มารยาทในการสนทนาผ่านทางโทรศัพท์

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ผู้ให้บริการที่ดีจะต้องพร้อมอยู่เสมอในให้บริการ  ให้เกียรติลูกค้าโดยการเรียกชื่ออย่างถูกต้อง หรือใช้สรรพนามที่เหมาะสม และพร้อมให้บริการด้วยความเต็มใจเสมอทุกสาย

บทความ :

การจัดการความรู้เรื่อง มารยาทในการพูดโทรศัพท์
ฝ่ายพัฒนานักศึกษา คณะอุตสาหกรรมเกษตร

การพูดโทรศัพท์
1. ในกรณีที่เราเป็นฝ่ายโทรศัพท์ติดต่อ ควรเจ้งหมายเลขที่ต้องการติดต่อ เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าตรงกับหมายเลขที่เราจะติดต่อหรือไม่ ถ้าถูกต้องจึงบอกชื่อ ผู้ที่เราต้องการจะขอพูดด้วยอย่างชัดเจน
2. ถ้าเราเป็นฝ่ายรับโทรศัพท์ ควรแจ้งหมายเลขของเราให้ทราบพร้อมกับถามว่าเขาต้องการพูดกับใคร และรีบจัดการติดต่อให้ทันที
3. มีหลายครั้งที่โทรศัพท์เข้ามาผิดหมายเลข แต่อาจอยู่ในบริเวณเดียวกัน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นหน่วยราชการ หรือองค์กร บริษัท ถ้าสามารถติดต่อให้ได้ บอกให้เขาถือสายรอ เราจะโอนให้
4. การใช้โทรศัพท์ควรพูดเฉพาะที่จำเป็นและไม่ใช้เวลานานเกินสมควร เพราะอาจมีผู้อื่นต้องการใช้สายในขณะนั้น
5. ถ้าต้องการตัดบทสนทนาทางโทรศัพท์ ควรใช้วิธีบอกอย่างตรงไปตรงมาแต่นุ่มนวล
6. ในสมัยก่อนจะมีความเชื่อกันว่าผู้น้อย หรือเด็กกว่าไม่ควรโทรศัพท์นัดหมายผู้ใหญ่ แต่ปัจจุบันเวลาเป็นสิ่งมีค่า และการเดินทางไปมาลำบาก การติดต่อทางโทรศัพท์เป็นสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างยิ่ง ดังนั้นผู้ใหญ่จึงมักอนุโลมให้มีการติดต่อนัดหมายทางโทรศัพท์
               
 กรณีที่ผู้น้อยติดต่อไปหาผู้ใหญ่จึงต้องคำนึงถึงการใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม ในการสนทนาใช้น้ำเสียง ที่นุ่มนวลและน่าฟัง  ไม่ควรพูดห้วนๆ  หรือเรียกร้องเอาฝ่ายเดียว ต้องนึกถึงเวลาและโอกาส หรือความสะดวกของผู้ฟังด้วย

แนวปฏิบัติในการพูดโทรศัพท์
 การพูดโทรศัพท์ที่ดีมีแนวปฏิบัติกว้าง ๆ ดังนี้
1. ผู้โทรศัพท์ติดต่อไป  เมื่อมีผู้รับโทรศัพท์ควรปฏิบัติ ดังนี้
   1.1 ทักทายด้วยคำว่า “สวัสดี” พร้อมแจ้งหมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องการติดต่อเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้อง จากนั้นจึงบอกชื่อผู้พูดโทรศัพท์ หรือชื่อหน่วยงานของผู้พูดโทรศัพท์
   1.2 บอกชื่อผู้ที่เราต้องการจะพูดด้วยให้ชัดเจน
   1.3 ถ้าต้องการขอความช่วยเหลือจากผู้รับให้ตามตัวผู้ที่เราต้องการจะพูดด้วย หรือฝากข้อความถึงผู้ที่ไม่อยู่ ต้องพูดให้สุภาพและขอบคุณทันที ไม่ควรรอไว้ขอบคุณภายหลัง
   1.4 การฝากข้อความไว้กับผู้รับ ควรสอบถามก่อนว่าผู้รับฝากข้อความเป็นใครมีหน้าที่อะไร  เพื่อหากมีปัญหาในการสื่อสารจะด้วยเหตุใดก็ตามสามารถอ้างอิงหรือสอบถามกับผู้รับฝากข้อความได้
   1.5 การพูดโทรศัพท์ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์สาธารณะหรือที่ใดก็ตามควรรักษามารยาทด้วยการไม่ใช้นานเกินสมควร เพราะอาจจะมีผู้มีธุระจำเป็นต้องการใช้อยู่
   1.6 การติดต่อโทรศัพท์ผิดหมายเลข ควรกล่าวคำขอโทษอย่างสุภาพ

