่องพัฒนานวัตกรรมเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างคุณค่าให้ผู้คน

...........................................

ติดตามข่าว เรื่องความคิดสร้างสรรค์ นวัตกรรม และแลกเปลี่ยนเรื่องการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่และนวัตกรรม หรือติดต่อวิทยากรอบรม In-House training หลักสูตรความคิดสร้างสรรค์ การพัฒนาผลิตภัณฑ์ และนวัตกรรม (Product Development and Innovation) ได้ที่