การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนั้นจำเป็นมากในปัจจุบัน เนื่องจากการแข่งขันที่สูงมากในแต่ละองค์กรรวมทั้งสิ่งเร้าที่เกิดจากสิ่งแวดล้อมภายนอกที่จะทำให้เราเสียสมาธิและเกิดการไขว้เขว้ได้ง่าย ดังนั้นเราจำเป็นที่จะต้องลำดับความสำคัญของงาน วางแผน ประเมินตัวเอง มีสมาธิและโฟกัสกับงานที่ทำ ดังนั้นมาดูกันว่าในแต่ละส่วนที่พูดถึงนั้นต้องเตรียมการอย่างไร Show การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ต้องเริ่มอย่างไรสำหรับ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน นั้น
คือการวัดค่าความสามารถในการทำงาน ความถูกต้องและวิธีที่ดีที่สุดในการทำงาน โดยที่เนื้องานจะต้องตรงตามเป้าหมายที่ต้องการด้วย ดังนั้นทั้ง Input และ Output จะต้องมีคุณภาพทั้งสองส่วน ปริมาณ คุณภาพและพลังงานของร่างกาย จะต้องสอดคล้องกันทั้งหมด ถึงจะได้ประสิทธิภาพ ฉะนั้นหลักเกณฑ์ง่าย ๆ คือ จะต้องใช้เวลาน้อยที่สุด ใช้พลังในการทำงานน้อยที่สุด แต่ต้องได้งานที่มีคุณภาพและปริมาณสูงที่สุด 1. เริ่มวางแผนตารางเวลาการทำงานทุกประเภทจะต้องมี การวางแผนการทำงาน ไม่ว่าจะงานระยะสั้นหรืองานระยะยาว จะต้องมีการจัดตารางงานแบบมีแบบแผน ด้วยการจัดลำดับความสำคัญ เพื่อให้การทำงานเป็นไปด้วยความราบรื่น และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สำหรับวิธีในการจัดลำดับความสำคัญ แบบแผนนิยมใช้กันมากที่สุดคือ Eisenhower Matrix โดยจะแบ่งเนื้องานออกเป็น 4 ส่วน ตามความสำคัญและความเร่งด่วน ซึ่งแต่ละงานนั้นมีความสำคัญไม่เท่ากัน แน่นอนว่าแต่ละงานส่งผลต่อชีวิตต่างกันด้วย หากว่าเป็นพนักงานขายของ การเช็ค Email อาจจะไม่สำคัญเท่าการเตรียมพรีเซนต์ไอเดียการขาย เป็นต้น แต่ในขณะที่อาชีพอื่น ๆ เรื่องการเช็ค Email อาจจะมีความสำคัญเป็นอันดับแรกที่ต้องจัดการ ฉะนั้นการเรียงลำดับความสำคัญของงานที่ทำ จึงส่งผลโดยตรงต่อหน้าที่การงานในสายอาชีพ ฉะนั้นไม่ว่าจะเริ่มงานใดก็ตาม ควรเรื่องจากการวางแผนตารางเวลาเสียก่อน และแบ่งความสำคัญก่อนหลัง เพื่อให้เนื้องานมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่ลดระยะเวลาในการทำงานได้มากกว่าเดิม 2. แบ่งงานให้เป็นสัดเป็นส่วนการแบ่งแยกงานให้เป็นสัดส่วน จะทำให้ช่วยลดระยะเวลาการทำงานได้อย่างคาดไม่ถึง ผู้ที่ทำงานเก่งส่วนมาก มักจะแบ่งงานออกอย่างชัดเจน โดยจะทราบข้อจำกัดของตนว่า ควรเริ่มงานเมื่อไหร่ และใช้พลังงานมากเท่าไหร่เพื่อให้งานออกมามีคุณภาพ โดยเริ่มจากการแบ่งงานออกดังต่อไปนี้ - แบ่งเป็นชิ้นย่อย อย่างเช่นหากได้รับมอบหมายงานมา 1 ชิ้นงาน ให้ทำการย่อยออกมาตามลำดับ เช่นงานก่อสร้าง จะมีหลายขึ้นตอนมากมาย ให้แยกย่อยแบ่งตามความสำคัญ เริ่มทำจากส่วนที่สำคัญที่สุดไปหาส่วนที่สำคัญน้อยที่สุด จะทำให้งานมีคุณภาพมาก และไม่เป็นการเสียเวลาไปทำงานที่สำคัญน้อยกว่าก่อน สิ่งสำคัญในการแบ่งงานคือ ไม่ควรผัดวันประกันพรุ่ง หากทำตารางออกมาแล้ว