2. ผู้รับโทรศัพท์ มารยาทในการเป็นผู้รับโทรศัพท์ที่ดีควรปฏิบัติ ดังนี้
   2.1 เมื่อรับโทรศัพท์ควรเริ่มต้นทักทายด้วยคำว่า “สวัสดี” พร้อมกับแจ้งหมายเลขโทรศัพท์ของตน  หรือบอกชื่อผู้รับโทรศัพท์ กรณีเป็นหน่วยงานควรบอกชื่อหน่วยงานของผู้รับโทรศัพท์ให้ทราบ และควรถามว่าต้องการติดต่อกับใครด้วยความสุภาพ  มีน้ำเสียงนุ่มนวล
   2.2 ถ้าผู้ติดต่อมาต้องการพูดกับผู้อื่น ควรรีบติดต่อให้ทันที หากการติดต่อต้องใช้เวลานาน ควรบอกให้ผู้ติดต่อมาทราบเสียก่อน หรือบอกให้โทรศัพท์ติดต่อมาอีกครั้งหนึ่งในระยะเวลาเท่าไร
   2.3 กรณีที่ผู้ที่ต้องการจะติดต่อด้วยไม่อยู่ และผู้ติดต่อมาต้องการฝากข้อความไว้ ควรใช้วิธีจดให้ชัดเจน ไม่ควรใช้วิธีจำเป็นอันขาด หรือมิฉะนั้นควรสอบถามชื่อของผู้ที่โทรศัพท์ติดต่อมาพร้อมหมายเลขที่จะโทรศัพท์กลับไปภายหลัง
   2.4 ถ้าต้องการตัดบทสนทนาทางโทรศัพท์ ควรบอกอย่างตรงไปตรงมาแต่นุ่มนวล เช่น “ขอโทษครับ มีอะไรอีกไหมครับ พอดีมีคนเข้ามาติดต่องาน (หรืองานกำลังยุ่ง) ครับ หากมีอะไรก็โทรมาใหม่นะครับ สวัสดีครับ”

โทรศัพท์

รูปภาพเกี่ยวกับบทความ: 

Language Thai

• ฐิตารีย์ สมรูป's blog

อาจกล่าวได้ว่า “น้ำเสียงและคำพูดที่ดี สามารถสร้างรอยยิ้มให้แก่ผู้ติดต่อได้”
1. พูดให้สั้นและได้ใจความ
2. น้ำเสียงนุ่มนวล เป็นธรรมชาติ
3. ไม่ควรใช้คำพูดที่ไม่สุภาพ และไม่ให้เกียรติผู้รับสาย
4. การออกเสียงตัวอักษรและตัวเลขต้องชัดเจน
5. น้ำเสียงเป็นมิตร มีชีวิตชีวา สดชื่นแจ่มใส
6. ไม่ใช้โทรศัพท์สำนักงานคุยเรื่องส่วนตัว
7. จำเสียงคู่สนทนาได้แม่นยำ
8. ไม่พูดความลับทางโทรศัพท์
9. ต่อผิดควรกล่าวคำว่า “ขอโทษ” ด้วยเสียงที่สุภาพ
10. กล่าวคำว่า “สวัสดี” ทุกครั้งที่รับและจบการสนทนา
11. กล่าวคำว่า “ขอบคุณ” ทุกครั้งที่ได้รับความช่วยเหลือ
12. ท้ายประโยคทุกครั้งควรกล่าวคำว่า คะ ค่ะ หรือ ครับ
13. ไม่มีใครต้องการพูดสายกับคนที่พูดไม่รู้เรื่อง
14. จงยิ้มขณะพูดโทรศัพท์

มารยาทในการสนทนาผ่านทางโทรศัพท์ควรปฏิบัติอย่างไร

การพูดคุยโทรศัพท์ที่ถูกต้องเหมาะสมมีลักษณะอย่างไร

เทคนิคการพูดโทรศัพท์มีอะไรบ้าง

คำแรกในการพูดทางโทรศัพท์ควรใช้คำพูดใด