การสื่อสารที่เป็นทางการ มีอะไรบ้าง

หน้าที่ของการติดต่อสื่อสาร (Functions of Communication)

การติดต่อสื่อสารมีความสำคัญต่อผู้บริหารและต่อองค์การเพราะการติดต่อสื่อสารจะทำหน้าที่สำคัญ 4 ประการ คือ

1.      Control: ควบคุมพฤติกรรมของพนักงานในสายการบังคับบัญชา การปฏิบัติงานของพนักงานตามที่กำหนดไว้ในคำอธิบายลักษณะงาน (Job Description) จะต้องมีการติดต่อสื่อสาร และอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้บังคับบัญชาลำดับถัดขึ้นไป การติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการ(Formal Communication) จึงเป็นการควบคุมพฤติกรรมของพนักงานไปด้วยในตัว

2.      Motivation: จูงใจพนักงาน ในการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บริหารจะต้องอธิบายรายละเอียดของงาน เป้าหมาย วิธีการปฏิบัติงาน รวมทั้งผลตอบแทนที่จะได้หากผลงานออกมาดี การดำเนินการดังกล่าวจำเป็นต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารที่ดีระหว่างผู้บริหารและพนักงาน

3.      Emotional Expression: การทำงานร่วมกันของพนักงานภายในหน่วยงาน เป็นสังคมที่พนักงานมีความร่วมมือผูกพัน มีปฏิสัมพันธ์ต่อกัน และมีการติดต่อสื่อสารซึ่งกันและกัน เป็นที่ที่พนักงานได้พูดคุยแสดงความรู้สึกต่าง ๆ ต่อกัน

4.      Information: พนักงานแต่ละคน แต่ละกลุ่มจำเป็นต้องได้รับรู้ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ เกี่ยวกับงาน เกี่ยวกับหน่วยงาน เพื่อนร่วมงาน สิทธิประโยชน์ต่าง ๆ

การติดต่อสื่อสารขององค์การ (Organizational Communication)

            การติดต่อสื่อสารภายในองค์การ อาจแบ่งการพิจารณาได้เป็น 2 เรื่องคือ

1.      การติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการและที่ไม่เป็นทางการ (Formal and Informal Communication Flow)

2.      เครือข่ายของการติดต่อสื่อสาร( Communication Network)

การติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

การติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการ (Formal Communication) หมายถึงการติดต่อสื่อสารตามสายการบังคับบัญชา หรือการติดต่อสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติในองค์การ ส่วนการติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ (Informal Communication) คือ การติดต่อสื่อสารที่ไม่ได้เป็นไปตามโครงสร้างของสายการบังคับบัญชา เช่น การสนทนากันในเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องอื่น ๆ ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับงาน ซึ่งการติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการอาจทำให้เกิดผลตามมาได้ 2 ประการ คือ

1.      พนักงานได้พูดจา หรือสังสรรค์กันเพื่อบรรลุความต้องการทางสังคม

2.      อาจมีผลต่อประสิทธิภาพการปฏิบัติงานทั้งทางบวกและทางลบ

รูปแบบทิศทางของการติดต่อสื่อสาร

ทิศทางการติดต่อสื่อสารภายในองค์การอาจแบ่งออกเป็น 4 รูปแบบ ดังนี้

1.      แบบบนลงล่าง (Downward Communication) คือการติดต่อจากผู้บริหารหรือผู้บังคับบัญชามายังพนักงานในรูปประกาศ คำสั่ง

2.      แบบล่างขึ้นบน (Upward Communication) คือการติดต่อสื่อสารจากพนักงาน หรือผู้ใต้บังคับ บัญชา ไปยังผู้บริหาร หรือผู้บังคับบัญชาในรูปการรายงานผลการปฏิบัติงาน หรือปัญหาต่าง ๆ รวมทั้งการเสนอความเห็น ข้อเสนอแนะ

3.      แบบแนวราบ (Lateral Communication) คือการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานในระดับเดียวกันขององค์การเดียวกัน เป็นการติดต่อสื่อสารแนวนอน (Horizontal) ทำให้เกิดความร่วมมือ หรือประสานงานกัน

4.   แบบทแยงมุม (Diagonal Communication) คือการติดต่อสื่อสารข้ามแผนก ข้ามระดับสายการบังคับบัญชา การติดต่อสื่อสารแบบนี้จะเป็นประโยชน์โดยรวมขององค์การในแง่ของการติดต่อสื่อสารอย่างทั่วถึงตลอดทั้งองค์การ แต่อาจเกิดปัญหาในเรื่องเอกภาพของการบังคับบัญชา

การสื่อสารระหว่างบุคคล คือ การสื่อสารโดยตรงระหว่างคนสองคนที่มีปฏิสัมพันธ์กันแบบเผชิญหน้าโดยใช้ประสาทสัมผัสทั้ง 5 คือ การมองเห็น การได้ยิน การได้กลิ่น การสัมผัส ตลอดจนการลิ้มรส และมีปฏิกิริยาตอบสนองแบบปัจจุบันทันที

พัชนี เชยจรรยา และคณะ (2534 : 48) ได้สรุปสถานการณ์ของการสื่อสารมวลชนกับองค์ประกอบของกระบวนการสื่อสารไว้ว่า ผู้ส่งสารในการสื่อสารมวลชนมักจะเป็นองค์กรที่มีโครงสร้างองค์การและมีการจัดระบบทำงานที่ชัดเจน ข่าวสารจากสื่อมวลชนที่ปรากฏ ได้แก่ ข่าวสารในหน้าหนังสือพิมพ์ รายการวิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นผลจากการระดมสมองเพื่อการผลิตจากทีมงานมากกว่า 2 คน ซึ่งจะต้องผ่านกระบวนการการเลือกสรรข่าวสาร การตัดสินใจในเรื่องรูปแบบ และวิธีการในการนำเสนอเป็นลำดับขั้นตอนก่อนที่ข่าวสารจะถึงมือผู้รับสารและข่าวสารนั้นจะถูกส่งผ่านอย่างเปิดเผยเพื่อให้สาธารณชนได้รับรู้เกือบจะพร้อมๆ กัน เช่น การกระจายเสียงทางวิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ การตีพิมพ์ข่าวสารในหน้าหนังสือพิมพ์ เป็นต้น ข่าวสารในการสื่อสารมวลชนมักจะเป็นข่าวสารเพื่อสาธารณชน และมักจะได้รับปฏิกิริยาสะท้อนกลับค่อนข้างช้า นอกจากนี้ยังอาจมีอุปสรรคที่เกิดจากสื่อ อุปสรรคที่เกิดจากการเลือกใช้ภาษาในการสื่อสาร และอุปสรรคจากสภาพแวดล้อม อันจะทำให้ประสิทธิภาพในการสื่อสารลดลงอีกด้วย

การสื่อสารอย่างเป็นทางการมีอะไรบ้าง

Lateral เป็นการติดต่อสื่อสารในลักษณะใด

วิธีการสื่อสารในองค์การมีกี่วิธี อะไรบ้าง?

การสื่อสารแบบพวงองุ่นคืออะไร