หน้าที่ของการจัดการคืออะไร

การจัดการคืออะไร?

การจัดการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับชีวิตที่มีระเบียบและจำเป็นในการบริหารจัดการทุกประเภท การบริหารจัดการที่ดีคือกระดูกสันหลังขององค์กรที่ประสบความสำเร็จ การจัดการชีวิตหมายถึงการทำสิ่งต่างๆให้บรรลุวัตถุประสงค์ของชีวิตและการจัดการองค์กรหมายถึงการทำสิ่งต่างๆร่วมกับคนอื่น ๆ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ไม่ว่าการจัดการจะเป็นศิลปะหรือวิทยาศาสตร์จะยังคงเป็นประเด็นที่ถกเถียงกันอยู่ อย่างไรก็ตามนักคิดด้านการจัดการส่วนใหญ่ยอมรับว่าพื้นฐานการจัดการทางวิชาการบางรูปแบบช่วยในการจัดการให้ประสบความสำเร็จ ในทางปฏิบัติ CEO ทั้งหมดเป็นผู้สำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัย ดังนั้นเหตุผลในการรวมหลักสูตรปริญญาธุรกิจในสถาบันการศึกษาทั้งหมด

การจัดการคือชุดของหลักการที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของการวางแผนการจัดระเบียบการกำกับและการควบคุมและการประยุกต์ใช้หลักการเหล่านี้ในการควบคุมทรัพยากรทางกายภาพการเงินมนุษย์และข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร

ความหมายของการจัดการ นักคิดด้านการบริหารหลายคนได้กำหนดการบริหารในรูปแบบของตนเอง ตัวอย่างเช่น Van Fleet และ Peterson ให้คำจำกัดความของฝ่ายบริหารว่า "เป็นชุดของกิจกรรมที่มุ่งเป้าไปที่การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการแสวงหาเป้าหมายอย่างน้อยหนึ่งเป้าหมาย" Megginson, Mosley และ Pietri ให้คำจำกัดความของการบริหารจัดการว่า "ทำงานร่วมกับทรัพยากรมนุษย์การเงินและกายภาพเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรโดยดำเนินการตามหน้าที่การวางแผนการจัดระเบียบการนำและการควบคุม" คำจำกัดความของการจัดการของ Kreitner: ‘การจัดการเป็นกระบวนการแก้ปัญหาในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรอย่างมีประสิทธิผลผ่านการใช้ทรัพยากรที่หายากอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป’

การบริหารจัดการนั้นเก่าแก่พอ ๆ กับอารยธรรมมนุษย์ อย่างไรก็ตามการศึกษาการจัดการอย่างเป็นระบบและเป็นวิทยาศาสตร์เนื่องจากองค์ความรู้ที่แตกต่างกันนั้นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นล่าสุดเท่านั้น การจัดการในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเป็นส่วนสำคัญของการดำรงชีวิตและเป็นสิ่งสำคัญไม่ว่ามนุษย์จะพยายามดำเนินการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ส่วนผสมพื้นฐานของการบริหารจัดการอยู่เสมอไม่ว่าเราจะจัดการชีวิตหรือธุรกิจของเรา

ตัวอย่างเช่นให้เราดูบทบาทการบริหารจัดการของแม่บ้านธรรมดา ๆ และวิธีที่เธอใช้ส่วนผสมด้านการจัดการในการจัดการบ้าน อันดับแรกเธอประเมินครัวเรือนและความต้องการของเธอ เธอคาดการณ์ความต้องการของครัวเรือนเป็นระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือนหรือนานกว่านั้น เธอเก็บทรัพยากรและข้อ จำกัด ใด ๆ เกี่ยวกับทรัพยากรเหล่านี้

 (Management process)

                 กระบวนการจัดการ คือกิจกรรมภาระหน้าที่ที่ผู้จัดการ ผู้บริหาร หรือผู้นำ ต้องนำไปปฏิบัติในการบริหารงานและบริหารคน  นำทรัพยากรในการจัดการที่ประกอบด้วยคน (Man) เงิน (Money) เครื่องจักร (Machines) และวัตถุดิบ (Materials)  เป็นสิ่งนำเข้า (Input) โดยผ่านหน้าที่ในการจัดการ (Process) ที่ประกอบด้วยหน้าที่การวางแผน การจัดองค์การ การจัดการงานบุคคล การอำนวยการ การกำกับดูแลขององค์การให้สามารถทำงานร่วมกันไปจนกระทั่งทำให้เกิด ผลลัพธ์ (Output) คือบรรลุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และผลสำเร็จของการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นที่พึงพอใจกับผู้ที่เกี่ยวข้องแล้วจะส่งผลย้อนกลับหลังจากได้ใช้ทรัพยากรแล้วว่าเป็นอย่างไร เพื่อที่จะได้พัฒนาปรับปรุงแก้ไขต่อไป ซึ่งกระบวนการจัดการประกอบด้วย

