Gfmis การสร างข อม ลหล กผ ขาย กล ม 2000

คูมือแนวทางการบริหารความเสี่ยง ของการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS เลม 3 ดานระบบจัดซื้อจัดจาง (Purchasing Order)

สํานักกํากับและพัฒนาระบบการบริหาร การเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส กลุมงานวิเคราะหขอมูลและรายงาน ISBN 978 - 974 - 7710 - 33 - 5

มิถุนายน 2552

คํานํา “คูมือแนวทางการบริหารความเสี่ยงของการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS” จัดทําขึ้น มีวัตถุประสงคเพื่อใหผูที่มีสวนเกี่ยวของของหนวยงานภาครัฐมีความรูความ เขาใจในระบบ GFMIS และสามารถวิเคราะหสภาพแวดลอม/ กระบวนงานการปฏิบัติงาน ตามระบบ ตลอดจนสามารถกําหนดกิจกรรมในการควบคุมการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS ได คูมือฯ ขางตนประกอบดวย 7 เลม ดังนี้ เลมที่ 1 ความเสี่ยงเกี่ยวกับการควบคุมทั่วไป เลมที่ 2 ดานระบบงบประมาณ (Fund Management) เลมที่ 3 ดานระบบจัดซื้อจัดจาง (Purchasing Order) เลมที่ 4 เลมที่ 5 เลมที่ 6 เลมที่ 7

ดานระบบเบิกจายเงิน (Account Payable) ดานระบบรับและนําสงเงิน (Receive Process) ดานระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) ดานระบบสินทรัพยถาวร (Fixed Asset)

กรมบัญชีกลางหวังเปนอยางยิ่งวา คูมือฯ เลมนี้ จะชวยใหหนวยงานภาครัฐ ใชเปนแนวทางในการบริหารความเสี่ยงของการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS ใหเหมาะสม กับสภาพแวดลอมของหนวยงานตอไป กรมบัญชีกลาง มิถุนายน 2552

สารบัญ หนา 1. การสรางขอมูลหลักผูขาย

2. การเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย

3. การบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง

4. การบันทึกตรวจรับ

5. การบันทึกแกไข/ยกเลิกขอมูลการจัดซื้อจาง

6. การยกเลิก PO ที่ไดยกยอดแลว (สลาย PO)

7. การขอขยายเวลาเบิกจาย/กันเงินไวเบิกเหลื่อมป

สารบัญตัวอยาง หนา ตัวอยางที่ 1 วิธีการตรวจสอบเอกสารหลักฐานทีเ่ กี่ยวของ กอนการบันทึกสรางขอมูลหลักผูขาย

ตัวอยางที่ 2 การแตงตั้งผูมสี ิทธิสรางขอมูลหลักผูข าย หรือจัดทําทะเบียนคุมการใชสทิ ธิ

ตัวอยางที่ 3 วิธีการคนหาขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS กอนที่จะสรางขอมูลหลักผูขาย

ตัวอยางที่ 4 วิธีการระบุขอมูลหลักผูขายในแบบขออนุมตั ิขอมูลหลักผูข าย (กระดาษ)

ตัวอยางที่ 5 การตรวจสอบผลการอนุมัตขิ อมูลหลักผูขาย

ตัวอยางที่ 6 การแกไขเปลีย่ นแปลงขอมูลหลักผูข ายในระบบ GFMIS

ตัวอยางที่ 7 การแตงตั้งผูมสี ิทธิขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย หรือจัดทําทะเบียนคุมการเปลี่ยนแปลงขอมูล

ตัวอยางที่ 8 การตรวจสอบผลลัพธของการขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย

ตัวอยางที่ 9 การตรวจสอบความถูกตองและครบถวนของสัญญาจัดซื้อจัดจาง กอนการบันทึกใบสั่งซือ้ สั่งจางในระบบ GFMIS

ตัวอยางที่ 10 การตรวจสอบรายละเอียดการชําระเงินในสัญญา(กระดาษ) และขอมูลหลักผูขาย(MK03) กอนการบันทึกรายการจัดซื้อจัดจาง (ระบุเลขที่บญ ั ชีธนาคารของผูขาย)

ตัวอยางที่ 11 การตรวจสอบรายงานแสดงการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง ในระบบ GFMIS กับสัญญาการจัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) เพื่อปองกันการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางซ้ําหลายครัง้

ตัวอยางที่ 12 การตรวจสอบรายงานแสดงยอดงบประมาณวามีงบประมาณเพียงพอ ตอการบันทึกรายการสั่งซื้อสั่งจาง

สารบัญตัวอยาง หนา ตัวอยางที่ 13 การตรวจสอบรายงานในระบบ GFMIS ที่มีการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง (กรณีใชเอกสารสํารองเงิน)

ตัวอยางที่ 14 การตรวจสอบสัญญาจัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) กับการบันทึกใบสั่งซือ้ สั่งจาง ในระบบ GFMIS กอนการบันทึกตรวจรับ

ตัวอยางที่ 15 การตรวจสอบเอกสารการลงนามการตรวจรับงาน (กระดาษ) กับรายงานในระบบ GFMIS

ตัวอยางที่ 16 การตรวจสอบสัญญาการจัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) กับรายงาน ในระบบ GFMIS เพื่อปองกันมิใหบันทึกขอมูลผิดประเภทรายการ

ตัวอยางที่ 17 การยกเลิกตรวจรับภายหลังพบวาใบสั่งซื้อสั่งจาง (ที่ตรวจรับไปแลว) มีการบันทึกรายละเอียดไมถูกตองตามสัญญา(กระดาษ) เพื่อเขาไป เปลี่ยนแปลงแกไขรายละเอียดจัดซื้อจัดจางใหถูกตอง

ตัวอยางที่ 18 การยกเลิก PO ที่ไดยกยอดแลว (สลาย PO)

ตัวอยางที่ 19 การตรวจสอบรายละเอียดเอกสารจัดซื้อจัดจางที่ตองการ ขยายเวลาเบิกจาย/กันเงินไวเบิกเหลื่อมปใหถกู ตองครบถวน กอนการขอขยายเวลาเบิกจาย/กันเงินไวเบิกเหลือ่ มปในระบบ GFMIS

ความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในกระบวนงาน ดานระบบจัดซื้อจัดจาง (Purchasing Order) กระบวนงานดานระบบจัดซื้อจัดจาง (Purchasing Order) เปนกระบวนงาน ที่รองรับการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการสรางขอมูลหลักผูขาย และการบันทึกขอมูลการกอหนี้ ผูกพันหรือสัญญาที่มีวงเงินตั้งแต 5,000 บาทขึ้นไป สามารถวิเคราะหปจจัยเสี่ยงและ กิจกรรมการควบคุม จําแนกตามกระบวนงาน ดังนี้ 1. การสรางขอมูลหลักผูขาย 2. การเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย 3. การบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง 4. การบันทึกตรวจรับ 5. การบันทึกแกไข/ยกเลิกขอมูลการจัดซื้อจัดจาง 6. การยกเลิก PO ที่ไดยกยอดแลว (สลาย PO) 7. การขอขยายเวลาเบิกจาย/กันเงินไวเบิกเหลื่อมป

สํานักกํากับและพัฒนาระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม 1. การสรางขอมูลหลักผูขาย GFMIS Terminal : - MK01 สิทธิสําหรับฝายพัสดุ กําหนดใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบดําเนินการ ปจจัยเสี่ยง - XK01 สิทธิสําหรับฝาย ตรวจสอบเอกสารหลั ก ฐานที่ เ กี่ ย วข อ งของ ไดรับเอกสารหลักฐาน การเงิน ผูขาย ใหมีความถูกตองและครบถวนกอน ไมครบถวน หรือไมถูกตอง Excel Loader : ผข.01 การสรางขอมูลหลักผูขาย ไดแก จากผูขาย 1.1 สําเนาบัตรประจําตัวผูเสียภาษี หรือสําเนา บัตรประจําตัวประชาชน ผลกระทบ 1.2 สําเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร ทําใหเกิดความลาชา 1.3 สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา 1.4 หลักฐานอื่นๆ เชน หนังสือรับรอง หลังจากตรวจสอบผานแลวจึงไปสรางขอมูล หลักผูขายในระบบดวยคําสั่งงาน MK01 ตัวอยางที่ 1 วิธีการตรวจสอบเอกสารหลักฐาน ที่ เ กี่ ย วข อ งก อ นการบั น ทึ ก สร า งข อ มู ล หลั ก ผูขาย (หนา 13) ปจจัยเสี่ยง การสรางขอมูลหลักผูขายกระทํา กําหนดเจาหนาที่ที่มีสิทธิเทานั้นสามารถสราง ขอมูลหลักผูขาย โดยการทําเปนคําสั่งหรือ โดยผูไมมีอํานาจ (ไมมีสิทธิ) ทําทะเบียนคุมการใชสิทธิ ผลกระทบ กรณีเกิดขอผิดพลาด ทําใหมี ตัวอยางที่ 2 การแตงตั้งผูมีสิทธิสรางขอมูล หลักผูขายหรือจัดทําทะเบียนคุมการใชสิทธิ การปฏิเสธความรับผิดชอบ เพื่อสรางขอมูลหลักผูขาย (หนา 18)

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม ปจจัยเสี่ยง กอนที่จะดําเนินการสรางขอมูลหลักผูขาย เนื่องจากมิไดสืบคนขอมูล ในระบบใหเรียบรอยกอน แตได กําหนดใหเจาหนาที่คนหาขอมูลในระบบ เขาไปสรางขอมูลหลักผูขายใน GFMIS กอนวามีขอมูลหลักผูขายอยูในระบบ แลวหรือไม ระบบงานเลย ผลกระทบ ทํ า ให เ กิ ด ความซ้ํ า ซ อ นในการ เรียกเอกสารหลักฐานจากผูขาย และเสีย เวลาในการปฏิ บั ติ ง าน เนื่องจากระบบจะไมรับขอมูล ที่มีผูขายอยูในระบบแลว

GFMIS Terminal : MK01 หรือ XK01 หรือ S_ALR_87012086 Excel loader : http://gfmisreport.mygfmis.com ตัวอยางที่ 3 วิธีการคนหาขอมูลหลักผูขาย ในระบบ GFMIS กอนที่จะสรางขอมูลหลักผูข าย (หนา 19)

ปจจัยเสี่ยง สรางขอมูลหลักผูขายไมถกู ตอง กําหนดใหเจาหนาที่ผูบันทึกการสรางขอมูล หลักผูขายพิจารณาเอกสารและหลักฐานที่ ตรงกับเอกสารหรือหลักฐาน เกี่ยวของวา เปนไปตามกฎ ระเบียบขอบังคับ ประกอบที่เกีย่ วของ กอนการสรางขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS ผลกระทบ ทําใหขอมูลหลักผูขายไมถกู ตอง ปจจัยเสี่ยง สร า งข อ มู ล หลั ก ผู ข ายผิ ด หรื อ ระบุขอมูลหลักผูขายในแบบขอ อนุมัติฯ ไมตรงกับที่สรางไว ในระบบ

กําหนดใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบระบุขอมูล หลักผูขายในแบบขออนุมัตขิ อมูลหลักผูขาย (กระดาษ) ใหถูกตองครบถวนและตรงกับ ขอมูลที่สรางไวในระบบ GFMIS

ผลกระทบ ทําใหขอมูลไมตรงกับขอเท็จจริง และเสียเวลาตอการดําเนินการ ในขั้นตอนตอไป

ตัวอยางที่ 4 วิธีการระบุขอ มูลหลักผูขาย ในแบบขออนุมัติขอมูลหลักผูขาย (กระดาษ) ใหถูกตองครบถวนและตรงกับขอมูลที่สรางไว ในระบบ GFMIS (หนา 21)

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม ปจจัยเสี่ยง ไมแนใจหรือไมทราบวาขอมูล กําหนดใหตรวจสอบผลการอนุมัติขอมูลหลัก หลักผูขายไดรับการอนุมัติขอมูล ผูขายที่คําสั่งงาน S_ALR_87012086 แลวหรือไม ตัวอยางที่ 5 การตรวจสอบผลการอนุมัติ ผลกระทบ ขอมูลหลักผูขาย (หนา 22) ทําใหเกิดความไมมั่นใจ ในการทํางานขั้นถัดไป 2. การเปลี่ยนแปลงขอมูล หลักผูขาย ผูขายตองการเปลี่ยนแปลง ขอมูล เชน เพิม่ /ลดบัญชีเงิน ฝากธนาคาร

