จดหมายกิจธุระ หมายถึง เอกสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันแทนการเจรจาว่าด้วยเรื่องที่เกี่ยวข้องกับภาระงานเกิดจากการงานที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับธุรกิจการค้า จากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีก การเขียนจดหมายกิจธุระนั้น สามารถสื่อสารกันในลักษณะของบุคคลติดต่อกับหน่วยงานราชการหรือบุคคลติดต่อกับบุคคลก็ได้หรือแม้แต่บุคคลติดต่อกับบริษัทห้างร้านก็ได้ แต่จะต้องเป็นไปด้วยเรื่อง กระเท่านั้น ถ้าติดต่อกันด้วยเรื่องของการค้าพาณิชย์ก็จะเป็นลักษณะของจดหมายธุรกิจ หลักการเขียนจดหมายกิจธุระ การเขียนจดหมายกิจธุระเป็นการติดต่อกันโดยใช้ภาษาเขียนเป็นเครื่องมือในการสื่อสาร ผู้เขียนจะต้อง สื่อสารโดยมีหลัก ดังนี้ ๑. เขียนให้ถูกต้องตามรูปแบบการเขียนจดหมายกิจธุระ ๒. เขียนให้ถูกต้องตามหลักการใช้ภาษา ตามระดับหรือฐานะของบุคคล ๓. แสดงถึงความมีมารยาทโดยสะกดชื่อ นามสกุล และยศตําแหน่งของผู้รับโดยไม่ผิดพลาดใช้คําขึ้นต้น และคําลงท้ายที่สุภาพ ๔. ใช้ภาษาที่สร้างความประทับใจให้แก่ผู้รับ ก่อให้เกิดไมตรีจิตหรือสัมพันธภาพที่ดี ๕. คํานึงถึงหลักของความสะอาดเรียบร้อย โดยใช้กระดาษและซองสีสุภาพและไม่มีร่องรอยของการขูดขีดฆ่า ประเภทของการเขียนจดหมายกิจธุระ จดหมายกิจธุระแบ่งตามลักษณะของการเขียนเป็น ๒ ประเภทใหญ่ ดังนี้ ๑. การเขียนแบบเป็นทางการ ๒. การเขียนแบบไม่เป็นทางการ ในที่นี้จะขอกล่าวถึงการเขียนจดหมายกิจธุระในลักษณะที่เป็นทางการ ลักษณะของจดหมายที่เขียน ติดต่อสื่อสารกันแบบที่เป็นทางการ มีลักษณะ ดังนี้ ๑. จดหมายแสดงไมตรีจิต ได้แก่ จดหมายขอบคุณ จดหมายขอโทษ จดหมายแสดงความยินดี เป็นต้น ๒. จดหมายสื่อสารและการงาน ได้แก่ จดหมายแจ้งข่าว จดหมายร้องเรียน จดหมายนัดหมาย จดหมายขอความร่วมมือ จดหมายสมัครงาน เป็นต้น ส่วนประกอบของจดหมายกิจธุระ รูปแบบของจดหมายกิจธุระควรมีความเป็นสากลนิยม ส่วนมากมักใช้ตามแบบของจดหมายราชการ โดยมีส่วนประกอบ ดังนี้ ๑) ส่วนประกอบตอนต้น ได้แก่ • ที่อยู่ของผู้เขียน •วัน เดือน ปีที่เขียน • เรื่อง • คําขึ้นต้น • สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ๒) ส่วนเนื้อความ ได้แก่ • ย่อหน้าเนื้อความ มักบอกสาเหตุของการเขียนจดหมาย • ย่อหน้าคําจบเนื้อความ เป็นการเขียนเพื่อบอกหรือวัตถุประสงค์ของจดหมายอย่างชัดเจน ๓) ส่วนประกอบตอนท้าย ได้แก่ • คําลงท้าย • ลายมือชื่อ • ตําแหน่ง • ข้อมูลเพิ่มเติม (ถ้ามี) การเขียนจดหมาย จดหมาย มี ๔ ประเภท คือ จดหมายส่วนตัว จดหมายธุรกิจ จดหมายกิจธุระ และจดหมายราชการ ๑. จดหมายส่วนตัว จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายที่เขียนเพื่อสื่อสารโดยทั่วๆ ไป ระหว่างเพื่อน ญาติ คนรู้จัก การเขียนจดหมายส่วนตัวนี้ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ตายตัว รูปแบบยืดหยุ่นได้ตามความเหมาะสม ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ภาษาที่ใช้สามารถใช้ภาษาตั้งแต่ระดับสนทนา จนถึงระดับกึ่งทางการ แต่ไม่ควรใช้ระดับกันเอง จุดมุ่งหมายของการเขียนจดหมายส่วนตัว เช่น