สร้าง Microsoft team Meeting ใน Outlook

แนะนำวิธีการนัดประชุมโดยใช้ Microsoft Outlook แน่นอนว่าโปรแกรมนี้เป็นที่รู้จักดีว่าจะใช้ในการเชื่อมต่ออีเมล์ เพิ่มความสะดวกในการรับส่งอีเมล์ เนื่องจากเพียงเปิดโปรแกรม Outlook ก็สามารถเช็ค รับส่ง อีเมล์ได้ ลดขั้นตอนการเปิดเว็บ จึงเป็นโปรแกรมที่บริษัทหรือองค์กรให้ความนิยมในใช้งาน Outlook

นัดประชุมผ่าน Microsoft Outlook

โปรแกรม Outlook ยังมีฟังน์ชั่นอื่นๆให้ได้ใช้งานอยู่อีกมาก โดยวันนี้จะพูดถึงการนัดประชุมผ่าน Outlook เป็นการนัดประชุมโดยจะแจ้งการนัดหมายไปยังอีเมล์ของคนที่ต้องการให้เข้าร่วมประชุม สามารถตั้งแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนเวลาประชุม และอื่นๆให้ปรับใช้งาน

เริ่มกันเลยนะครับ

1. เปิด Microsoft Office Outlook คลิก New Items (สร้างรายงาน)  >> Meeting (ประชุม)

2. จากนั้นระบุรายละเอียด

• To: ใส่อีเมล์ของผู้ที่ต้องการนัดให้เข้าร่วมประชุม
• Subject: หัวข้อการประชุม
• Location: สถานที่ประชุม
• Start time: วัน เวลา ที่เริ่มประชุม
• End time: วัน เวลา สิ้นสุดการประชุม

• ระบุรายละเอียดการประชุมในส่วนของเนื้อหา โดยมีเครื่องมือให้ใช้งาน เช่นเดียวกับ word

เครื่องมือการปรับแต่งการนัดประชุม

เครื่องมือสำหรับการแทรก ไฟล์ ตาราง รูปภาพ อื่นๆ

เครื่องมือการปรับแต่งตัวอักษร

3. กำหนดการแจ้งเตือนก่อนถึงเวลาการประชุม ที่เมนูกลุ่ม Options (ตัวเลือก) >> Reminder (ตัวเตือน) เลือกตามที่ต้องการ เสร็จแล้วกด Send

เท่านี้ก็เสร็จการนัดประชุมแล้วครับ

ตัวอย่างที่ผู้ที่ทำการนัดจะได้รับอีเมล์การนัดประชุม

ตัวอย่างอีเมล์หลังจากที่ผู้ที่นัดเข้าร่วมประชุมตอบกลับ

ตัวอย่างการแจ้งเตือนก่อนถึงเวลาประชุมตามที่กำหนดไว้

ใน MS Teams สามารถจัด Meeting(การประชุมออนไลน์)ได้คล้ายกับ Zoom Meeting เมื่อมีการจัด Meeting จัด Teams กำหนดการ Meeting ดังกล่าวจะปรากฏบน Calendar ทั้งใน Teams และ Outlook ทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่ลืมกำหนดการและสามารถตรวจสอบได้จากทั้งสองช่องทาง รวมถึงมีการแจ้งเตือนช่วงหน้าด้วย

การจัด Meeting สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

• ในช่องแชทส่วนตัว เลือกปุ่ม "Schedule a meeting" ใต้ช่องพิมพ์ข้อความใหม่ในช่องแชท

• เลือกที่ "Calendar" ที่แถบเมนูด้านซ้ายของ MS Teams จากนั้นเลือกที่ปุ่ม New meeting มุมขวาบน

• เลือกที่ "Calendar" ที่แถบเมนูด้านซ้ายของ MS Teams จากนั้นเลือกที่วันและเวลาที่ต้องการบนปฏิทินได้โดยตรง

ในหน้าต่างการตั้งค่าและจัดการการ Meeting จะสามารถใส่รายละเอียดที่สำคัญของการประชุมนั้นๆได้ ทั้งชื่อการประชุม บุคคลที่ต้องการให้เข้าร่วม วันและเวลา เมื่อเพิ่มรายละเอียดเรียบร้อยแล้วกดที่ "Save"เพื่อบันทึกการสร้าง Meeting และระบบจะส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุมไปให้กับผู้ที่มีรายชื่อเข้าร่วมประชุมทุกคนผ่านทาง e-mail

สามารถเชิญบุคคลภายนอก Teams มาเข้าร่วมการประชุมได้ โดยใช้ e-mail และเพิ่มไปที่ช่อง "Add required attendees"ตอนสร้าง Meeting