ปจจัยเสี่ยง ไดรับเอกสารหลักฐาน ไมครบถวน หรือขอมูลที่ ไมถูกตองจากผูขาย ผลกระทบ ทําใหเกิดความลาชาในการ ดําเนินการเปลี่ยนแปลงขอมูล ของผูขาย

กําหนดใหเจาหนาที่ดําเนินการเรียกเอกสาร หลักฐานที่เกี่ยวของของผูขายแลวแตกรณี ขึ้นอยูกับขอมูลที่ตองการเปลี่ยนแปลงแกไข และตรวจสอบความถู ก ต อ งครบถ ว นและ สอดคลองกับสิ่งที่ตองการเปลี่ยนแปลงแกไข แลวดําเนินการสงแบบขอเปลี่ยนแปลงขอมูล หลั ก ผู ข ายพร อ มทั้ ง เอกสารหลั ก ฐานที่ เกี่ ย วข อ งให สํ า นั ก งานคลั ง จั ง หวั ด หรื อ กรมบัญชีกลางแลวแตกรณี ตัวอยางที่ 6 การแกไขเปลีย่ นแปลงขอมูล หลักผูขายในระบบ GFMIS (หนา 23)

ปจจัยเสี่ยง การขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลัก ผูขายกระทําโดยผูไมมีอํานาจ (ไมมีสิทธิ) ผลกระทบ กรณีเกิดขอผิดพลาด ทําให มีการปฏิเสธความรับผิดชอบ

กําหนดเจาหนาที่ผูมีสิทธิเทานั้นที่สามารถขอ เปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขายได โดยการทํา เปนคําสั่งแตงตั้งหรือทะเบียนคุมการขอ เปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย ตัวอยางที่ 7 การแตงตั้งผูมสี ิทธิขอเปลี่ยน แปลงขอมูลหลักผูขายหรือจัดทําทะเบียนคุม การขอเปลี่ยนแปลงขอมูล (หนา 26)

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม ปจจัยเสี่ยง ไมทราบวาขอมูลหลักผูขายไดมี กําหนดใหตรวจสอบผลลัพธการเปลีย่ นแปลง ขอมูลผูขายทีค่ ําสั่งงาน การเปลี่ยนแปลงใหแลวหรือไม GFMIS Terminal : MK03 หรือ XK03 ผลกระทบ ตัวอยางที่ 8 การตรวจสอบผลลัพธของการขอ ทําใหเกิดความไมมั่นใจใน เปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย (หนา 27) การทํางานขั้นถัดไป 3. การบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง ปจจัยเสี่ยง GFMIS Terminal : ME21N Excel Loader : บส.01,บส.01-1 สัญญาการจัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) มีเอกสารหลักฐาน ไมถูกตองครบถวน ผลกระทบ เนื่องจากรายละเอียดของ สัญญาฯ (กระดาษ) ไมถูกตอง ครบถวนสงผลใหการบันทึก รายการสั่งซื้อสั่งจางในระบบ ไมถูกตอง

ปจจัยเสี่ยง การบันทึกขอมูลการจัดซื้อจัด จางกระทําโดยผูไมมีอํานาจ (ไมมีสิทธิ)

กําหนดใหเจาหนาที่ตรวจสอบเอกสารหลักฐาน ที่เกี่ยวของ ไดแก รายละเอียดในสัญญาการจัดซื้อ จัดจาง (กระดาษ) ใบมอบอํานาจ (ถามี) ซึ่งจะ ตองมีลายมือชื่อของคูสัญญาครบถวนถูกตอง ก อ น การบั น ทึ ก ข อ มู ล การจั ด ซื้ อ จั ด จ า งใน ระบบ GFMIS ตัวอยางที่ 9 การตรวจสอบความถูกตองและ ครบถวนของสัญญาจัดซื้อจัดจางกอน การบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางในระบบ GFMIS (หนา 28)

กําหนดใหมีเจาหนาที่บันทึกขอมูล และ ผูตรวจทานขอมูลหลังจากที่ไดทําการบันทึก ขอมูลการจัดซื้อจัดจางแลว

ผลกระทบ ทําใหมีการปฏิเสธ ความรับผิดชอบ

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม ปจจัยเสี่ยง กําหนดใหเจาหนาที่ตรวจสอบขอมูล ระบุเลขที่บัญชีธนาคารของ รายละเอียดการชําระเงินในสัญญาจัดซื้อ ผูขายผิด จัดจาง (กระดาษ) และขอมูลหลักผูขายที่ MK03 กอนระบุเลขทีบ่ ัญชีธนาคารในการ ผลกระทบ ทําใหโอนเงินเขาบัญชีผูขายผิด บันทึกการจัดซื้อจัดจางในระบบ GFMIS หรือไมสามารถโอนได ตัวอยางที่ 10 การตรวจสอบรายละเอียดการ ชําระเงินในสัญญา (กระดาษ) และขอมูลหลัก ผูขาย (MK03) กอนการบันทึกรายการจัดซื้อ จัดจาง (ระบุเลขทีบ่ ัญชีธนาคารของผูขาย) (หนา 31) ปจจัยเสี่ยง บันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางซ้ํา

กําหนดใหเจาหนาที่ตรวจสอบสัญญาการ จัดซื้อจัดจางฯ (กระดาษ) กับรายงานที่ เกี่ยวของเพื่อปองกันการบันทึกขอมูลซ้ํา ผลกระทบ - รายงานสรุปเอกสารใบสั่งซื้อ ณ วันสิ้นวัน - ทําใหการจองเงินในระบบ (ZMM_ME2N) หรือ เกินกวาที่ควรจะเปน - สิ้นงวดบัญชีอาจพบวา “เงินใน - รายงานตรวจสอบการบันทึกรายการตาม หนวยเบิกจาย (ZMM_PO_RPT01) วามี ระบบมีไมเพียงพอ” รายการที่บันทึกซ้ําหรือไม - ทําใหเกิดความสับสน และ เสียเวลาในการตรวจรับ และ ตัวอยางที่ 11 การตรวจสอบรายงานแสดง ตั้งเบิก การบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางในระบบ GFMIS กับสัญญาการจัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) เพือ่ ปองกันการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางซ้ําหลายครั้ง (หนา 32)

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม ปจจัยเสี่ยง บันทึกรายการสั่งซื้อสั่งจางเกิน กําหนดใหเจาหนาที่ (ฝายพัสดุ) ประสานงาน กั บ เจ า หน า ที่ (ฝ า ยการเงิ น ) ให ต รวจสอบ วงเงินงบประมาณที่มีอยู รายงานแสดงยอดงบประมาณ (ZFMA55) วา มีงบประมาณเพียงพอตอการบันทึกใบสั่งซื้อ ผลกระทบ เสี ย เวลาในการบั น ทึ ก รายการ สั่งจางหรือไม สั่งซื้อสั่งจาง เพราะเงินในระบบ ตัวอยางที่ 12 การตรวจสอบรายงานแสดง มีไมเพียงพอ ยอดงบประมาณวามีงบประมาณเพียงพอตอ การบันทึกรายการสั่งซื้อสั่งจาง (หนา 33) ปจจัยเสี่ยง บันทึกข อมูลรหัสแหลงของเงิน รหั ส งบประมาณ รหั สกิ จ กรรม หลัก แลวแตกรณีในระบบจัดซื้อ จัดจางไมถูกตอง ผลกระทบ - ทํ า ให ก ารใช เ งิ น ผิ ด ประเภท รหัสฯ - ทําใหรหัสที่ถูกใชเงินผิดไป มีจํานวนเงินเหลือนอยกวา ขอเท็จจริง ซึ่งกรณีที่เงินเหลือ ไมเพียงพอ จะทําใหไมสามารถ ทําขอมูลการจัดซื้อจัดจาง หรือ ขอมูลการเบิกจายเงินในระบบ GFMIS ได

กําหนดใหเจาหนาที่ (ฝายพัสดุ) ประสานงาน กับเจาหนาที่ (ฝายการเงิน) ใหตรวจสอบ ขอมูลของรหัสแหลงของเงิน รหัสงบประมาณ รหัสกิจกรรมหลัก และ/หรือขอมูลจากที่ กรมบัญชีกลางลงเผยแพรในเว็บไซด http://gfmisreport.mygfmis.com

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม ปจจัยเสี่ยง กําหนดใหเจาหนาที่ (ฝายพัสดุ) ประสานงาน บันทึกขอมูลเลขที่เอกสาร กับเจาหนาที่ (ฝายการเงิน) ใหตรวจสอบ สํารองเงิน (กรณีเงินกัน) ในระบบจัดซื้อจัดจางไมถูกตอง รายงานสถานะการเบิกจาย (ตามงวด) ระดับกอง ตามคารหัสงบประมาณ (ZFMA49) วาเงินกัน ไวเบิกเหลื่อมปถูกตัดงบตามที่ตองการหรือไม ผลกระทบ - ทําใหการใชเงินผิดประเภทเงิน ตัวอยาง 13 การตรวจสอบรายงานในระบบ กันไวเบิกเหลื่อมป GFMIS ที่มีการบันทึกใบสัง่ ซื้อสั่งจาง - ทําใหโครงการที่ถูกใชเงิน ผิดไป มีจํานวนเงินเหลือนอยกวา (กรณีใชเอกสารสํารองเงิน) (หนา 34) ขอเท็จจริง ซึ่งกรณีที่เงินเหลือ ไมเพียงพอ จะทําใหไมสามารถ ทําขอมูลการจัดซื้อหรือทําขอมูล การเบิกจายเงินในระบบ GFMIS ได ปจจัยเสี่ยง บันทึกขอมูลรหัสบัญชีแยกประเภท กําหนดใหเจาหนาที่ตรวจสอบรายละเอียด ในระบบจัดซื้อจัดจางไมถูกตอง การทําขอมูลการจัดซื้อจัดจางกับผังบัญชีและ หมวดการกําหนดเลขทีบ่ ัญชีประเภท I (วัสดุ), S (พักสินทรัพย),K (คาใชจาย) ใหถูกตอง ผลกระทบ ทําใหขอมูลทางบัญชีคลาดเคลื่อน สัมพันธกัน

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม 4. การบันทึกตรวจรับ ปจจัยเสี่ยง GFMIS Terminal : MIGO มีการบันทึกรายการสั่งซื้อสั่งจาง กําหนดใหเจาหนาที่ตรวจสอบการบันทึก Excel Loader : ไมมีขั้นตอนนี้ ในระบบไมถูกตองตรงกับสัญญา รายการสั่งซื้อสั่งจางในระบบ GFMIS (ME23N) กับสัญญา (กระดาษ) กอน เมื่อบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางใน จัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) การบันทึกตรวจรับ ระบบแลว และไดมีการตรวจรับงาน (กระดาษ) ใหทําการตั้งเบิกเงิน ผลกระทบ ในระบบ GFMIS ไดเลย - เสียเวลาในการเขาไปแกไขการ ตัวอยางที่ 14 การตรวจสอบสัญญาจัดซื้อ จัดจาง (กระดาษ) กับการบันทึกใบสั่งซื้อ บันทึกรายการสั่งซื้อสั่งจาง - ถาไมไดแกไขสงผลตอการบันทึก สั่งจางในระบบ GFMIS กอน การบันทึก ตรวจรับและการตั้งเบิกไมถูกตอง ตรวจรับ (หนา 38) กับสัญญา (กระดาษ)