เล่าเรื่องราวเหตุการณ์ต่างๆ ที่น่าสนใจ แสดงความยินดีหรือเสียใจ ให้ข้อคิด แนะนำ สั่งสอน ลาครู-อาจารย์ ขอบคุณ นัดหมาย เป็นต้น ๒. จดหมายธุรกิจ จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายติดต่อระหว่างบริษัทและห้างร้านต่างๆ ทั้งที่เป็นนิติบุคคลหรือเอกชน เพื่อดำเนินการทางธุรกิจด้านต่างๆ ทั้งที่เป็นเรื่องส่วนตัวหรือธุรกิจระหว่างองค์กร การเขียนจดหมายประเภทนี้ต้องใช้ภาษาทางการ มีระเบียบกฎเกณฑ์ที่แน่นอน มีลักษณะจดหมายกึ่งราชการหรือจดหมายราชการ จุดหมายของการเขียนจดหมายธุรกิจ เช่น โฆษณาขายสินค้าหรือบริการ สอบถามและตอบแบบสอบถาม สั่งซื้อสินค้า สมัครงาน แจ้งหนี้ ติดต่อธุรกิจ เป็นต้น ๓.จดหมายกิจธุระ จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนถึงกันเพื่อแจ้งรายละเอียดถึงกิจอันพึงกระทำร่วมกัน เนื้อหาของจดหมายประเภทนี้จะเกี่ยวกับการนัดหมาย ขอความอนุเคราะห์ เชิญชวน จดหมายขอบคุณ ใช้ภาษาเป็นทางการ มี ๒ รูปแบบ คือ ๓.๑ จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ ๓.๒ จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ หัวข้อจดหมายกิจธุระ ๑. หัวจดหมายกิจธุระ หมายถึง ส่วนที่เป็นชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย จะขึ้นต้นด้วยชื่อหน่วยงานที่รับผิดชอบและที่อยู่ อยู่ด้านขวามือ ๒.ลำดับที่ของจดหมาย ใช้คำว่า ที่ ตามด้วยเลขบอกลำดับที่ของจดหมาย และปี พ.ศ. มีเครื่องหมาย / (อ่านว่า ทับ) คั่นกลาง เช่น ที่ ศธ ๒๔/๒๕๕๗ อยู่ด้านซ้ายมือ ๓.วัน เดือน ปี เริ่มเขียนจากกลางกระดาษไปทางขวา ไม่ต้องเขียนคำว่า วันที่ เดือน และปี เช่น ๙ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๗ ๔.เรื่อง เป็นข้อความสรุปสาระสำคัญของจดหมายฉบับนั้น ใช้ประโยคสั้น กะทัดรัด บอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย เช่น ขอขอบคุณ ขอความอนุเคราะห์ เป็นต้น ๕.คำขึ้นต้น ใช้คำว่า เรียน ขึ้นต้นจดหมายเสมอ ตามด้วยชื่อและนามสกุล หรือตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมายก็ได้ เช่น เรียน ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ รักการเรียน, เรียน ผู้อำนวยการโรงเรียนสตรีศึกษา เป็นต้น ๖.สิ่งที่ส่งมาด้วย ระบุเอกสารหรือสิ่งที่ส่งมาพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น เช่น เอกสารประกอบการประชุม กำหนดการ แบบตอบรับเข้าร่วมประชุม รายละเอียดโครงการ หนังสือ แผ่นซีดี ฯลฯ ๗.ข้อความ ข้อความซื่อเป็นเนื้อหาหลักของจดหมาย ต้องมี ๒ ย่อหน้า เป็นอย่างน้อย -ย่อหน้าที่ ๑ บอกสาเหตุขอการเขียนจดหมาย กรณีเป็นจดหมายติดต่อฉบับแรกให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย เนื่องด้วย เนื่องจาก” กรณีเป็นจดหมายที่มีมาถึง หรือจดหมายติดตามเรื่อง ต้องเท้าความที่เคยติดต่อกันไว้ โดยใช้คำว่า “ตามที่” ขึ้นต้นเรื่อง และใช้คำว่า “นั้น” ลงท้าย -ย่อหน้าที่ ๒ บอกวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมาย จะต้องขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึงเรียนมาเพื่อ...” ๘.คำลงท้าย ใช้คำว่า ขอแสดงความนับถือ อยู่ตรงกับวันที่ ๙.