ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคํา คือ

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

สารบัญ Show

ความสำคัญและประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
Share this:

MS.WORD

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

โปรแกรมประมวลผลคำเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ไดร้ ับกำร
ออกแบบมำเพอื่ ใชพ้ ิมพข์ อ้ ควำมสำหรับเอกสำรดว้ ยคอมพวิ เตอร์
กำรใชค้ อมพิวเตอร์มีขอ้ ดีกวำ่ กำรใชเ้ คร่ืองพมิ พด์ ีด คือ

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

1. ระบบคอมพวิ เตอร์ มีจอที่ช่วยใหส้ ำมำรถมองเห็น
ขอ้ ควำมที่พิมพ์ หำกมีขอ้ ผดิ พลำดกส็ ำมำรถมองเห็นขอ้ ผิดพลำด
และสำมำรถแกไ้ ขก่อนพิมพจ์ ริงบนกระดำษดว้ ยเครื่องพมิ พ์

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

2. ข้อควำมท่ีพิมพ์แล้วสำมำรถบนั ทึกในรูปของไฟล์ข้อมูล และ
จดั เก็บในอุปกรณ์ต่ำงๆท่ีสำมำรถเรียกขอ้ มูลงำนเอกสำรเดิมกลบั มำแก้ไข
แลว้ พิมพซ์ ้ำใหม่ได้ เช่น ตวั อยำ่ งอุปกรณ์ใชส้ ำหรับบนั ทกึ ขอ้ มูลในปัจจุบนั
เช่น ฮำร์ดดิสก์ (Hard disk) แผน่ ดิสกเ์ กต็ (Diskette) แผน่ ซีดี
(CD) แฟลซไดร์ฟ (Flash Driver หรือ Thumb Driver)

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

3. สำมำรถกำหนดรูปแบบตัวอักษร และงำนพิมพ์เป็ น
รูปแบบต่ำงๆไดต้ ำมที่ผใู้ ชต้ อ้ งกำร

4. สำมำรถป้อนขอ้ มูลงำนเอกสำรไดเ้ ร็วข้ึน

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

5. มีคำสงั่ ที่ใชใ้ นกำรตรวจทำนควำมถูกตอ้ งของตวั สะกด และ
ควำมหมำยใหก้ ่อนพมิ พช์ ่วยใหป้ ระหยดั เวลำและค่ำใชจ้ ่ำยในกำรพิมพ์
แกห้ รือพมิ พซ์ ้ำ

6. มีระบบคน้ หำและแทนท่ีคำ เพื่อทำกำรแกไ้ ขขอ้ ควำมและคำ
ไดอ้ ยำ่ งรวดเร็ว และประหยดั เวลำ

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

7. จดั รูปแบบเอกสำรไดร้ วดเร็ว เนื่องจำกมีเคร่ืองมือท่ีช่วยให้
กำรจดั รูปแบบไดส้ ะดวก

8. ลดกำรใชก้ ระดำษได้ 40% เน่ืองจำกควำมกวำ้ งของตวั อกั ษร
จะไม่เท่ำกัน ไม่เหมือนกบั เคร่ืองพิมพ์ดีดท่ีมีขนำดควำมกวำ้ งของ
ตวั อกั ษรเท่ำกนั

ความสำคัญและประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

ปัจจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน ได้มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่างๆ แทนเครื่อฃพิมพ์ดีดมากขึ้น ทั้งนี้เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการพัฒนา ความสามารถของตัวประมวลผลหรือโพเซสเซอร์ (Processor) และประสิทธิภาพการเก็บข้อมูลของหน่วยเก็บข้อมูลสำรองต่างๆ เช่น ฮาร์ดดิสก์ ดิสก์เกตต์ ที่มีความจำสูงขึ้นรวมถึงการผลิตเครื่องพิมพ์ (Printer) ความเร็วสูง ประกอบกับราคาเครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ทำให้สำนักงานต่างๆ หันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลข้อมูล ซึ่งสามารถจัดทำเอกสาร บทความ ตลอดจนรายงานได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถจัดข้อความและ เลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริงออกมา นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ ขึ้นมาใช้งานในภายหลังได้

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงใน สื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ สาารถค้นหาและเรียกใช้งานด้สะดวกและรวดเร็ว

ในปัจจุบัน คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ ส่วนใหญ่จะมีคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา คุณสมบัติพื้นฐานต่างๆ ของโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ จะประกอบด้วยเครื่องมือช่วยในการพิมพ์ เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูล การควบคุมการ แสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสาร การทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย

1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวดเร็วมากขึ้น เพราะงานเอกสารต่างๆ จะถูกจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลลงใน สื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ สามารถค้นหาและเรียกใช้งานได้สะดวกและรวดเร็ว
            2. ลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่มีขนาดเล็กแต่มีความจุในการเก็บข้อมูล ได้เป็นจำนวนมาก
            3. ลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่น ถ้าต้องการส่งจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันไปให้ผู้รับจดหมายเป็นจำนวนมากอาจทำได้โดยการจัดทำจดหมายเวียน ซึ่งมีขั้นตอนการทำที่สะดวกและรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็อาจจะต้องเสียเวลาในการจัดทำมาก
            4. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์เอกสาร
            5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม ทั้งนี้เพราะผู้ใช้สามารถนำรูปภาพ รูปวาด ภาพกราฟิกต่างๆ มาแทรกลงในเอกสารได้โดยตรง
         6. ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง เพราะผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้โดยตรงบนหน้าจอจนพอใจจึงจะสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้ หรืออาจใช้ระบบการตรวจสอบคำผิดแบบอัตโนมัติ ในการตรวจสอบการสะกดคำหรือไวยากรณ์ของภาษาได้