ปจจัยเสี่ยง ไมทราบวาไดบันทึกการตรวจรับ กําหนดใหเจาหนาที่ตรวจสอบเอกสาร การลงนามการตรวจรับงานกับรายงานสรุป แลวหรือไม เอกสารใบสั่งซื้อ ณ วันสิ้นวัน (ZMM_ME2N) ผลกระทบ หรือรายงานตรวจสอบการบันทึกรายการตาม ทําใหเกิดความสับสน และเสียเวลา หนวยเบิกจาย (ZMM_PO_RPT01) ในตั้งเบิก ตัวอยางที่ 15 การตรวจสอบเอกสารการ ลงนามการตรวจรับงาน (กระดาษ) กับ รายงานในระบบ GFMIS (หนา 39) ปจจัยเสี่ยง กําหนดใหเจาหนาที่ดําเนินการขอเบิกเงินจาก บันทึกการตรวจรับในระบบ เรี ยบร อยแล ว แต มิ ได บั นทึ กขอ ระบบโดยเร็ว หลังจากที่ไดดําเนินการตาม ขั้นตอนของการตรวจรับเสร็จสมบูรณ เบิกเงินจากระบบ ผลกระทบ ทําใหผูขายไดรับเงินลาชา

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม ปจจัยเสี่ยง - กรณี ป ฏิ บั ติ งานผ าน GFMIS กําหนดใหเจาหนาที่ตรวจสอบสัญญา การจัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) กับรายงานที่ Terminal บันทึกการตรวจรับ ในระบบเรียบรอยแลว ซึ่งจะตอง เกี่ยวของเพื่อปองกันมิใหบันทึกขอมูล ตั้งเบิกผาน PO แตเมื่อถึงเวลา ผิดประเภทรายการ ดังนี้ เบิกจายจริง ไดตั้งเบิกเงินแบบเขา - รายงานสรุปเอกสารใบสั่งซื้อ ณ วันสิ้นวัน หนวยงาน (เบิกแบบไมผาน PO) (ZMM_ME2N) หรือ - รายงานตรวจสอบการบันทึกรายการตาม หนวยเบิกจาย (ZMM_PO_RPT01) วามี - กรณีปฏิบัติงานผาน Excel Loader บันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางใน รายการที่ตรวจรับแลว แตยงั มิไดตั้งเบิก ระบบเรียบรอยแลว แตเมื่อถึงเวลา หรือไม เบิกจายไดขอเบิกเงินเขาหนวยงาน - รายงานแสดงยอดงบประมาณ (ZFMA55) วามีงบประมาณเพียงพอตอการทําขอมูล (เบิกแบบไมผาน PO) การจัดซื้อจัดจาง ผลกระทบ - กรณี มิ ไ ด เ ข า ไปยกเลิ ก PO ตัวอยางที่ 16 การตรวจสอบสัญญาการ ภายในปงบประมาณ จะทําให จัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) กับรายงานในระบบ • ขอมูลในระบบงบประมาณถูก GFMIS เพื่อปองกันมิใหบันทึกขอมูลผิด ประเภทรายการ (หนา 42) ใชเกิน • ทํ า ให ก ารจองเงิ น ในระบบ เกินกวาที่ควรจะเปน • สิ้นงวดบัญชีอาจพบวา “เงิน ในระบบมีไมเพียงพอ” - กรณี ป ฏิ บั ติ ง านผ า น GFMIS Terminal ทําใหขอมูลทางบัญชี คลาดเคลื่อน ไดแก บัญชีคาใชจาย/พักสินทรัพย และ บัญชีรับสินคา/ใบสําคัญ (GR/IR) มียอดสูงเกินไป

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม 5. การบันทึกแกไข/ยกเลิก ปจจัยเสี่ยง กรณี ปฏิ บั ติ งานผ าน GFMIS กําหนดใหเจาหนาที่ดําเนินการดังนี้ ขอมูลการจัดซื้อจัดจาง Terminal ไดบันทึกการตรวจรับ 1. ทําการยกเลิกตรวจรับ โดยใชคําสั่งงาน : GFMIS Terminal : ME22N ไปเรียบรอยแลว จึงทราบวาตอง MIGO Excel Loader : บส.02 2. ทําการเปลีย่ นแปลงแกไขใบสั่งซื้อสั่งจาง สามารถทําไดเฉพาะการยกเลิก แกไขขอมูลการจัดซื้อจัดจาง (บันทึกรายละเอียดไมถูกตอง) โดยใชคําสั่งงาน : ME22N เทานั้น ไมสามารถแกไขได ตัวอยาง 17 การยกเลิกตรวจรับในระบบ ผลกระทบ ไม ส ามารถเปลี่ ย นแปลงหรื อ ภายหลังพบวาการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง แกไขขอมูลการจัดซื้อจัดจางได (ทีต่ รวจรับไปแลวในระบบ) มีการบันทึก รายละเอียดไมถูกตองตามสัญญา (กระดาษ) จึงตองเขาไปเปลี่ยนแปลงแกไขรายละเอียด การบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางใหถูกตอง (หนา 43) ปจจัยเสี่ยง 6. การยกเลิก PO ที่ได กําหนดแนวปฏิบัติงานเกี่ยวกับการปรับปรุง ขอมูล PO ไดยกยอด ยกยอดแลว (สลาย PO) ปงบประมาณใหมเรียบรอยแลว แกไขรายการ กรณีขอมูล PO ไดยกยอดแลว GFMIS Terminal : • ZMM_POCL_PF กรณีสลาย แตมีเหตุจําเปนตองแกไขขอมูล ดังนี้ - กรณีมีหนวยงานในสังกัดปฏิบัติงานผาน PO และตองการใหระบบสราง จัดซื้อจัดจาง Excel Loader กําหนดใหมีการแจงขอมูลให เอกสารสํารองเงินกันให หนวยงานที่มีเครื่อง GFMIS Terminal เพื่อ อัตโนมัติ ผลกระทบ • ZMM_POCL กรณีสลาย PO ไม ส ามารถเปลี่ ย นแปลงหรื อ ตรวจสอบขอมูลการจัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) เพื่อคืนเงินกันฯ เทานั้น แกไขขอมูลการจัดซื้อจัดจางได กับการเรียกดูขอมูลในคําสั่งงาน : ME23N ใหถูกตองครบถวนกอนการยกยอด PO - กรณีมีความจําเปนตองยกเลิก PO หลังจาก Excel Loader : ไมมีขั้นตอนนี้ ที่ยกยอดไปในปงบประมาณใหมเปนที่ เรียบรอยแลวใหดําเนินการ ดังนี้ • กรณีสลาย PO และตองการใหระบบ สรางเอกสารสํารองเงินกันใหอัตโนมัติ ใชคําสั่งงาน : ZMM_POCL_PF • กรณีสลาย PO เพื่อคืนเงินกันฯ เทานั้น ใชคําสั่งงาน : ZMM_POCL ตัวอยางที่ 18 การยกเลิก PO ที่ได ยกยอดแลว (สลาย PO) (หนา 44) สํานักกํากับและพัฒนาระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส

ตารางความเสี่ยงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแตละระบบงาน กระบวนงาน ปจจัยเสี่ยง/ผลกระทบ กิจกรรมการควบคุม 7. การขอขยายเวลาเบิกจาย/ ปจจัยเสี่ยง เลื อ กใบสั่ ง ซื้ อ สั่ ง จ า งในระบบ กําหนดใหเจาหนาที่ตรวจสอบรายละเอียด กันเงินไวเบิกเหลื่อมป ของใบสั่ ง ซื้ อ สั่ ง จ า งที่ ต อ งการขยายเวลา GFMIS ไมถูกตอง หรือ เบิ ก จ า ย/กั น เงิ น ไว เ บิ ก เหลื่ อ มป ใ ห ถู ก ต อ ง ไมครบถวนตามที่ตองการ ขยายเวลาเบิ ก จ า ย/กั น เงิ น ไว ครบถวนกอนที่จะดําเนินการเลือกขอขยายเวลา/ กั น เงิ น ไว เ บิ ก เหลื่ อ มป โดยใช คํ าสั่ งงาน : เบิกเหลื่อมป ZMM_PO_LIST (รอบ 31 มีนาคม) ZMM_PO_LIST_N (รอบ 30 กันยายน) ผลกระทบ - ทําใหการขอขยายเวลา/กันเงิน ไวเบิกเหลื่อมปไมถูกตองหรือไม ตัวอยางที่ 19 การตรวจสอบรายละเอียด ใบสั่งซื้อสั่งจางที่ตองการขยายเวลาเบิกจาย/ ครบถวนตามที่ตองการ - เสียเวลาในการทําหนังสือขอ กั น เงิ น ไว เ บิ ก เหลื่ อ มป ใ ห ถู ก ต อ งครบถ ว น ทบทวนเพื่อขออนุมัติฯ จากกรม กอนการขอขยายเวลาเบิกจาย/กันเงินไวเบิก บัญชีกลาง เหลื่อมปในระบบ GFMIS (หนา 46)

ตัวอยางกิจกรรมการควบคุม : ระบบจัดซื้อจัดจาง ตัวอยางที่ 1 วิธีการตรวจสอบเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวของกอนการบันทึกสรางขอมูลหลักผูขาย

รหัสหนวยงาน : 1205 หนวยจัดซื้อ : K05

กรมพัฒนาพลังงาน ทดแทนฯ

กลุมผูขาย 1000 นิติบุคคล ทําสัญญาซื้อขาย วัสดุสํานักงาน ขาย

บ. ไทยสามัคคี จํากัด

รายละเอียดขอมูลผูขาย ที่อยู : อาคารสยามเทรดดิ้ง ทาวเวอร เลขที่ 35 ถ.พระราม 1 เขตปทุมวัน แขวงปทุมวัน กทม. 10330 โทรศัพท : 02 223-0037 โทรสาร : 02 225-3788 ชื่อเจาของบัญชีธนาคาร : Thaisamukkhi (ชื่อภาษาอังกฤษ) ชื่อธนาคาร : กรุงศรีอยุธยา สาขาดินแดง เลขที่บัญชีธนาคาร : 4601032068 เลขที่บตั รประจําตัวผูเสียภาษี : 3079123456

ใหตรวจสอบเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวของ ดังนี้ 1.1 สําเนาบัตรประจําตัวผูเ สียภาษี หรือสําเนาบัตรประจําตัวประชาชน 1.2 สําเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร 1.3 สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา/สําเนาหนังสือจดทะเบียน 1.4 หลักฐานอื่นๆ เชน หนังสือรับรอง สําเนาบัตรประจําตัวผูเสียภาษีอากร กรมสรรพากร บัตรประจําตัวผูเสียภาษี

3079123456 เลขประจําตัว

ตัวอยาง

บริษัท ชื่อ ไทยสามัคคี จํากัด

ที่อยู 35 อาคารสยามเทรดดิ้งทาวเวอร ถ. พระราม 1 เขตปทุมวัน แขวงปทุมวัน กทม. ออกให ณ ลงชื่อ

(นายบุญเลิศ มาเกิด) เจาหนาที่ผออกบัตร สรรพากรพื้นที่กรุงเทพมหานครเขต 2 10 มี.ค. 2551 โปรดนําบัตรนีม้ าดวยเมื่อติดตอราชการ

1.1 ตรวจสอบสําเนา บัตรประจําตัวผูเสียภาษี ระบุขอมูลเลขประจําตัว ผูเสียภาษีและที่อยูผูขาย ในระบบ GFMIS ใหถูกตอง โดยใชคําสั่งงาน MK01

สําเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร ขอกําหนดและเงื่อนไข

สมุดคูฝากเปนเอกสารสําคัญหามฝากไวกับพนักงานหรือบุคคลอื่น

1. นําสมุดคูฝากนี้มาทุกครั้งที่มีการติดตอกับธนาคาร 2. การเปลี่ยนสมุดคูฝาก หรือการถอนเงินตางสํานักงานทุกครั้ง ตองแสดงบัตรประจําตัวของทางราชการ หรือบัตรกรุงศรี ATM ที่เปนบัตรประจําตัว หรือบัตรเดบิตกรุงศรีอิเล็กตรอนที่เปนบัตรประจําตัวดวย กรณีนิติบุคคลใหถอนไดเฉพาะสํานักงานที่ เปดบัญชี ไวเทานั้น 3. ถาสมุดคูฝากนี้ชํารุด หรือสูญหาย หรือผูฝากเปลี่ยนชื่อ หรือที่อยูโปรดแจงธนาคาร 4. สมุดนี้เปนเพียงสมุดคูฝากบัญชีเทานั้น ยังถือไมไดวายอดคงเหลือในสมุดนี้ถูกตองจนกวาจะไดตรวจสอบตรงกับบัญชีของ ธนาคารแลว 5. ในกรณรีที่บัญชีขาดการเคลื่อนไหวและยอดคงเหลือต่ํากวาที่ธนาคารกําหนดธนาคารจะปดบัญชีและ/หรือคิดคาธรรมเนียม รักษาบัญชีตามหลักเกณฑที่ธนาคารกําหนด 6. ผูฝากยอมรับปฏิบัติตามกฎและขอบังคับของธนาคารเกี่ยวกับการฝากเงินประเภทที่ใชอยูแลวและอาจจะมีตอไปภายหนา AWN/AND=ปรับปรุงรายการ BCC=เช็คตางจังหวัด CDB/CDN=ฝากเงินสด COM= คาธรรมเนียม COR=ปรับปรุงรายการเกี่ยวกับ ATM

ตัวอยาง CWB/CWN/CWA= DIV=เงินปนผล ERR=รายการยกเลิก PBE/PBT/PBW/PBM= คาสาธารณูปโภค RTN= เช็คคืน

โทร 0-2642-8838, 0-2642-8839 สํานักงาน Office

บจก. ไทยสามัคคี

บัญชีเลขที่

460-1-03206-8

Account NO.