                            9.1  การวางแผน (Planning)

                       การวางแผน หมายถึง การกำหนดสิ่งที่จะทำในอนาคตขององค์การ โดยให้ใครทำอะไรที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง ทำในลักษณะวัตถุประสงค์ เป้าหมาย โครงการ แผนงาน แนวทางการปฏิบัติงานทั้งในระยะสั้นหรือระยะยาว การวางแผนเป็นการป้องกันการผิดพลาดหรือข้อบกพร่องหากมีปัญหาในการดำเนินงานตามแผนที่วางไว้ก็จะมีการวางแผนใหม่เพื่อแก้ไขต่อไป เช่นหากเปิดร้านขายก๋วยเตี๋ยวต้องวางแผนจะขายที่ไหน จะเอาใครมาช่วย และหาวัสดุอุปกรณ์มาจากไหน เป็นต้น

                           9.2  การจัดองค์การ (Organizing)              

                            การจัดองค์การ หมายถึง การกำหนดภาระหน้าที่ ความรับผิดชอบ จัดเตรียมรายละเอียดของงาน ความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่าง ๆ และจัดทำเป็นโครงสร้างขององค์การ  ตลอดทิศทางในการทำงานโดยการติดต่อสื่อสารในองค์การ  เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ เช่น เมื่อเปิดร้านขายก๋วยเตี๋ยวจะมีงานอะไรทำบ้าง อาจแบ่งเป็นฝ่ายบริการมีหน้าที่ เสิร์ฟ ให้บริการแก่ลูกค้า ฝ่ายผลิต ฝ่ายเก็บเงิน เป็นต้น โดยแบ่งหน้าที่ ความรับผิดชอบที่ชัดเจน

                             9.3  การจัดการงานบุคคล  (Personnel management)

                           การจัดการงานบุคคล การบริหารงานบุคคล การจัดคนเข้าทำงานหรือการบริหารทรัพยากรมนุษย์  มีความหมายเดียวกัน คือ การดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์ในองค์การให้มีเพียงพอในการปฏิบัติงานทั้งด้านปริมาณและด้านคุณภาพ  สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่องค์การกำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ  การจัดการงานบุคคล เริ่มตั้งแต่การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การรับสมัครงานการคัดเลือก การบรรจุแต่งตั้ง เลื่อนตำแหน่ง โยกย้าย การฝึกอบรมและ การพัฒนา  การจ่ายค่าตอบแทน การประเมินการปฏิบัติงาน และการพ้นจากงาน

                          9.4  การอำนวยการ  (Directing)

                           การอำนวยการ คือ การที่ผู้บริหารจะทำอย่างไร  จึงจะทำให้พนักงานในองค์การได้ทุ่มเทกำลังกายและกำลังใจการทำงานตามภาระหน้าที่  ที่รับผิดชอบของตนอย่างเต็มที่  เพื่อให้การทำงานเป็นไปตามแผนงาน และได้รับผลสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้  ดังนั้นผู้บริหาร ผู้จัดการ หรือผู้นำ  ต้องใช้วิธีการอำนวยการได้แก่วิธีการใช้ความเป็นผู้นำ การตัดสินใจ  การจูงใจ การติดต่อสื่อสาร และการสั่งงาน เป็นต้น

                           9.5  การกำกับดูแล  (Oversight)

                           การกำกับดูแล คือกระบวนการที่ผู้บริหารต้องกำกับดูแลให้ผลงานของผู้ทำงาน    ทุกจุดไปสู่แผนงานหรือเป้าหมายที่วางไว้โดยใช้เทคนิค การควบคุม การประเมินผลงาน   การเปรียบเทียบ  หรือการวัดผลเพื่อติดตามดูแลกำกับการทำงานให้เข้าสู่มาตรฐานที่ตั้งไว้  หากผลงานไม่เป็นไปตามมาตรฐานต้องมีการปรับปรุงแก้ไขต่อไป  ซึ่งผู้จัดการหรือผู้บริหาร สามารถใช้กระบวนการจัดการ  ดังภาพที่ 1.29

ภาพที่  1.29 การใช้กระบวนการจัดการ

ที่มา: ดัดแปลงมาจาก ศิริวรรณ  เสรีรัตน์ และคนอื่น ๆ  (2539:4)