ควรทำตามเวลาและตามแบบแผนที่วางไว้อย่างเคร่งครัด แต่อย่าลืมว่าตารางงานจะต้องมีความยืดหยุ่น เพื่อพร้อมรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน อย่างเช่นได้รับมอบหมายงานอื่นเข้ามาแบบกะทันหัน จะได้มีเวลาในการทำแบบไม่เครียด 3. ประเมินตัวเองให้เป็นนอกจากการวางแผนส่วนงานแล้ว คุณจะต้องประเมินศักยภาพตัวเองให้เป็นตัว เพราะหากวางตารางงานเอาไว้แบบแน่นเอี๊ยด แต่ไม่มีศักยภาพเพียงพอที่จะดำเนินงาน อาจจะทำให้เกิดความเสียหายได้ ดังนั้นควรประเมินตัวเองให้เป็น ว่ารับต่อความเครียดได้มากแค่ไหน กดดันในตัวเองได้มากขนาดไหน และต้องหาข้อบ่งพร่องของตัวเองอย่างตรงไปตรงมา เพื่อแก้ไขให้ดีขึ้น เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงาน โดยสามารถประเมินตัวเองได้ดังนี้ - รู้ขีดจำกัดของตนเอง แต่ละงานนั้นไม่เหมือนกัน และขีดจำกัดของแต่ละบุคคลก็ไม่เท่ากัน บางคนสามารถทำงานติดต่อกันได้ทั้งวันทั้งคืน โดยที่ประสิทธิภาพของงานไม่ได้ลดน้อยลง แต่บางคนก็ไม่สามารถทำเช่นนั้นได้ ฉะนั้นดูขีดจำกัดของตนเองว่า สามารถทำงานได้มากสุดกี่ชั่วโมง เพื่อจัดการตารางเวลาให้สอดคล้องกัน 4. สภาพแวดล้อมการทำงานสภาพแวดล้อมถึงเป็นปัจจัยสำคัญที่บั่นทอนสมาธิในการทำงาน อย่างเช่นหากอยู่ในที่ทำงาน ที่มีเสียงรบกวนตลอดทั้งวัน ทั้งเสียงโทรศัพท์ และเสียงแจ้งเตือนต่าง ๆ ทางโซเชียลมีเดีย ซึ่งก็จะทำให้มีสมาธิในการทำงานน้อยกว่า คุณจะไม่สามารถโฟกัสกับการทำงานได้อย่างเต็มที่ เพราะเสียงรบกวนจากสภาพาแวดล้อมทีทำงาน ดังนั้นหากเลี่ยงไม่ได้ หรือไม่สามารถเปลี่ยนที่ทำงานได้ ก็จำเป็นต้องมีอุปกรณ์เสริมที่ช่วยให้มีสมาธิมากขึ้น อย่างเช่นหูฟังที่ตัดเสียงรบกวน เป็นต้น สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างเช่นเสียงแจ้งเตือนต่าง ๆ ที่สามารถปิดได้ ก็ควรปิดเสียก่อนช่วงทำงาน จะช่วยให้มีสมาธิในการทำงานมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้สภาพแวดล้อมบนโต๊ะก็มีส่วนด้วยเช่นกัน ควรจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ จะสะดวกในการค้นหาสิ่งต่าง ๆ ไม่ต้องอารมณ์เสียเมื่อต้องการหาสิ่งใด ๆ แล้วต้องใช้เวลานาน รวมถึงควรจัดระเบียบคอมพิวเตอร์ด้วยเช่นกัน เพราะความสะดวกในการค้นหางานในโฟลเดอร์ต่าง ๆ แต่หากเป็นไปได้ควรหากสถานที่ทำงานที่มีความเงียบและเป็นส่วนตัว หากเป็นฟรีแลนซ์ควรออกมาทำงานนอกบ้านและหาสถานที่ที่มีบรรยากาศเงียบสงบ เพื่อเป็นการสร้างบรรยากาศในการทำงาน แต่สำหรับพนักงานออฟฟิศที่เลี่ยงไม่ได้ ที่จะต้องทำงานในสถานที่ที่กำหนด ก็ให้หาตัวช่วยอื่น ๆ เพื่อสร้างบรรยากาศให้เหมาะแก่การทำงานมากยิ่งขึ้น 5. สมาธิและโฟกัสแน่นอนว่าประสิทธิภาพของงานนั้น จะมีคุณภาพมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับสมาธิและความใส่ใจในเนื้องาน การตัดสิ่งต่าง ๆ รอบตัวเพื่อโฟกัสกับงานเพียงอย่างเดียว จะทำให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด และการจดจ่ออยู่กับงานจะทำให้มีสมาธิและเป็นการพัฒนาสมองอีกด้วย ทั้งนี้การวิธีการเพิ่มสมาธิทำได้หลายวิธีด้วยกัน - นั่งสมาธิ เป็นวิธีง่าย ๆ ที่หลายท่านหลีกเลี่ยงที่จะทำ ซึ่งการนั่งสมาธินั้นเป็นประโยชน์มาก โดยเฉพาะกับผู้ที่มีสมาธิสั้น ให้ลองนั่งสมาธิโดยเริ่มต้นจากวันละ 10 นาทีก่อน เพื่อให้จิตใจได้สงบ สมองได้พักอย่างแท้จริง การนั่งสมาธิจะช่วยให้คุณโฟกัสกับงานได้ดีขึ้น ทำให้ไม่วอกแวกและลดเรื่องสมาธิสั้นได้มากทีเดียว 6. ติดต่อสื่อสารให้เป็นเรื่องของการสื่อสารถือมีความสำคัญมาก หากสื่อสารกันไม่เข้าใจ อาจจะทำให้เนื้องานมีความผิดพลาด ฉะนั้นควรมีความชัดเจนในการพูดคุย หากไม่เข้าใจให้ถามจนกว่าจะเข้าใจเพื่อป้องกันความผิดพลาด ปัจจุบันมีเครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อสื่อสารด้านการประสานงาน เพื่อให้การทำงานแบบเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเครื่องนี้เหล่านี้ พัฒนามาเพื่อการทำงานเป็นทีมโดยเฉพาะ เพื่อให้ทุกคนในทีมมองเห็นภาพรวมในทิศทางเดียวกัน ทำงานไปในทางเดียวกันนั่นเอง เพราะว่าการทำงานเป็นทีมนั้น หัวใจหลักคือการสื่อสาร ทุกคนจะต้องเข้าใจตรงกัน หากได้รับมอบหมายงานที่ต้องทำเป็นทีม ควรให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมเป็นหลัก เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายแบบมีคุณภาพ 7. พัฒนาตัวเองอยู่เสมอการพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ ในทุก ๆ ด้านเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานได้มากทีเดียว ควรเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ อยู่เสมอ จะเป็นการเพิ่มทักษาะด้านต่าง ๆ เรื่องงานได้ และหมั่นปรับปรุงจุดอ่อนของตนเอง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด แต่ละท่านนั้นมีการทำงานที่ต่างกันไป และมีความถนัดแตกต่างกัน ดังนั้นควรเริ่มจากการเรียนรู้สิ่งที่ถนัดเสียก่อน และนำมาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์กับการทำงาน หากมีเวลาว่างควรหมั่นหาความรู้ใหม่ ๆ อยู่เสมอ เพราะปัจจุบันโลกพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ทักษะใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นมาบนโลกนั้น จะทำให้คุณได้เปรียบในการทำงาน มีผลต่อหน้าที่การงานในอนาคต ดังนั้นผู้ที่มีความรู้ มีทักษะหลากหลายจึงได้เปรียบมากกว่าในการนำเสนองาน การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ใน 7 วิธีที่นำเสนอมานี้ สามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกอาชีพ ซึ่งล้วนแต่เป็นเทคนิคที่สร้างประโยชน์ให้กับด้านงานได้มากทีเดียว ลองนำไปปรับใช้และพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ รวมทั้งอย่าทิ้งความตั้งใจและความมีวินัย รับรองว่าหากทำตามได้ทุกข้อ จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้นกว่าเดิมแน่นอน |