ธนาคารกรุงศรีอธยุธยา

1.2

สาขายอย ดินแดง

ชื่อบัญชี

Name of Account

ถอนเงินสด SCR=ยอดรวมรายการฝาก SDR=ยอดรวมรายการถอน TAX=ภาษี TTR=โอนทางโทรเลข TWB= ถอนโดยการโอน

ตรวจสอบสําเนา สมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร

สมุดคูฝากเลขที่ Serial NO.

0005701331

ผูรับมอบอํานาจ

ระบุขอมูลรายละเอียดธนาคาร ในระบบ GFMIS ใหถูกตองตามเอกสารหลักฐาน โดยใชคําสั่งงาน MK01

สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา

ทะเบียนเลขที่ (5)96/2551

แบบ ทค. 0401

กรมทะเบียนการคา ใบสําคัญแสดงการจดทะเบียนหางหุนสวนบริษัท ใบสําคัญนี้ออกใหเพื่อแสดงวา

1.3

ตรวจสอบสําเนาหนังสือ จดทะเบียนการคา

บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด ไดจดทะเบียนเปนนิติบุคคลตามประมวลกฎหมายแพงและพาณิชย

ตัวอยาง

ณ สํานักงานทะเบียนหุนสวนบริษัท กรุงเทพมหานคร 10 มีนาคม 2551

เมื่อวันที่

10 มีนาคม 2551

ออกให ณ วันที่

(

นายอดทน ยิ่งยวด

นายทะเบียน

)

1.4 ตรวจสอบสําเนาหนังสือรับรอง

ที่ พธ 0507/45

สํานักงานทะเบียนหุนสวนบริษัทกรุงเทพมหานคร กรมพัฒนาธุรกิจการคา กระทรวงพาณิชย

หนังสือรับรอง ขอรับรองวาบริษัทนี้ไดจดทะเบียน ตามประมวลกฎหมายแพงและพาณิชย เปนนิติบุคคล ประเภทบริษัทจํากัด เมื่อวันที่ 10 มีนาคม 2551 ทะเบียนเลขที่ 0107843004892 (เดิมเลขที่ (5)96/2551) ปรากฏขอความในรายการตามเอกสารทะเบียน ณ วันออกหนังสือนี้ ดังนี้ 1. ชื่อบริษัท บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด 2. กรรมการของบริษัทมี 3 คน ตามรายชื่อดังตอไปนี้ 1. นายภักดี รักไทย 2. นางรุงเรือง สามัคคี 3. นายโซอิน มีเฮ 3. จํานวนหรือชื่อกรรมการซึ่งลงชื่อผูกพันบริษัทไดคือ นายภักดี รักไทย หรือ นางรุงเรือง สามัคคี ลงลายมือชื่อและประทับตราสําคัญของบริษัทสวนอํานาจกระทําการแทนและผูกพันบริษัทในกิจการ ดังตอไปนี้ ใหกรรมการคนหนึ่งคนใด มีอํานาจกระทําไดโดยลงลายมือชื่อและประทับตราสําคัญของบริษัท 1.ยื่นคําขออนุญาตทุกประเภท จดทะเบียน ลงลายมือชื่อ ใหคํารับรอง ติดตอ ใหคําชี้แจงทั้งเปนวาจา และลายลักษณอักษร จัดสงเอกสารและใหขอมูลกับ กรมศุลกากร กระทรวงการคลัง เกี่ยวกับพิธีการ ศุลกากรทุกประเภท เพื่อขออนุญาตนําเขา สงออก หรือการอื่นๆ ซึ่งผลิตภัณฑสินคาและอุปกรณของบริษัท 2.ยื่นคําขออนุญาตทุกประเภท จดทะเบียน ลงลายมือชื่อ ใหคํารับรอง ติดตอ ใหคําชีแ้ จงทั้งเปนวาจาและ ลายลักษณอักษรจัดสงเอกสารและใหขอมูลกับ กรมสรรพากร กระทรวงการคลัง ไมวา ณ กรุงเทพมหานคร หรือที่อื่นใด เพื่อขออนุญาตหรือขอจดทะเบียนเกี่ยวกับบรรดารัษฎากร หรือภาษีอากรใดๆ ในนามของบริษัท รวมทั้งการยืน่ แบบภาษีอากรตางๆ การขอรับคืนภาษีมูลคาเพิ่ม ภาษีหรืออากรใดๆ ของบริษัทซึ่งชําระ ไวเกิน ตลอดจนการรับคําบอกกลาว ใบอนุญาต หนังสือรับรอง หรือเอกสารอื่นใดจากกรมศุลกากรหรือ กรมสรรพากร กระทรวงการคลัง…………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………… …..…………………………………………………………………………………………………………… …..…………………………………………………………………………………………………………… …..…………………………………………………………………………………………………………… …..……………………………………………………………………………………………………………

ตัวอยาง

ตัวอยางที่ 2 การแตงตั้งผูมีสิทธิสรางขอมูลหลักผูขายหรือจัดทําทะเบียนคุมการใชสิทธิ คําสั่งกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน ที่ / 2552 เรื่อง แตงตัง้ ผูมีสิทธิสรางขอมูลหลักผูขาย

2.1

1. นายรักชาติ ยิ่งชีพ 2. นายวินัย สุจริต 3. นางเย็นจิต มีสุข

************************** ผูมีสิทธิสรางลําดับที่ 1 ผูมีสิทธิสรางลําดับที่ 2 ผูมีสิทธิสรางลําดับที่ 3

หากผูมีสิทธิสรางลําดับที่ 1 ไมสามารถดําเนินการได อันเนื่องมาจากเหตุสุดวิสัยหรือเหตุ จําเปนใดๆ ก็ตาม จึงใหผูมีสิทธิสรางลําดับที่ 2 และ 3 ปฏิบัติงานแทนตามลําดับ เพื่อใหการ ปฎิบัติงานในระบบ GFMIS เปนไปอยางสะดวก รวดเร็วและถูกตอง ทั้งนี้ ตั้งแตบดั นี้เปนตนไป สั่ง ณ วันที่

ตุลาคม พ.ศ. 2551

ทะเบียนคุมการใชสิทธิบตั รเพื่อสรางขอมูลหลักผูขาย

2.2 วัน เดือน ป

เวลา

ชื่อผูสราง

ชื่อผูขาย

รหัสผูขาย

5 พ.ย.51

10.00 น.

นายรักชาติ ยิ่งชีพ

บริษัท สินทรัพย จํากัด

1000000201

25 ม.ค.52

8.45 น.

นายวินัย สุจริต

หางหุนสวน ยาดี จํากัด

1000000296

1 ก.พ.52

13.30 น.

นายวินัย สุจริต

บริษัท แทนใจ จํากัด

1000000324

19 ก.พ.52

15.00 น.

นายรักชาติ ยิ่งชีพ

หางหุนสวน ลิตเติ้ล จํากัด

1000000345

5 มี.ค.52

14.15 น.

นายรักชาติ ยิ่งชีพ

บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด

1000000351

18 มี.ค.52

10.30 น.

นายรักชาติ ยิ่งชีพ

บริษัท อุสาหกิจ จํากัด

1000000367

ลายมือชื่อ

ตัวอยางที่ 3 วิธีการคนหาขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS กอนที่จะสรางขอมูลหลักผูขาย 3.1 กรณี GFMIS Terminal 3.1

กดปุมนี้เพื่อคนหา

คนหาขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS โดยใชคําสั่งงาน MK01 หรือ XK01

ระบุชื่อหรือเลขประจําตัวผูเสียภาษีของผูขาย ที่ตองการคนหาวามีอยูในระบบแลวหรือไม

ถามีผูขายในระบบแลว จะพบขอมูลหลักผูขาย

คนหาขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS โดยคําสั่งงาน S_ALR_87012086 ถามีขอมูลหลักผูขายในระบบ จะปรากฎรายละเอียดขอมูลของผูขายที่คนหา

3.2 กรณี Excel loader

คนหาขอมูลหลักผูขายทาง Internet ที่เว็บไซด

http://gfmisreport.mygfmis.com โดยใส User name และ Password เพื่อทําการเขาสูระบบ

กด Search

คนหาขอมูลหลักผูขายโดยการเลือก - ประเภทขอมูลที่ตองการคนหา คือ รหัสผูขาย - ขอความที่ตองการคนหา คือ เลขประจําตัวผูเสียภาษี เชน 3079123456

กด Search เพื่อคนหาตามเงื่อนไขที่ระบุ

ตัวอยางที่ 4 วิธีการระบุขอมูลหลักผูขายในแบบขออนุมัติขอมูลหลักผูขาย (กระดาษ) ใหถูกตองครบถวนและตรงกับขอมูลที่สรางไวในระบบ GFMIS แบบขออนุมัติขอมูลหลักผูขาย หลังจากสรางขอมูลหลั5กก.ค. ผูขายในระบบแล 51 ว

พพ. 0309/67 ที่.................................... วันที่….............................. จะได ร บ ั รหั ส ผู  ข ายจากระบบ เพื่อนําไประบุ ถึง กรมบัญชีกลาง สํานักงานคลังจังหวัด กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน ชื่อหนวยงาน................................................ รหัในแบบฟอร สหนวยงาน 1205 มขออนุมัติขอมูลหลักผูขาย ขอสงแบบขออนุมัติขอมูลหลักผูขายโดยมีรายละเอียดดังนี้ บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด 1000000351 ชื่อผูขาย.........................................................................................รหั สผูขาย……………………… (จากระบบ GFMIS) อาคารสยามเทรดดิ ง ้ เลขที ่ 35 ถ.พระราม 1 เขตปทุ ม วั น แขวงปทุ ม วั น กทม. 10330 ที่อยูผูขาย........................................................................................................................................................................... 02 223-0037 02 225-3788 หมายเลขโทรศัพท ...........................................................หมายเลขโทรสาร................................................................... เลขประจําตัวผูเสียภาษี บุคคลธรรมดา………………......................................(ผูขายกลุม 2000) นิติบุคคล ……………………………………………...(ผู ขายกลุม 1000 และ 5000) 3079123456 Passpost Number………………………………………(ผูขายกลุม 6000) หรือ รหัสประเทศพรอมเลขประจําตัวผูเสียภาษี………………………………………………… รหัสหนวยเบิกจาย……………………………………….(ผูขายกลุม 3000 4000 และ47000)

ตัวอยาง

โดยมีเอกสาร/หลักฐานประกอบของผูขาย จํานวน.........ฉบั บ ดังนี้ 4 สําเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร/เอกสารบัญชีธนาคาร สําเนาบัตรประจําตัวผูเสียภาษี/บัตรประจําตัวประชาชน สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา/สําเนาหนังสือจดทะเบียน หนังสือรับรอง อื่นๆ (ระบุ)……………………………

นําขอมูลหลักผูขายที่สรางในระบบ GFMIS มาระบุขอมูลในแบบขออนุมัติขอมูลหลัก ผูขายใหมีความถูกตองตรงกันแลวจึงสงให กรมบัญชีกลางหรือสํานักงานคลังจังหวัด

ทั้งนี้ ไดตรวจสอบรายละเอียดของขอมูลหลักผูขายและขอรับรองวาขอมูลหลักผูขายนี้ไดจัดทําขึ้นตามหนังสือ/ใบสั่งซื้อสั่งจาง/ บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด พพ. 017/52 1 มี.ค. 52 สัญญาเลขที่.............................เมื ่อวันที่...........................ระหว าง(คูสัญญาผูขาย)…………………………………………………… 1000000351 กรมพัฒนาพลังงานทดแทนฯ 1205 รหัสผูขาย..........................................กั บสวนราชการ...........................................................รหั สหนวยงาน…………………. 1200500001 1 รหัสหนวยเบิกจาย.................................................ระยะเวลาการชํ าระเงินแบงเปน...........................งวด

ใหหัวหนาหนวยงานลงลายมือชื่อ เพื่อรับรองการขออนุมัติขอมูลหลักผูขาย

ลงชื่อ......................................................หัวหนาสวนราชการ(*) นายอนุรักษ พลังงาน ( ................................................... ) เลขานุ ก ารกรม ตําแหนง..........................................................