ลายมือชื่อ(ลายเซ็น) ต้องเป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ ไม่ใช้ตรายางพิมพ์ ๑๐.ชื่อเต็มของผู้เขียนจดหมาย พิมพ์อยู่ในวงเล็บ ต้องมีคำนำหน้าชื่อเสมอ ๑๑.ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย จะต้องพิมพ์กำกับต่อท้ายเสมอ หากเป็นจดหมายที่ ออกในนามของชมรมหรือชุมนุมในสถานศึกษา ต้องมีการลงลายมือชื่อของอาจารย์ที่ปรึกษาชมรมหรือชุมนุมกำกับท้ายจดหมายด้วยทุกครั้ง ๑๒.หมายเลยโทรศัพท์ของหน่วยงานหรือผู้ออกจดหมาย พิมพ์ไว้เป็นลำดับสุดท้าย ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย หากมีหมายเลขโทรสาร และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ก็ให้ระบุไว้ด้วย จดหมายกิจธุระที่ดี มีลักษณะดังนี้ ๑. ความชัดเจน ต้องพิมพ์ ไม่เขียนด้วยลายมือ ใช้กระดาษขนาด A4 ไม่มีเส้น และไม่มีตราใดๆ ๒.ความสมบูรณ์ ระบุความประสงค์และรายละเอียด เช่น วัน เวลา สถานที่ ไว้อย่างครบถ้วน ละเอียด ๓.ความกะทัดรัด ใช้ภาษาที่กระชับ รัดกุม ได้ใจความชัดเจน และใช้ภาษาระดับทางการ ๔.ความถูกต้อง ก่อนส่งจดหมายต้อทบทวนเนื้อหาสาระของจดหมายว่าถูกต้อง เช่น ชื่อและตำแหน่งของผู้รับจดหมาย วัน เวลา สถานที่นัดหมาย เพราะถ้าผิดพลาดอาจเกิดความเสียหายขึ้นได้ ๕.ความสุภาพ ใช้ภาษาที่สุภาพ รวมถึงกระดาษที่ใช้ต้องสะอาด เรียบร้อย การพิมพ์จดหมายและจ่าหน้าซองจดหมายถูกต้องตามรูปแบบ ๔.จดหมายราชการ หรือหนังสือราชการ จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานทางราชการที่ใช้ติดต่อกัน ระหว่างส่วนราชการด้วยกัน หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานภายนอกที่มิใช่หน่วยงานราชการ อาจเป็นตัวบุคคลก็ได้ หัวกระดาษที่ใช้จะมีตราครุฑ ตัวอย่างจดหมายกิจธุระ ที่ ๗/๒๕๕๔ ชมรมภาษาไทย โรงเรียนสตรีศึกษา ๑๔๙ ถนนสุริยเดชบำรุง อ.เมือง จ. ร้อยเอ็ด ๔๕๐๐๐ ๑ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๔ เรื่อง ขอเชิญเป็นกรรมการตัดสินการอ่านทำนองเสนาะ เรียน อาจารย์สุวนีย์ พระแก้ว สิ่งที่ส่งมาด้วย กำหนดการจัดงาน “วันสุนทรภู่” ประจำปี พ.ศ. ๒๕๕๔ ด้วยในโอกาส “วันสุนทรภู่” ประจำปี พ.ศ. ๒๕๕๔ นี้ ทางชมรมภาษาไทยโรงเรียนนครสวรรค์จะจัดกิจกรรมส่งเสริมภาษาไทยให้แก่นักเรียน ได้แก่ การอ่านทำนองเสนาะ การแต่งคำประพันธ์ และการตอบปัญหาวิชาการ ในวันที่ ๒๖ มิถุนายน ๒๕๕๔ ตั้งแต่เวลา ๙.๐๐ น. ณ ห้องประชุมของโรงเรียน ดังรายละเอียดที่แนบมานี้ ชมรมภาษาไทยพิจารณาเห็นว่าท่านเป็นผู้หนึ่งที่มีความเชี่ยวชาญในการอ่านทำนองเสนาะ จึงเรียนมาเพื่อขอเชิญท่านเป็นกรรมการตัดสินการอ่านทำนองเสนาะร่วมกับอาจารย์ของหมวดวิชาภาษาไทยของโรงเรียน ตามกำหนดการที่แนบ ทางชมรมภาษาไทยหวังเป็นอย่างยิ่งว่า คงจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน จึงขอขอบพระคุณมา ณ โอกาสนี้ด้วย ขอแสดงความนับถือ (นายสมชาย รักการอ่าน) ประธานชมรมภาษาไทย (นายอนุรักษ์ นิยมไทย) อาจารย์ที่ปรึกษาชมรมภาษาไทย ชมรมภาษาไทย โทร. ๐-๕๖๒๒-๒๗๑๑ |
ข้อใด ไม่ใช่ ลักษณะการใช้ภาษาในจดหมายกิจธุระที่ ถูก ต้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.cemle Inc.
