เราสามารถนำ Microsoft Teams มาใช้เป็นเครื่องมือในการสื่อสารภายในมหาวิทยาลัยได้ฟรีเนื่องจากมหาวิทยาลัยใช้งาน Microsoft 365
Microsoft 365 username ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ใช้อย่างไร
Microsoft 365 username ก็คือ PSU Passport username ของมหาวิทยาลัย เมื่อ Sign-in ให้เขียนเป็นรูปแบบดังนี้ username ต่อท้ายด้วย @psu.ac.th ตัวอย่างเช่น username คือ naikor.n ก็เขียนว่า naikor.n@psu.ac.th เป็นต้น (เริ่มใช้รูปแบบนี้ตั้งแต่วันที่ 14 พฤศจิกายน พ.ศ. 2565)
Microsoft 365 password ก็คือ รหัสผ่านอันเดียวกับ PSU Passport password
- ถ้าคนที่ลง Microsoft Teams แล้ว Sign-in (login) ไม่ผ่าน ต้องลงทะเบียน Microsoft 365 ก่อนที่ link นี้ //passport.psu.ac.th/index.php?content=365&action=active
- ตั้งแต่วันที่ 14 พฤศจิกายน พ.ศ. 2565 เป็นต้นไป การทำ Microsoft 365 Sign-in (login) จะมีขั้นตอนเพิ่ม หลังจากตรวจสอบ Username และ Password ผ่านแล้ว จะต้องยืนยัน Code ด้วย Microsoft Authenticator
ประโยชน์ที่จะได้
- นำมาใช้ทดแทน โทรศัพท์ที่โต๊ะทำงาน ของบุคลากร เพราะเราสามารถเลือกรายชื่อ PSU Passport แล้วโทรหากันได้ โดยไม่ต้องรู้เบอร์โทรอีกแล้ว ทำให้ไม่ว่าเราจะอยู่ในเครือข่าย LAN หรือ 4G ก็คุยกันได้ ไม่ต้องสนใจว่าเมื่อมีการบำรุงรักษาโทรศัพท์จะติดต่อไม่ได้ รวมทั้งในมุมของคณะ/หน่วยงาน จะประหยัดค่าใช้จ่ายส่วนนี้ไป ออฟฟิศจะดูโล่งขึ้น มหาวิทยาลัยไม่ต้องลงทุนใหม่ ลดโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ ต่อไปก็เหลือเฉพาะเบอร์โทรสำนักงานเท่านั้น ทำให้โทร private ได้ทั้ง 5 วิทยาเขต หรือ โทร เป็น กลุ่ม ได้สะดวก แม้ไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน
- การโทรหากันของบุคลากรในมหาวิทยาลัย จำชื่อ ง่ายกว่า จำเลขโทรศัพท์ โดยการพิมพ์ค้นหาชื่อในโปรแกรม ดีกว่า Line หรือ Social Apps อื่น ๆ เพราะเรามีรายชื่อ PSU Passport ครบอยู่แล้ว นักศึกษาค้นหาด้วย รหัสนักศึกษา หรือชื่อภาษาไทย บุคลากรค้นหาด้วยชื่อภาษาอังกฤษจะสะดวกกว่าชื่อภาษาไทย ส่วนการติดต่อคนนอกหรือส่วนตัวก็ให้ใช้อย่างอื่นไป
- นำมาใช้ทดแทน Line ได้ เพราะสามารถ คุย (chat) ได้ โทร (call) ได้ ส่งไฟล์ (attach file) ได้และเก็บรายการไฟล์เป็น Tab เพื่อค้นหาได้ง่ายกว่า และยังมี featured ทำ Video Call ได้ แบบสองต่อสอง และแบบกลุ่ม
- ในส่วน Video Call นำมาใช้ในการประชุมแบบ Meetings ได้ สามารถเปิด share desktop หรือ share application เดียว เพื่อให้อีกฝั่งดูได้ ใช้สอนงาน คุยงานที่เขียนไว้ในไฟล์เอกสารได้