สําหรับกรมบัญชีกลาง/สํานักงานคลังจังหวัด

อนุมัติขอมูลหลักผูขายแลว เมื่อวันที่......................... ลงชื่อ............................................ผูอนุมัติ (............................................ ) ตําแหนง...............................................

ยืนยันการอนุมัติขอมูลหลักผูขายแลว เมื่อวันที่………… ลงชื่อ..............................................ผูยื่นยันอนุมัติ (..............................................) ตําแหนง……………………………

* หัวหนาสวนราชการระดับกรมหรือภูมิภาค แลวแตกรณี ซึ่งเปนคูสัญญากับผูขายรายนี้

ตัวอยางที่ 5 การตรวจสอบผลการอนุมัติขอมูลหลักผูขาย ใชคําสั่งงาน S_ALR_87012086 โดยระบุรายละเอียด ดังนี้ 1. บัญชีผูขาย คือ รหัสผูขายที่ไดรับจากระบบ เชน 1000000351 2. รหัสบริษัท เชน 1205 3. เลือกเงื่อนไข : ผูขายที่ผา นการอนุมัติแลว

5 ตรวจสอบขอมูลหลักผูขายวา ไดรับการอนุมัติจากกรมบัญชีกลาง แลวหรือไม โดยคําสั่งงาน S_ALR_87012086

เมื่อไดรับการอนุมัติจากกรมบัญชีกลาง จะมีรายการขอมูลผูขายปรากฏในระบบ

ตัวอยางที่ 6 การแกไขเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขายในระบบ GFMIS เชน กรมพัฒนาพลังงานทดแทนฯ ไดรับแจงจาก บจก.ไทยสามัคคี วาเพื่อความคลองตัว ในการดําเนินงานของบริษัทมากขึ้น จึงตองการเพิ่มจํานวนบัญชีเงินฝากธนาคารอีก 1 บัญชี คือ ธนาคารกรุงไทย สาขาปทุมวัน เลขที่บัญชี 068005079

สําเนาบัญชีเงินฝากธนาคาร ขอกําหนดและเงื่อนไข 1.โปรดนําสมุดคูฝากนี้มาทุกครั้งที่มีการฝากหรือถอน 2. โปรดแจงธนาคาร เมื่อสมุดคูฝากสูญหายหรือเปลี่ยนที่อยูใหม 3. การถอนตางสํานักงาน โปรดแสดงบัตรประจําตัวตอเจาหนาที่ 4. การถอนเงินตางสํานักงานไดตามที่ธนาคารกําหนด 5. ในกรณีที่บัญชีขาดการเคลื่อนไหว และยอดคงเหลือในบัญชีต่ํากวาที่กําหนด ธนาคารจะปดบัญชี และ/หรือคิดคาธรรมเนียมรักษาบัญชีตามหลักเกณฑที่ ธนาคารกําหนด 6. การนับจํานวนวันเพื่อคํานวณดอกเบี้ยเงินฝากออมทรัพย ธนาคารจะใช หลักเกณฑตามปปฎิทินที่เกิดขึ้นจริง

ตัวอยาง

สํานักงาน สาขาปทุมวัน

บัญชีเลขที่

Office

6 ตรวจสอบสํ า เนาบั ญ ชี เ งิ น ฝาก ธนาคารของผูขายที่ตองการ ใหมีเพิ่มเติมในระบบ GFMIS

068-0-00507-9

Account NO.

ชื่อบัญชี Account Name

บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด

ลายมือชื่อผูมีอํานาจลงนาม

แบบขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย พพ. 0309/94 15 มี.ค. 52 ที่.................................... วันที่………………………… ถึง กรมบัญชีกลาง สํานักงานคลังจังหวัด 1205 กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน ชื่อหนวยงาน.......................................................................................รหั สหนวยงาน……………….... มีความประสงคขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย ดังนี้ บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด 1000000351 ชื่อผูขาย..................................................................... รหัสผูขาย……………………………(จากระบบ GFMIS) เปลี่ยนแปลงขอมูลทั่วไปของผูขาย ชื่อ (ภาษาไทย)............................................................................ ชื่อ (ภาษาอังกฤษ)....................................................................... รหัสประจําตัวผูเสียภาษี………………………………………………(กรณีเปนนิติบุคคล) รหัสหนวยเบิกจาย……………………………………………………(กรณีเปนบุคคลธรรมดา) รหัสบัตรประจําตัวประชาชน...........................................................(กรณีเปนบุคคลธรรมดา) Passpost Number........................................................................(กรณีผูขายตางประเทศเปนบุคคลธรรมดา) รหัสประเทศพรอมเลขประจําตัวผูเสียภาษี........................................(กรณีผูขายตางประเทศเปนนิติบุคคล) คําคนหา.....................................................................(เชน กรณีนิติบุคคลใหระบุรหัสประจําตัวผูเสียภาษี เปนตน) เปลี่ยนแปลงขอมูลที่อยูของผูขาย

ตัวอยาง

อาคาร/ชั้น..................................................................... บานเลขที่...................................................................... ถนน.................................................................. ซอย............................................................................. แขวง/ตําบล....................................................... เขต/อําเภอ................................................................... รหัสไปรษณีย.................................................... 6 จังหวัด......................................................................... หมายเลขโทรศัพท........................................................ หมายเลขติ ระบุเดพิต่มอบั................................................ ญชีเงินฝากธนาคาร หมายเลขโทรสาร......................................................... ในแบบขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย ขอมูลทางธนาคารของผูขาย แกไขบัญชีธนาคาร ลบบัญชีธนาคาร เพิ่มบัญชีธนาคาร 001 รหัสธนาคาร..................................................... ชื่อธนาคาร……………………………………. หมายเลขบัญชีธนาคาร.................................... ชื่อสาขาธนาคาร……………………………... ชื่อเจาของบัญชีธนาคาร.....................................................(ระบุชื่อเจาของบัญชีเปนภาษาอังกฤษเทานั้น) เพิ่มบัญชีธนาคาร ลบบัญชีธนาคาร แกไขบัญชีธนาคาร ธ.กรุงไทย 0060008 002 รหัสธนาคาร........................................................ ชื่อธนาคาร……………………………………. 0680005079 ปทุมวัน หมายเลขบัญชีธนาคาร........................................ ชื่อสาขาธนาคาร……………………………… Thaisamukkhi ชื่อเจาของบัญชีธนาคาร.....................................................(ระบุชื่อเจาของบัญชีเปนภาษาอังกฤษเทานั้น) ลบบัญชีธนาคาร เพิ่มบัญชีธนาคาร แกไขบัญชีธนาคาร 003 รหัสธนาคาร....................................................... ชื่อธนาคาร……………………………………. หมายเลขบัญชีธนาคาร...................................... ชื่อสาขาธนาคาร……………………………… ชื่อเจาของบัญชีธนาคาร.........................................................(ระบุชื่อเจาของบัญชีเปนภาษาอังกฤษเทานั้น) เปลี่ยนแปลงขอมูลภาษีหัก ณ ที่จาย Withholding tax type………………………………………รหัสภาษี...............................Rec.type………………… เนื่องจาก…………………………………………………………………………………………………………………… ขอมูลผูรับเงินแทน (Alterntive Payee) เพิ่มบัญชีธนาคาร ลบบัญชีธนาคาร แกไขบัญชีธนาคาร 001 รหัสผูขาย...................................................... ชื่อผูขาย………………………………………… สํานักกํากับและพัฒนาระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส

แบบขอเปลีย่ นแปลงขอมูลหลักผูขาย 002

แกไขบัญชีธนาคาร เพิ่มบัญชีธนาคาร ลบบัญชีธนาคาร รหัสผูขาย...................................................... ชื่อผูขาย………………………………………… ลบขอมูลหลักผูขาย เนื่องจาก..........................................................................................................

1 โดยมีเอกสาร/หลักฐานประกอบของผูขาย จํานวน............ฉบั บ ดังนี้ สําเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร/เอกสารบัญชีธนาคาร สําเนาบัตรประจําตัวผูเสียภาษี/บัตรประจําตัวประชาชน สําเนาหนังสือจดทะเบียนการคา/สําเนาหนังสือจดทะเบียน อื่นๆ (ระบุ)………………………………………

ระบุหลักฐานที่เกี่ยวของ เชน สําเนาสมุด บัญชีเงินฝากธนาคารและสงมาพรอมกับ แบบขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย

ตัวอยาง

ทั้งนี้ ไดตรวจสอบรายละเอียดของขอมูลหลักผูขายและขอรับรองวาขอมูลหลักผูขายนี้เปนไปตามหนังสือ/ใบสั่งซื้อ บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด พพ. 017/52 1 มี.ค. 52 สั่งจาง/สัญญาเลขที่........................เมื ่อวันที่.........................ระหว าง(คูสัญญา/ผูขาย)……………………………… 1000000351 กรมพัฒนาพลังงานทดแทนฯ 1205 รหัสผูขาย.......................................กั บสวนราชการ.....................................................รหั สหนวยงาน…………… 1 1200500001 รหัสหนวยเบิกจาย.................................................ระยะเวลาการชํ าระเงินแบงเปน.....................งวด ใหหัวหนาหนวยงานลงลายมือชื่อ เพื่อรับรองการขอเปลี่ยนแปลงขอมูล

ลงชื่อ............................................หัวหนาสวนราชการ(*) เลขานุการกรม ( ................................................... ) นายอนุ ร ก ั ษ พลั ง งาน ตําแหนง.....................................................

สําหรับกรมบัญชีกลาง/สํานักงานคลังจังหวัด เปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขายแลว เมื่อวันที................ ลงชื่อ......................................................ผูเปลี่ยนแปลง (............................................ ) ตําแหนง.......................................................

ยืนยันการยืนยันการเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขายแลว เมื่อวันที่………… ลงชื่อ..............................................ผูยื่นยันเปลี่ยนแปลง (..............................................) ตําแหนง……………………………………..

