แบบฟอร์ม การเขียนรายงานการปฏิบัติงาน

รูปแบบของการเขียนรายงานการปฏิบัติงานมี  ๓  ประเภท

                      ๑.  รายงานขนาดสั้นไม่เป็นทางการ 

                            ๑)  มีความยาวมาเกิน  ๑๐  หน้า

                            ๒)  ใช้ในโอกาสเร่งด่วนกับเรื่องราวที่ไม่เป็นทางการนัก

                            ๓)  นิยมเขียนสนรูปบันทึก  เป็นการภายใน หรือในรูปแบบของจดหมาย

๑. องค์ประกอบของรายงานขนาดสั้น

                      ๑. ตอนต้นหรือส่วนหน้า  : กล่าวถึงวัตถุประสงค์หรือสาเหตุที่ต้องทำรายงาน  เช่น  ได้รับคำสั่ง (อ้างคำสั่ง) กล่าวถึงขอบเขตของการปฏิบัติ  และการดำเนินงานอย่างชัดเจน

                      ๒.  ส่วนเนื้อหา  : กล่าวถึงงานที่ได้ทำโดยสรุปเป็นประเด็นสำคัญ (ใคร  ทำอะไร  ที่ไหน  อย่างไร)  ให้ถูกต้อง

                      ๓.  ตอนท้ายหรือตอนสรุป  :กล่าวสรุปผลของการรายงาน  อาจมีข้อเสนอแนะข้อคิด หรือแนวทางการแก้ปัญหา

๒. การเขียนรายงานขนาดยาวแบบเป็นทางการ  มีลักษณะดังนี้  : 

                      ๑.  ความยาวตั้งแต่  ๑๐  หน้ากระดาษขึ้นไป

                      ๒.  มีข้อมูลรายละเอียดที่กว้างขวาง

                      ๓.  ต้ออาศัยการวิเคราะห์อย่างละเอียด แม่นยำ  ชัดเจน

                      ๔.  ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้

                      ๕.  นิยมจัดทำเป็นรูปเล่ม

                      ๖.  มีสถิติ  ตาราง  รูปถ่าย  เอกสารอ้างอิง

ส่วนประกอบของรายงานขนาดยาวแบบเป็นทางการ

                    ๑.  หนังสือนำส่งรายงาน :  แต่ละหน่วยงานจะกำหนดรูปแบบของหนังสือนำส่งรายงานเอง  (อาจเป็นบันทึกข้อความ, จดหมายธุรกิจ ฯลฯ) โดยมีเนื้อหาสรุปย่อรายงาน  ละให้ข้อเสนอแนะ

                    ๒.  ส่วนต้นของรายงาน: มีส่วนประกอบดังนี้

                          ปกนอกและปกใน จะแบ่งกระดาษออกเป็น  ๓  ส่วน จากบนลงล่าง  ข้อความบนหน้าปกจะประกอบด้วย

                              -  ชื่อเรื่อง จัดไว้กึ่งกลาง

                              -  ชื่อ  -  สกุล  และตำแหน่งผู้รายงาน ระบุว่าเป็นรายงานที่ใครนำเสนอ

                              -  หน่วยงาน  และวัน  เดือน  ปี  ที่รายงาน

                              คำนำ  :  แจ้งให้ทราบว่า  เนื้อหารายงานจะเป็นอย่างไร

                             สารบัญ :   การบอกให้ทราบว่ารายงานทั้งหมดมีกี่บท  อะไรบ้าง  โดยเรียงลำดับ  ละมีเลขหน้าประกอบเพื่อให้สะดวกในการค้น 

                    ๓. ส่วนเนื้อหา  :   คือ  ส่วนของข้อมูลทั้งหมด  มีส่วนประกอบดังนี้

                              ส่วนนำ  :  เป็นการบอกให้ทราบถึงสาเหตุการทำรายงาน  ตลอดจนความเป็นมา  วัตถุประสงค์  รวมถึงประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

                              เนื้อเรื่อง :   มีหลายบทตามประเด็นที่ตั้งไว้  ประกอบด้วยข้อเท็จจริง  บทวิเคราะห์  ภาพประกอบ ตาราง ฯลฯ

                              บทสรุปและข้อเสนอแนะ  :  เป็นการสรุปประเด็นของรายงานให้ชัดเจนยิ่งขึ้น  และเสนอแนวทางแก้ไขปัญหา  หรือพัฒนาสายงานให้ดียิ่งขึ้น

                    ๔. ส่วนท้าย : ประกอบ  ๒  ส่วน ดังนี้

                              บรรณานุกรมหรือเอกสารอ้างอิง   : คือรายชื่อหนังสือ  หรือเอกสารอ้างอิงทั้งหมดที่ใช้ในการทำรายงาน

                              ภาคผนวก  :   เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ศึกษา หรือเรื่องที่รายงาน

ข้อเสนอแนะ  :

                  การเขียนรายงานอย่างยาวจะมีหัวข้อครบหรือไม่ก็ได้  ผู้เขียนควรพิจารณาเลือกหัวข้อตามความเหมาะสม

(้ศึกษาตัวอย่างจากหนังสือแบบเรียน    หน้า  ๑๓๑  -  ๑๓๔)