- การ chat สามารถสร้างเป็น channel ย่อยได้ เช่น ตั้งชื่อกลุ่มทำงาน หน่วยงาน และ หน่วยงานย่อย ได้ ทำให้แยกคุย private ของแต่ละ channel ผู้ใช้งานก็จะเห็นเฉพาะที่เราเป็นสมาชิกในกลุ่ม การเพิ่มสมาชิกในกลุ่มก็ง่ายมาก เลือกชื่อจากช่องค้นหารายชื่อได้ทันที ไม่ต้องไปถามชื่อ ID กันอีก
Microsoft Teams ใช้งานได้กับอุปกรณ์อะไรบ้าง
- ใช้งานได้บน Smart Phone ที่เป็น iOS และ Android โดยติดตั้งโปรแกรมผ่าน App Store และ Play Store
สำหรับ Android //play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.teams&hl=enสำหรับ iOS //apps.apple.com/us/app/microsoft-teams/id1113153706
- ใช้งานได้บน ระบบปฏิบัติการ Windows โดยติดตั้งโปรแกรม Microsoft Teams for Windows ทำให้โปรแกรมเปิดทำงานพร้อมกับ Windows ได้ที่ที่ //teams.microsoft.com/downloads
- ใช้งานได้บน Web Browser เช่น Google Chrome ได้ด้วย โดยเข้าไปที่ URL: //teams.microsoft.com และ Sign-in ด้วย Microsoft 365 username กับ password ทำให้รองรับผู้ใช้งานที่ใช้ Windows และ Linux น่าจะรวมถึง Mac ด้วย แม้ไม่ได้ติดตั้งโปรแกรม
Pro tip : การประชุมแบบอิงห้องเรียน จุคนได้ 300 คนในแพลนเริ่มต้น และ 1,000 คนในแพลนเสียตัง โดยประชุมได้สูงสุด 24 ชั่วโมง หากเกิน ให้ออกเข้าใหม่
Case 1: นัดด่วนแบบอิงห้องเรียน ( สร้างห้องแล้ว )เหมาะกับ : เริ่มเรียนทันที แบบไม่นัดล่วงหน้า
ไปที่ Teams ที่ต้องการจะนัดประชุม จากนั้น คลิกไปที่ไอคอนรูปกล้องที่ด้านขวาบน จะปรากฎหน้าให้เลือกว่าจะ “Meet now — ประชุมตอนนี้เลย” หรือ “Schedule a meeting — นัดล่วงหน้า”
ใน iPad ก็จะอยู่บริเวณเดียวกัน
Case 2: นัดด่วนแบบ ไม่อิงห้องเรียน ( ไม่ต้องสร้างห้องเรียน )
เหมาะกับ : ประชุมทันที กับ คนทั่วไป ที่ไม่ได้สร้างห้อง หรือ แค่ไม่กี่คน เช่น ประชุมครู
- กด Calendar ที่เมนูด้านซ้าย และเลือก Meet now ได้เลย จากนั้น Get a link to share แล้วเริ่มประชุม
Pro tip : เราสามารเก็บ link ไว้ใช้ทีหลังได้ โดยที่ได้ต้องเริ่มห้องประชุมตอนนั้น
เมื่อเปิดห้องมาแล้ว จะขึ้น Popup ให้กด Copy link อีกครั้งเช่นเดียวกัน หากลืม copy ก่อนเข้าห้อง
หรือถ้าประชุมไปแล้ว อยากส่ง Meeting link เพิ่มเติมให้คนที่ตามเข้ามาทีหลัง ก็สามารถ กดได้ที่ People →Share Invite → Copy Meeting link
Pro tip : ถ้าเป็นคนในองค์กร ก็พิมพ์ชื่อ เหมือนโทรตามได้เลยครับ
Link นี้ จริงๆมีอายุนานกว่า 60 วัน แปลว่าส่งครั้งเดียว ใช้งานได้นาน คราวหน้าตกลงกันว่าจะเจอกันตอนไหน แล้วเข้า link เดิมก็ได้ครับ
ใน Outlook ก็มีปุ่ม Meet now เหมือนกันนะครับ เวลาเปิด Calendar มา
หากสร้างจาก Mobile / iPad
คลิกปุ่ม Calendar จากนั้นจะเจอไอคอนรุปกล้อง สำหรับ Meet now
จากนั้นกด รูปคน และเลือกถาดที่มุมขวาบน เพื่อกด Copy link