ตัวอยางที่ 7 การแตงตัง้ ผูมีสิทธิขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูข ายหรือจัดทําทะเบียนคุม การเปลีย่ นแปลงขอมูล

7.1

คําสั่งแตงตั้งผูมีสิทธิขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

1. นายรักชาติ ยิ่งชีพ 2. นายวินัย สุจริต 3. นางเย็นจิต มีสุข

ผูมีสิทธิขอเปลี่ยนแปลงลําดับที่ 1 ผูมีสิทธิขอเปลี่ยนแปลงลําดับที่ 2 ผูมีสิทธิขอเปลี่ยนแปลงลําดับที่ 3

หากผูมีสิทธิขอเปลี่ยนแปลงลําดับที่ 1 ไมสามารถดําเนินการได อันเนื่องมาจากเหตุสุดวิสัย หรือเหตุจําเปนใดๆ ก็ตาม จึงขอใหผูมีสิทธิขอเปลี่ยนแปลงลําดับที่ 2 และ 3 ปฏิบัติงานแทน ตามลําดับ เพื่อใหการปฎิบัติงานในระบบ GFMIS เปนไปอยางสะดวก รวดเร็วและถูกตอง ทั้งนี้ ตั้งแตบดั นี้เปนตนไป สั่ง ณ วันที่

7.2

ตุลาคม พ.ศ. 2551

ทะเบียนคุมการขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย

วัน เดือน ป

ชื่อผูขอ เปลี่ยนแปลง

ชื่อผูขาย

รหัสผูขาย

ขอมูลที่ตองการ เปลี่ยนแปลง

สาเหตุที่ เปลี่ยนแปลง

3 ธ.ค.51

นายรักชาติ ยิ่งชีพ

บจก.จริงใจ

1000000201

ที่อยู

สรางผิด

12 ธ.ค.51

นายวินัย สุจริต

บจก.ศรีสยาม

1000000233

เบอรโทรศัพท

เปลี่ยนเบอร

17 ม.ค.52

นางเย็นจิต มีสุข

บจก.ใจดี

1000000257

บัญชีธนาคาร

ยกเลิกบัญชี

8 ก.พ. 52

นายวินัย สุจริต

บจก.แทนใจ

1000000324

ชื่อบริษัท

สรางผิด

19 ก.พ.52

นายรักชาติ ยิ่งชีพ

หจก.ลิตเติ้ล

1000000345

ที่อยู

สรางผิด

15 มี.ค.52

นายรักชาติ ยิ่งชีพ

บจก.ไทยสามัคคี

1000000351

บัญชีธนาคาร

เพิ่มบัญชี

ตัวอยางที่ 8 การตรวจสอบผลลัพธของการขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขาย ขอมูลหลักผูขายเกี่ยวกับรายละเอียดของธนาคาร ที่เคยสรางไวในระบบ GFMIS พบวามีบัญชีธนาคาร เพียงแหงเดียว

เปรียบเทียบขอมูลในแบบขอเปลี่ยนแปลงขอมูลหลักผูขายที่สงให กรมบั ลางหรือสํานักงานคลั จังชีหวั ดกับผลลัพธการ แกไขบังญ ธนาคาร เพิ่มบัญชีธนาคาร ลบบัญญชีชีธกนาคาร เปลี่ยนแปลงขอมูลหลั ผูขายในระบบ GFMIS ใหมีความถูกตอง รหัสธนาคาร..................................................... ชื่อกธนาคาร……………………………………. หมายเลขบัญชีธนาคาร.................................... ชื่อสาขาธนาคาร……………………………... ชื่อเจาของบัญชีธนาคาร.....................................................(ระบุชื่อเจาของบัญชีเปนภาษาอังกฤษเทานั้น) เพิ่มบัญชีธนาคาร ลบบัญชีธนาคาร แกไขบัญชีธนาคาร 0060008 ธ.กรุงไทย รหัสธนาคาร........................................................ ชื่อธนาคาร……………………………………. 0680005079 ปทุมวัน หมายเลขบัญชีธนาคาร........................................ ชื่อสาขาธนาคาร……………………………… ชื่อเจาของบัญชีธนาคาร.....................................................(ระบุ ชื่อเจาของบัญชีเปนภาษาอังกฤษเทานั้น) Thaisamukkhi เพิ่มบัญชีธนาคาร ลบบัญชีธนาคาร แกไขบัญชีธนาคาร รหัสธนาคาร....................................................... ชื่อธนาคาร……………………………………. หมายเลขบัญชีธนาคาร...................................... ชื่อสาขาธนาคาร……………………………… ชื่อเจาของบัญชีธนาคาร.........................................................(ระบุชื่อเจาของบัญชีเปนภาษาอังกฤษเทานั้น)

ขอมูลทางธนาคารของผูขาย 001

002

003

8 ตรวจสอบผลการเปลี่ ย นแปลงข อ มู ล หลั ก ผู ข าย โดยใช คํ า สั่ ง งาน MK03 หรือ XK03 จะพบวามีการเพิ่มจํานวนบัญชีเงินฝากธนาคาร ตามที่ผูขายตองการแลว

ตัวอยางที่ 9 การตรวจสอบความถูกตองและครบถวนของสัญญาจัดซื้อจัดจางกอนการ บันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางในระบบ GFMIS แบบสัญญาซื้อขายทั่วไป พพ.017/52 สัญญาเลขที่…………………………………

สัญญาฉบับนี้ทําขึ้น ณ ………………………...........................ตํ าบล/แขวง………………………… กรมพัฒนาพลังงานทดแทนฯ ปทุมวัน ปทุมวัน กทม. มี.ค. 2552 อําเภอ/เขต………….…...จั งหวัด……………..……เมื ่อวันที่…1……..เดือน………………...พ.ศ...................... กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน นายอนุรักษ พลังงาน ระหวาง……………….…….................................................โดย.……………................................................ บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด ซึ่งตอไปในสัญญานี้เรียกกวา “ผูซื้อ” ฝายหนึ่ง กับ……………………..........................................ซึ ่งจดทะเบียนเปน สํานักงานทะเบียนหุนสวนบริษัท กทม. สํานักงานใหญอยูเลขที่…35 พระราม 1 นิติบุคคล ณ ……………………………………………..มี ……ถนน……………………... ปทุมวัน ปทุมวัน กทม. นายภักดี รักไทย ตําบล/แขวง……………….อํ าเภอ/เขต………......จั งหวัด…………….โดย…………………………………………… ผูมีอํานาจลงนามผูกพันนิติบุคคลปรากฏตามหนังสือรับรองของสํานักงานทะเบียนหุนสวนบริษัท…………………… 20 มี.ค. 51 ลงวันที่…………………(และหนังสือมอบอํานาจลงวันที่……………..…………………) * แนบทายสัญญานี้ (ในกรณีที่ผูขายเปนบุคคลธรรมดา ใหใชขอความวากับ……………………………… อยูบานเลขที่……......ถนน…………………..ตําบล/แขวง……………อําเภอ/เขต…………… 9 จังหวัด……………………)* ซึ่งตอไปในสัญญานี้เรียกวา “ผูขาย” อีกฝายหนึ่ง คูสัญญาไดตกลงกันมีขอความดังตอไปนี้ ตรวจสอบรายละเอียดรายการ ขอ 1. ขอตกลงซื้อขาย ที่สั่งซื้อใหถูกตองครบถวน ผงหมึก รุน HP T101 ราคา 500 บาท ผูซื้อตกลงซื้อและผูขายตกลงขาย……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. 12 กลอง หกพันบาทถวน 6,000 จํานวน…………………….เป นราคาทั้งสิ้น………………..… บาท (………………………………….) ซึ่งไดรวมภาษีมูลคาเพิ่มจํานวน………-………………บาท ตลอดจนภาษีอากรอื่นๆและคาใชจายทั้งปวงดวยแลว ผูขายรับรองวาสิ่งที่ขายใหตามสัญญานี้เปนของแท ของใหม ไมเคยใชงานมากอน ไมเปนของเกาเก็บ และ มีคุณภาพ และคุณสมบัติไมต่ํากวาที่กําหนดไว ในเอกสารแนบทายสัญญา ในกรณีที่เปนการซื้อสิ่งของซึ่งจะตองมีการตรวจทดลอง ผูขายรับรองวา เมื่อตรวจทดสอบแลวตองมี คุณภาพและคุณสมบัติไมต่ํากวาที่กําหนดไวดวย

ตัวอยาง

ขอ 2. เอกสารอันเปนสวนหนึ่งของสัญญา เอกสารแนบทายสัญญา ดังตอไปนี้ ใหถือเปนสวนหนึ่งของ สัญญานี้ 1 2.1 ผนวก 1………….(รายการคุณลักษณะเฉพาะ) จํานวน…….…….......หน า 1 2.2 ผนวก 2………….(แค็ตตาล็อก)* จํานวน……………….หนา 1 2.3 ผนวก 3………….(แบบรูป)* จํานวน………………..หนา 1 2.4 ผนวก 4 …………(ใบเสนอราคา) จํานวน……………….หนา ความใดในเอกสารแนบทายสัญญา ที่ขัดแยง กับขอความ ในสัญญานี้ ใหใชขอความในสัญญานี้บังคับ และ ในกรณีที่เอกสารแนบทายสัญญา ขัดแยงกันเอง ผูขายจะตองปฏิบัติตามคําวินิจของผูซื้อ

ขอ 3 การสงมอบ กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน ผูขายจะสงมอบสิ่งของที่ซื้อขายตามสัญญา ใหแกผูซื้อ ณ………………………………………………… 20 มี.ค. 2552 ภายในวันที่……………….เดื อน……………….พ.ศ. …………………ให ถูกตอง และครบถวน ตามที่กําหนดไวใน ขอ 1 แหงสัญญานี้ พรอมทั้งหีบหอ หรือเครื่องรัดพันผูกโดยเรียบรอย การสงมอบสิ่งของตามสัญญานี้ไมวาจะเปนการสงมอบเพียงครั้งเดียวหรือสงมอบหลายครั้ง กรมพัฒนาพลังงานทดแทนฯ ผูขายจะตองแจงกําหนดเวลาสงมอบแตละครั้ง โดยทําเปนหนังสือนําไปยื่นตอผูซื้อ ณ…………………………….. 2 นทําการ ในเวลาราชการ กอนวันสงมอบไมนอยกวา……วั ขอ 4. การใชเรือไทย ถาสิ่งของที่ จะตองสงมอบให แกผูซื้อตามสัญญานี้ เปนสิ่งของที่ผูขาย จะตองสั่งหรือนําเขามาจาก ตางประเทศ และสิ่งของนั้น ตองนําเขามา โดยทางเรือ ในเสนทางเดินเรือ ที่มีเรือไทยเดินอยู และสามารถ ใหบริการ รับขนได ตามที่รัฐมนตรีวาการกระทรวงคมนาคมประกาศกําหนด ผูขายตองจัดการให สิ่งของดังกลาวบรรทุกโดย เรือไทย หรือเรือที่มีสิทธิเชนเดียวกับเรือไทยจากตางประเทศ มายังประเทศไทย เวนแตจะ ไดรับอนุญาตจาก สํานักงานคณะกรรมการสงเสริมการพาณิชยนาวี กอนปรรทุกของนั้น ลงเรืออื่นที่มิใชเรือไทย หรือเปนของที่ รัฐมนตรีวากระทรวงคมนาคม ประกาศยกเวน ใหบรรทุก โดยเรืออื่นได ทั้งนี้ ไมวาการสั่งหรือสั่งซื้อสิ่งของ ดังกลาว จากตางประเทศ จะเปนแบบ เอฟโอบี,ซีเอฟอาร,ซีไอเอฟ หรือแบบอื่นใด ในการสงมอบสิ่งของ ตามสัญญาใหแกผูซื้อ ถาสิ่งของนั้น เปนสิ่งของตามวรรคหนึ่ง ผูขายจะตองสงมอบ ใบตราสง(Bill of Lading) หรือสําเนาใบตราสงสํา หรับของนั้น ซึ่งแสดงวาไดบรรทุกมา โดยเรือไทย หรือเรือที่ มีสิทธิ เชนเดียวกับเรือไทยใหแกผูซื้อพรอมกับการสงมอบสิ่งของดวย

ตัวอยาง

ขอ 5. การตรวจรับ เมื่อผูซื้อไดตรวจรับสิ่งของที่สงมอบ และเห็นวาถูกตองครบถวนตามสัญญาแลว ผูซื้อจะออก หลักฐานการ รับมอบไวให เพื่อผูขาย นํามาเปน หลักฐานประกอบการขอรับเงินคาสิ่งของนั้น ถาผลของการตรวจรับ ปรากฏวาสิ่งของ ที่ผูขายสงมอบ ไมตรงตามสัญญาขอ 1 ผูซื้อทรงไว ซึ่งสิทธิที่จะ ไมรับสิ่งของนั้น ในกรณีเชนวานี้ผูขายตองรีบนําสิ่งของนั้นกลับคืนโดยเร็วที่สุดเทาที่จะทําไดและนําสิ่งของ มาสง มอบใหใหม หรือตองทําการแกไข ใหถูกตองตามสัญญาดวยคาใชจายของผูขายเอง และระยะเวลาที่เสียไปเพราะ เหตุดังกลาว ผูข ายจะนํามาอางเปนเหตุ ขอขยายเวลาทําการตามสัญญาหรือของดหรือลดคาปรับไมได ในกรณีที่ผูขายสงมอบ สิ่งของถูกตอง แตไมครบจํานวน หรือสงมอบครบจํานวน แตไมถูกตองทั้งหมด ผู ซื้อจะตรวจรับ เฉพาะสวนที่ถูกตอง โดยออกหลักฐานการตรวจรับเฉพาะสวนนั้นก็ได* (ความในวรรคสามนี้ จะไม กําหนดไว ในกรณีที่ผูซื้อตองการสิ่งของ ทั้งหมดในคราวเดียวกัน หรือการซื้อสิ่งของที่ประกอบ เปนชุดหรือหนวย ถาขาดสวนประกอบอยางหนึ่งอยางใดไปแลว จะไมสามารถใชงานไดโดยสมบูรณ) ขอ 6. การชําระเงิน ผูซื้อตกลงชําระเงิน คาสิ่งของตามขอ 1 ใหแกผขู าย เมื่อผูซื้อไดรบั มอบสิ่งของตามขอ 5 ไวโดยครบถวนแลว ผูซื้อตกลงชําระเงินคาสิ่งของตามขอ 1 ใหแกผูขาย การจายเงินตามเงื่อนไขแหงสัญญานี้ ผูซื้อจะโอนเงินเขา กรุงศรีอยุธยา ดินแดง ไทยสามัคคี บัญชีเงินฝากธนาคารของผูขายชื่อธนาคาร…………….…….สาขา……………….…ชื ่อบัญชี………………………… 460-1-03206-8 เลขที่บัญชี……………………….ทั ้งนี้ ผูขายตกลง เปนผูรับภาระเงินคาธรรมเนียม หรือคาบริการอื่นใดเกี่ยวกับการ โอนที่ธนาคารเรียกเก็บ และยินยอม ใหมีการหักเงิน ดังกลาวจากจํานวนเงินโอนใน งวดนั้นๆ (ความในวรรคนี้ ใชสําหรับ กรณีที่สวนราชการ จะจายเงินตรงใหแกผูขาย (ระบบ Direct Payment) โดยการโอนเงินเขาบัญชีเงินฝาก ธนาคารของผูขายตามแนวทาง ที่กระทรวงการคลังกําหนด) สํานักกํากับและพัฒนาระบบการบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส

ขอ 7. การรับประกัน ความชํารุดบกพรอง ผูขายยอมรับประกันความชํารุดบกพรอง หรือขัดของ ของสิ่งของตามสัญญานี้เปนเวลา………................ ป…………………..เดือน นับแต วันที่ผูซื้อไดรับมอบ โดยภายในกําหนดเวลาดังกลาว หากสิ่งของตามสัญญานี้ เกิด ชํารุดบกพรอง หรือขัดของอันเนื่องมาจาก การใชงานตามปกติ ผูขาย จะตองจัดการซอมแซม หรือแกไข ใหอยูใน สภาพ ที่ใชการไดดีดังเดิม ภายใน………..วัน นับแตวันที่ ไดรับแจง จากผูซื้อ โดยไมคิดคาใชจายใดๆ ทั้งสิ้น ขอ 8. หลักประกันการปฏิบัติตามสัญญา ในขณะทําสัญญานี้ ผูขายไดนําหลักประกันเปน………………..เปนจํานวนเงิน…………บาท (……………………………) ซึ่งเทากับรอยละ…………… (……….%) ของราคาทั้งหมด ตามสัญญา มามอบใหแกผู ซื้อ เพื่อเปนหลักการปฏิบัติ ตามสัญญานี้ หลักประกัน ที่ผูขายนํามามอบไว ตามวรรคหนึ่ง ผูซื้อจะคืน ใหเมื่อผูขายพน จากขอผูกผัน ตามสัญญา นี้แลว (สวนหลักประกันตามขอ 6.1 ผูซื้อจะคืนให พรอมกับ การจายเงินงวดสุดทายตามขอ 6.2) ขอ 9. การบอกเลิกสัญญา เมื่อครบกําหนดสงมอบสิ่งของตามสัญญานี้แลว ถาผูขายไมสงมอบสิ่งของที่ตกลงขายใหแกผูซื้อ หรือสง มอบไมถูกตอง หรือไมครบจํานวน ผูซื้อมีสิทธิบอกเลิกสัญญาทั้งหมดหรือบางสวนได ในกรณีที่ผูซื้อใชสิทธิบอกเลิกสัญญา ผูซื้อมีสิทธิริบหลักประกัน หรือเรียกรองจากธนาคารผูออกหนังสือค้ํา ประกันตามสัญญา (ขอ 6 และ ขอ 8) เปนจํานวนเงินทั้งหมด หรือแตบางสวนก็ได แลวแตผูซื้อ จะเห็นสมควร และ ถาผูซื้อจัดซื้อสิ่งของ จากบุคคลอื่นเต็มจํานวน หรือเฉพาะจํานวนที่ขาดสง แลวแตกรณี ภายในกําหนด……….เดือน นับแตวันเลิกสัญญา ผูขายจะตองชดใชราคาที่เพิ่มขึ้น จากราคาที่กําหนดไวในสัญญานี้ดวย

ตัวอยาง

ขอ 10. การรับผิดชอบชดใชคาเสียหาย ถาผูขาย ไมปฏิบัติตามสัญญา ขอหนึ่งขอใดดวยเหตุใดๆ ก็ตาม จนเปนเหตุใหเกิดความเสียหายแกผูซื้อ แลว ผูขายตองชดใชคาเสียหาย ใหแกผูซื้อโดยสิ้นเชิง ภายในกําหนด 30 วัน นับตั้งแตวันที่ ไดรับแจงจากผูซื้อ

9 ตรวจสอบสัญญาการซื้อขาย ใหถูกตองสมบูรณ โดยจะตองมี ลายมือชื่อของคูสัญญา

(ลงชื่อ)………………………..ผูซื้อ (………………….……………….) นายอนุรักษ พลังงาน เลขานุการกรม (ลงชื่อ)………………………..ผูขาย นายภักดี รักไทย (…………….……………………..) ประธานบริษัท (ลงชื่อ)………………………..พยาน นางศรีสุข มาดี (…………………….……………..) เจาหนาที่บริหารงานทัวไป (ลงชื่อ)………………………..พยาน นางสาวสมใจ สกุลงาม (…………………………..………..) เจาหนาที่ธุรการ

ตัวอยางที่ 10 การตรวจสอบรายละเอียดการชําระเงินในสัญญา (กระดาษ) และขอมูลหลักผูขาย (MK03) กอนการบันทึกรายการจัดซือ้ จัดจาง (ระบุเลขที่บญ ั ชีธนาคารของผูขาย) แบบสัญญาซื้อขายทั่วไป พพ.017/52 สัญญาเลขที่………………………………… ปทุมวัน กรมพัฒนาพลังงานทดแทนฯ สัญญาฉบับนี้ทําขึ้น ณ ………………………...........................ตํ าบล/แขวง………………………… ปทุมวัน กทม. มี.ค. 2552 อําเภอ/เขต………….…...จั งหวัด……………..……เมื ่อวันที่…1……..เดือน………………...พ.ศ...................... นายอนุรักษ พลังงาน กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน ระหวาง……………….…….................................................โดย.……………................................................ บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด ซึ่งตอไปในสัญญานี้เรียกกวา “ผูซื้อ” ฝายหนึ่ง กับ……………………..........................................ซึ ่งจดทะเบียน พระราม 1 สํานักงานทะเบียนหุนสวนบริษัท 35 เปนนิติบุคคล ณ …………………………………………มี สํานักงานใหญอยูเลขที่………ถนน……………………... ปทุมวัน งหวัด…………….โดย…………………………………………… ปทุมวัน กทม. นายภักดี รักไทย ตําบล/แขวง……………….อํ าเภอ/เขต………......จั

ตัวอยาง

.......................................................................................................................................................................... ขอ 6. การชําระเงิน ผูซื้อตกลงชําระเงิน คาสิ่งของตามขอ 1 ใหแกผขู าย เมื่อผูซื้อไดรบั มอบสิ่งของตามขอ 5 ไวโดยครบถวนแลว ผูซ้อื ตกลงชําระเงินคาสิ่งของตามขอ 1 ใหแกผูขาย การจายเงินตามเงื่อนไขแหงสัญญานี้ ผูซื้อจะโอนเงินเขา กรุงศรีอยุธยา ดินแดง ไทยสามัคคี บัญชีเงินฝากธนาคารของผูขายชื่อธนาคาร…………….…….สาขา……………….…ชื ่อบัญชี………………………… 460-1-03206-8 เลขที่บัญชี……………………….ทั ้งนี้ ผูขายตกลง เปนผูรับภาระเงินคาธรรมเนียม หรือคาบริการอื่นใดเกี่ยวกับการ โอนที่ธนาคารเรียกเก็บ และยินยอม ใหมีการหักเงิน ดังกลาวจากจํานวนเงินโอนใน งวดนั้นๆ

10 ระบุเลขที่บัญชีธนาคารใหถูกตองตรงกับสัญญา (กระดาษ)และขอมูลหลักผูขายที่คําสั่งงาน MK03

ตัวอยางที่ 11 การตรวจสอบรายงานแสดงการบันทึกใบสั่งซือ้ สั่งจางในระบบ GFMIS กับสัญญา การจัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) เพื่อปองกันการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางซ้ําหลายครั้ง

ตรวจสอบการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางในระบบ GFMIS โดยคําสั่งงาน ZMM_ME2N

ตรวจสอบจากรหัสผูขายและรายละเอียดของใบสั่งซื้อสั่งจาง จากตัวอยางการซื้อผงหมึก จํานวน 12 กลอง ราคา 6,000 บาท ยังไมมีการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางดังกลาว

ตรวจสอบการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางในระบบ GFMIS โดยคําสั่งงาน ZMM_PO_RPT01

ถามีการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง (ซื้อผงหมึก จํานวน 12 กลอง ราคา 6,000 บาท ) จะพบรายการใบสั่งซื้อสั่งจางดังกลาว ในระบบ GFMIS

ตัวอยางที่ 12 การตรวจสอบรายงานแสดงยอดงบประมาณวามีงบประมาณเพียงพอตอ การบันทึกใบสั่งซื้อสัง่ จาง ตรวจสอบยอดงบประมาณกอนการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง ในระบบ GFMIS โดยคําสั่งงาน ZFMA55

ตรวจสอบยอดใชงบประมาณและงบประมาณคงเหลือวามีการตัดงบประมาณถูกตอง ตามที่ไดบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง (ซื้อผงหมึก จํานวน 12 กลอง มูลคา 6,000 บาท) ตรวจสอบยอดงบประมาณ หลังการบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง ในระบบ GFMIS โดยคําสั่งงาน ZFMA55

ตัวอยางที่ 13 การตรวจสอบรายงานในระบบ GFMIS ที่มีการบันทึกใบสัง่ ซือ้ สั่งจาง (กรณีใชเอกสารสํารองเงิน) ตรวจสอบรายงานในระบบ GFMIS โดยคําสั่งงาน ZFMA49 กอน การบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง

ยอดเงินกันกอนบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง = 180,100 บาท

เขาไปดูรายละเอียดของเอกสารเงินกัน

ใชเอกสารสํารองเงินเลขที่ 10000087

มีการยกยอดไปป 2009 จํานวน 70,000 บาท และมียอด เงินกันลดลงจาก 70,000 บาท จํานวน 12,000 บาทแลว

เอกสารสํารองเงินเลขที่ 10000087 มียอดคงเหลือ (กอนบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง) จํานวน 58,000 บาท

เมื่อบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง (กรณีใชเอกสารสํารองเงิน) เลขที่ 10000087 โดยทําสัญญาซื้อผงหมึก จํานวน 6,000 บาท

ระบุแหลงของเงิน,ใหสอดคลองกับเอกสารสํารองเงิน ระบุกิจกรรมหลักใหสอดคลองกับแหลงของเงิน

ตรวจสอบรายงานในระบบ GFMIS โดยคําสั่งงาน ZFMA49 หลัง การบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง

ยอดเงินกัน = 174,100 บาท

เอกสารสํารองเงินเลขที่ 10000087

หลังจากบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจาง จํานวน 6,000 บาท (ซื้อผงหมึก) ทําใหรายการเงินกันถูกใชไป = 18,000 บาท (12,000+6,000)

เอกสารสํารองเงินเลขที่ 10000087 มียอดคงเหลือ จํานวน 52,000 บาท เนื่องจากใชไปในการบันทึก ใบสั่งซื้อสั่งจางซื้อผงหมึกไปจํานวน 6,000 บาท