ส่วนของ มือถือ ก็คล้ายๆกัน
สำหรับ Schedule Meeting ให้กดที่ปุุ่ม+
Case 3: Schedule a meeting แบบอิงห้อง ( นัดล่วงหน้า )
ถ้าใครไม่เจอปุ่มนี้ แสดงว่าทาง IT ได้ปิดเอาไว้ครับ อาจจะเนื่องจากใช้ email ที่เก็บบน sever ของตัวเอง ไม่ได้ใช้ Outlook online แต่ถ้าใครมี ก็ดีใจด้วยนะครับ คุณสะดวกไปอีกขั้น
Use case : นัดล่วงหน้า หรือ นัดประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เช่น นัดตารางสอนในห้องเรียน
- กดในหน้าทีมของเรา โดยจะอยู่ที่มุมขวาบน ( ระบุห้องให้เลย)
นัดแบบนี้ เราแค่เลือกเวลาที่จะนัด ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย ไม่ต้องเสียเวลาใส่ชื่อนักเรียนทีละคน
หากมีเรียนทุกวันจันทร์ ให้ไปตั้งค่าที่ Repeat options → Custom
ระบุได้ ว่าจะเกิดขึ้นซ้ำทุกๆ วันไหน สิ้นสุดวันไหน
ในมุมมองนักเรียน จะเจอ Link อยู่ใน Calendar
ในมุมมองของ iPad
ต้องไปใช้วิธีที่ 4 แทน คือ ไปสร้างนัดล่วงหน้า แล้วใส่ชื่อห้องทีหลัง
เลือกคำว่า ไปที่แชนเนล
เลือก เกิดซ้ำ
Case 4: Schedule a meeting แบบไม่อิงห้อง ( นัดล่วงหน้า )
Use case : นัดล่วงหน้า หรือ นัดประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เช่น Weekly meeting
- ไปที่เมนู Calendar ด้านซ้าย และเลือก ขวาบน ( ระบุคน หรือ ห้อง เอง )
กดเข้ามาแล้วก็ กรอกรายละเอียดเหมือนนัดประชุมปกติได้เลยครับ
- จุดสำคัญอยู่ตรงที่ ต้องใส่ Email “Add require attendees” หรือ “Add Channel” ด้วย ไม่งั้นมันจะไม่สร้าง Link สำหรับประชุมออนไลน์ให้
การเพิ่มชื่อคนใน Add require มันจะไปเพิ่มตารางใน Calendar ให้เลย แต่ถ้าเพิ่มเป็นชาแนล มันจะไปส่งจดหมายเชิญให้ในชาแนลนั้น ต้องให้คนกด Accept ด้วย ถึงจะขึ้นใน Calendar
Tip : ถ้ากด Schedule จากทีม มันจะเลือกChannelให้เลยก็ คือชาแนลที่เราไปกดสร้าง
Note: เมื่อส่ง Schedule ไปแล้ว จะแก้ไข Channel ไม่ได้ แต่แก้ชื่อได้
กรณีอยาก Copy link ไปส่งให้เพื่อนกลุ่มใหญ่ๆนอกองค์กร ก็คลิกที่นัดนั้นๆ แล้ว Copy ได้เลย
ในมุม iPad
สร้างเสร็จแล้ว ก็มากด แชร์การเชิญ ได้เลย
Case : แชทส่วนตัว
หากเป็นแชทส่วนตัว ให้มองหาที่ด้านขวาบนจะเจอปุ่ม Video Call, Voice call, Screen share only ( ไม่มีเสียง ) — ในมือถือจะอยู่ด้านบนเช่นกัน
Meeting Option !! ไม่อยากให้ห้องวุ่นวาย ทุกคนแย่งกันแชร์หน้าจอ ?
เราสามารถกำหนดได้ด้วยว่า ใครสามารถเข้าห้องได้เลยบ้าง ( ถ้าเป็นคนนอกองค์กร สามารถให้เขารอหน้าห้องได้)
หรือกำหนดได้เลยว่า ใครสามารถ พรีเซนท์และ บันทึกการประชุมได้บ้าง ( เป็นการกำหนดค่าเริ่มต้น สามารถแก้ไขระหว่างประชุมได้ โดยกด (…) หลังชื่อ และเลือก Make a presenter )