ตัวอยาง 14 การตรวจสอบสัญญาจัดซื้อจัดจาง (กระดาษ) กับการบันทึกใบสั่งซื้อสัง่ จางใน ระบบ GFMIS กอน การบันทึกตรวจรับ แบบสัญญาซื้อขายทั่วไป พพ.017/52 สัญญาเลขที่………………………………… กรมพัฒนาพลังงานทดแทนฯ ปทุมวัน สัญญาฉบับนี้ทําขึ้น ณ ………………………...........................ตํ าบล/แขวง………………………… ปทุมวัน กทม. มี.ค. 2552 อําเภอ/เขต………….…...จั งหวัด……………..……เมื ่อวันที่…1……..เดือน………………...พ.ศ...................... กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน นายอนุรักษ พลังงาน ระหวาง……………….…….................................................โดย.……………................................................ บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด ่งจดทะเบียนเปน ซึ่งตอไปในสัญญานี้เรียกกวา “ผูซื้อ” ฝายหนึ่ง กับ……………………..........................................ซึ พระราม 1 สํานักงานทะเบียนหุนสวนบริษัท กทม. สํานักงานใหญอยูเลขที่…35 นิติบุคคล ณ ……………………………………………..มี ……ถนน……………………... ตําบล/แขวง……………….อํ าเภอ/เขต………......จั ปทุมวัน ปทุมวัน งหวัด…………….โดย…………………………………………… กทม. นายภักดี รักไทย ผูมีอํานาจลงนามผูกพันนิติบุคคลปรากฏตามหนังสือรับรองของสํานักงานทะเบียนหุนสวนบริษัท…………………… 20 มี.ค. 51 (และหนังสือมอบอํานาจลงวันที่……………..…………………) ลงวันที่………………… คูสัญญาไดตกลงกันมีขอความดังตอไปนี้ ขอ 1. ขอตกลงซื้อขาย ผงหมึก รุน HP T101 ราคา 500 บาท ผูซื้อตกลงซื้อและผูขายตกลงขาย……………………………………………………………………………… 12 กลอง 6,000 หกพันบาทถวน จํานวน…………………….เป นราคาทั้งสิ้น………………..… บาท (………………………………….)

ตัวอยาง

ตรวจสอบรายละเอียดในสัญญา(กระดาษ)กับการบันทึก ใบสั่งซื้อสั่งจางในระบบใหมีความถูกตองตรงกัน กอน การบันทึกตรวจรับในระบบ โดยคําสั่งงาน ME23N

ตัวอยางที่ 15 การตรวจสอบเอกสารการลงนามการตรวจรับงาน (กระดาษ) กับรายงาน ในระบบ GFMIS พพ.088/52 เลขที่รับ……………………………… 20 มี.ค. 2552 วันที่……………………………………

ใบสงมอบพัสดุ

บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด เขียนที… ่ ………………………………… มีนาคม 2552 วันที่…20… เดือน……….....พ.ศ………

เรื่อง สงมอบงานจางและแจงหนี้ขอเบิกเงิน บพัสดุ เรียน ประธานคณะกรรมการตรวจรั ……………………………………….. กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน ตามที่ ………………………………………………………… ไดตกลงใหขาพเจา นายภักดี รักไทย บริษัท ไทยสามัคคี จํากัด ในนามบริษัท/ หาง/ราน ……………………………โดย.................................................................. ขายผงหมึก รุน HP T101 ราคา 500 บาท จํานวน 12 กลอง มูลคารวม 6,000 บาท ทําการ…………………………………………………………………………………………………… พพ. 017/52 ตาม ( ) ใบสั่งจาง ( ) บันทึกตกลงจาง ( √ ) สัญญาจัดซื้อจัดจางเลขที… ่ ……………................ 1 มี.ค. 52 6,000 บาท (………………………….) หกพันบาทถวน ลงวันที… ่ …....................ในวงเงิ น ……… นั้น

ตัวอยาง

บัดนี้ ขาพเจาไดปฏิบัตติ าม ( ) ใบสั่งจาง ( ) บันทึกตกลงจาง (√ ) สัญญาจัดซื้อ จัดจางเสร็จเรียบรอยแลว จึงขอสงมอบของตามสัญญาเพื่อตรวจรับและขอเบิกจายเงิน 6,000 จํานวน …………บาท ขอทานไดโปรดดําเนินการเบิกจายเงินคาจางใหแกขาพเจาดวย จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาดําเนินการในสวนที่เกีย่ วของตอไป ขอแสดงความนับถือ นายภักดี รักไทย (........................................) ประธานบริษัท ตําแหนง..........................................

ใบตรวจรับพัสดุ กรมพัฒนาพลังงานทดแทนฯ เขียนที่............................................... 20 มีนาคม 2552 วันที่.................................................. 1 มีนาคม 2552 พพ. 017/52 ตามสัญญาซือ้ ขายทั่วไป ที.่ ..............................ลงวั นที่............................................ ผงหมึก รุน HP T101 แตงตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจางในการจัดซื้อ/จัดจาง............................................... จํานวน 12 กลอง มูลคารวม 6,000 บาท (หกพันบาทถวน) ....................................................................................................................................................... ผงหมึก รุน HP T101 ไทยสามัคคี จํากัด บัดนี้ บริษัท.........................................ได สงมอบพัสดุ/งานจาง...................................................... จํานวน 12 กลอง มูลคารวม 6,000 บาท (หกพันบาทถวน) ...................................................................................................................................................... พพ. 088/52 ......ลงวันที่...................................ถู 20 มีนาคม 2552 ตามใบสงมอบงานเลขที่ .................... กตองครบถวนทุกประการ 4000001125 5 มีนาคม 2552 ตามใบสั่งซื้อหรือจาง ที่..................................... ลงวันที่................................................................

ตัวอยาง

คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/ตรวจการจาง จึงไดลงลายมือชื่อไวเปนสําคัญ (ลงชื่อ)...................................................ประธานกรรมการ นายสุธี กติมา (............................................) เรียน อธิบดีกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและ อนุรักษพลังงาน คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ไดตรวจรับพัสดุ/งานจางไวถูกตอง เรียบรอยแลว ทราบ

............................................... (นายอนุรักษ พลังงาน) เลขานุการกรม

(ลงชื่อ)................................................กรรมการ นางจันทิมา อาจหาญ (..........................................) (ลงชื่อ)..........................................กรรมการและเลขานุการ นายพรรษา มีภาษี (............................................)

ตรวจสอบสถานะใบสั่งซื้อสั่งจาง โดยใชคําสั่งงาน ZMM_ME2N

การบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจางตามสัญญา (กระดาษ) (ซื้อผงหมึก จํานวน 12 กลอง มูลคา 6,000 บาท) ยังไมมีการตรวจรับในระบบ GFMIS

ตรวจสอบการบันทึกรายการ โดยคําสั่งงาน ZMM_PO_RPT01 การบันทึกรายการใบสั่งซื้อสั่งจาง ตามสัญญา (ซื้อผงหมึก จํานวน 12 กลอง มูลคา 6,000 บาท) ยังไมมีการตรวจรับในระบบ GFMIS

ตัวอยางที่ 16 การตรวจสอบสัญญาการจัดซื้อจัดจาง(กระดาษ)กับรายงานในระบบ GFMIS เพื่อปองกันมิใหบันทึกขอมูลผิดประเภทรายการ ตรวจสอบสถานะใบสั่งซื้อสั่งจาง โดยคําสั่งงาน ZMM_ME2N เพื่อดูสถานะใบสั่งซื้อสั่งจางวามีการบันทึกตรวจรับในระบบ แลวหรือไม เพื่อทําการตั้งเบิกตอไป

พบวา ใบสั่งซื้อสั่งจางตามสัญญา (ซื้อผงหมึก จํานวน 12 กลอง มูลคา 6,000 บาท) มีการบันทึกตรวจรับแลว แตยังไมไดต้งั เบิกจากระบบ GFMIS

ตรวจสอบการบันทึกรายการ โดยคําสั่งงาน ZMM_PO_RPT01

พบวามีการบันทึกตรวจรับแลว แตยังไมไดต้งั เบิกจากระบบ GFMIS

ตัวอยางที่ 17 การยกเลิกตรวจรับ ภายหลังเมื่อพบวาใบสั่งซื้อสั่งจาง (ทีต่ รวจรับไปแลว) มีการบันทึกรายละเอียดไมถูกตองตามสัญญา (กระดาษ) เพือ่ เขาไปเปลี่ยนแปลง แกไขรายละเอียดจัดซื้อจัดจางใหถูกตอง หากมีการตรวจรับใบสั่งซื้อสั่งจางในระบบ GFMIS แลว แตภายหลังพบวา มีการบันทึกรายละเอียดไมถูกตอง เชน ปริมาณที่สั่งซื้อ ,ราคาตอหนวย เปนตน

1. ตองเขาไปยกเลิกการตรวจรับ ในระบบ GFMIS โดยใชคําสั่งงาน MIGO

2. หลังจากยกเลิกการตรวจรับแลวตองเขาไปแกไขรายละเอียดใหถูกตอง ตามสัญญา (กระดาษ) โดยใชคําสั่งงาน ME22N กด

ระบบจะใหสามารถแกไขรายละเอียดได จึงทําการแกไขใหถูกตอง

ตัวอยางที่ 18 การยกเลิก PO ที่ไดยกยอดแลว (สลาย PO) - กรณีสลาย PO และตองการใหระบบสรางเอกสารสํารองเงินกันใหอัตโนมัติ ใบสั่งซื้อสั่งจางเลขที่ 4000001710 ไมสามารถแกไขหรือเปลี่ยนแปลงได เพราะไดยกยอดไปแลว จึงตองทําการยกเลิกใบสั่งซื้อสั่งจางดังกลาว (สลาย PO) โดยใชคําสั่งงาน ZMM_POCL_PF ระบบสรางเอกสารสํารองเงินกันใหอัตโนมัติ

ระบบไดสลาย PO เลขที่ 4000001710 ใหแลว และสรางเอกสารสํารองเงินเลขที่ 40000028 สลาย PO เพื่อนํายอดเงินที่คางในใบสั่งซื้อสั่งจางเลขที่ดังกลาวได ถูกนําออกมาใชกับใบสั่งซื้อสั่งจางใบใหมตอไป โดยการอางอิง เอกสารสํารองเงินเลขที่ 40000028 (ที่ไดรับจากระบบ)

- กรณีสลาย PO เพื่อคืนเงินกันเหลื่อมป ใบสั่งซื้อสั่งจางเลขที่ 4000011330 ไมสามารถแกไขหรือเปลี่ยนแปลงได เพราะไดยกยอดไปแลว จึงตองทําการยกเลิกใบสั่งซื้อดังกลาว (สลาย PO) โดยใชคําสั่งงาน ZMM_POCL

ระบบไดสลาย PO เลขที่ 4000011330 และคืนเงินกันเหลื่อมป ใหในระบบ GFMIS

- กอนสลาย PO

หลังจากสลาย PO ทําใหจํานวนเงินเพิ่มขึ้น (ไดคืนเงินกันเหลื่อมป) เพราะไดยกเลิกใบสั่งซื้อสั่งจางเลขที่ 4000011330 จํานวน 6,000 บาท

- หลังสลาย PO

ตัวอยางที่ 19 การตรวจสอบรายละเอียดใบสั่งซือ้ สั่งจางทีต่ องการขยายเวลาเบิกจาย/กันเงินไว เบิกเหลื่อมปใหถูกตองครบถวน กอน การขอขยายเวลาเบิกจาย/กันเงินไวเบิก เหลื่อมปในระบบ GFMIS ตรวจสอบดูรายละเอียดใบสั่งซื้อสั่งจางที่ตองการขอขยายเวลาเบิกจาย/ กันเงินไวเบิกเหลื่อมป โดยคําสั่งงาน ZMM_PO_LIST (รอบ 31 มีนาคม) ZMM_PO_LIST_N (รอบ 30 กันยายน)

เลือกใบสั่งซื้อสั่งจางที่ตองการขอขยายเวลาเบิกจาย/กันเงินไวเบิกเหลื่อมป โดยการทําเครื่องหมาย ไวหนาเลขที่ใบสั่งซื้อสั่งจางที่ตองการ