| ใบเตือนพนักงานเป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจจ้างเท่านั้น เช่น ผู้จัดการหรือผู้บังคับบัญชา หัวหน้างานไม่มีอำนาจเลิกจ้าง โดยเป็นการแจ้งตักเตือนอย่างเป็นทางการผ่านลายลักษณ์อักษร โดยจะมีอายุไม่เกิน 1 ปี นับแต่วันที่ลูกจ้างได้กระทำผิดครั้งแรก Show
 เพราะในโลกการทำงานเราจะเจอทั้งพนักงานที่ดีขยันขันแข็ง และพนักงานที่อาจไม่มีระเบียบวินัยมากนัก ระบบการตักเตือนจึงเครื่องมือหนึ่งที่กระตุ้นให้พนักงานตระหนักถึงความผิดของตัวเอง อย่างไรก็ตาม บางครั้งการตักเตือนด้วยวาจาอย่างเดียวก็คงไม่พอ หากความผิดนั้นร้ายแรงจนส่งผลถึงประสิทธิภาพการทำงาน หนึ่งในเครื่องมือง่าย ๆ แต่ทรงพลังที่หลายองค์กรเลือกใช้ก็คือ ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน นั่นเอง ถึงแม้ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน จะมีประโยชน์ในการลงโทษทางวินัย หากแต่บางองค์กรกลับใช้ในทางที่ผิด เช่น เพื่อกดดัน กลั่นแกล้ง หรือบีบบังคับพนักงานให้ลาออก กระทั่งเกิดความไม่เห็นด้วยที่นำไปสู่การฟ้องร้องทางคดีความได้ เพื่อให้องค์กร ผู้จัดการ หรือ HR สามารถใช้งานใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน ได้อย่างประสิทธิภาพ วันนี้เราจะมาทำความรู้จัก ข้อควรระวัง วิธีการใช้ และตัวอย่างใบเตือนพนักงานที่ควรจะเป็นกัน Contents ใบเตือนพนักงานคืออะไร ใครเป็นออกได้บ้างใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน เป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจจ้างเท่านั้น เช่น ผู้จัดการหรือผู้บังคับบัญชา หัวหน้างานไม่มีอำนาจเลิกจ้าง โดยจะออกให้แก่พนักงานหรือลูกจ้างที่ต้องการจะแจ้งตักเตือนอย่างเป็นทางการ ผ่านลายลักษณ์อักษร เป้าหมายของใบเตือนพนักงานคือเพื่อให้พนักงานหรือลูกจ้างผู้นั้นรับทราบข้อผิดพลาดทางวินัยของตัวเอง นำไปสู่การปรับปรุง แก้ไข หรือปฏิบัติตามคำสั่ง โดยมีสาเหตุได้หลากหลาย เช่น ใบเตือนพนักงานมาสาย ใบเตือนพนักงานขาดงาน ใบเตือนพนักงานที่ปฏิบัติงานผิดพลาด ใบเตือนพนักงานทำผิดระเบียบวินัย หรือแม้กระทั่งใบเตือนพนักงานทำผิดทางกฎหมายอย่างการล่วงละเมิดทางเพศ เป็นต้น โดยปกติแล้ว ระบบการตักเตือนจะดำเนินการเป็นขั้นตอน หากเป็นความผิดไม่ร้ายแรงมักจะเรียกพบตักเตือนด้วยวาจาเท่านั้น เพื่อไม่ให้พนักงานเสียความรู้สึก เว้นแค่แต่เป็นความผิดร้ายแรงที่นายจ้างเห็นว่าควรมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งอาจนำไปสู่การเป็นหลักฐานประกอบการตัดสินใจเลิกจ้างได้ นั่นทำให้ใบเตือนพนักงานมีส่วนเกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานด้วยเช่นกัน กฎหมายไทยที่เกี่ยวข้องกับใบเตือนพนักงานและการเลิกจ้างโดยอ้างอิงจาก ม.119 (4) แห่ง พรบ.คุ้มครองแรงงานฯ ว่า “”ถ้าลูกจ้างทำผิดระเบียบข้อบังคับฯ ในเรื่องไม่ร้ายแรง เมื่อนายจ้างได้เตือนเป็นหนังสือหรือใบเตือนไปแล้ว แล้วภายใน 1 ปี ลูกจ้างก็ยังทำผิดซ้ำในเรื่องเดียวกันกับที่ได้เตือนมาแล้ว นายจ้างก็มีสิทธิเลิกจ้างได้เลย เพราะลูกจ้างทำผิดซ้ำ”” โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย แต่ถ้าเป็นความผิดร้ายแรง สามารถเลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย กล่าวคือหากพนักงานหรือลูกจ้างยังทำซ้ำในพฤติกรรมเดิมที่เคยได้เตือนภายในระยะเวลา 1 ปีนับแต่กระทำผิดครั้งแรก นายจ้างก็สามารถเลิกจ้างได้ทันที เว้นแต่บริษัทมีข้อบังคับหรือระเบียบภายในองค์กรที่ระบุไว้ว่า จะตักเตือนกี่ครั้งถึงจะเลิกจ้าง เช่น จะเตือน 3 ครั้ง 4 ครั้ง หรือ 5 ครั้ง ทั้งนี้ หากตักเตือนยังไม่ครบตามระบุแล้วบริษัทเลิกจ้างเสียก่อน เช่น บริษัทระบุว่าจะตักเตือน 3 ครั้ง แต่เลิกจ้างตั้งแต่การเตือนครั้งที่ 2 นายจ้างอาจต้องจ่ายค่าชดเชย ตาม ม.118 เช่นกัน อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องควรระวังก็คือ ใบตักเตือนพนักงานต้องมีองค์ประกอบที่ครบถ้วนด้วย เนื่องจากการเตือนด้วยวาจาไม่ถือเป็นการเตือน โดยเว็บไซต์ businessplus ได้ระบุองค์ประกอบที่สำคัญไว้ว่า
ดังนั้น การจะออกใบตักเตือนพนักงานจะต้องมีองค์ประกอบที่ครบถ้วน และสอดคล้องไปกับข้อบังคับบริษัท เพื่อไม่ให้เกิดกรณีพิพาทตามมาภายหลังนั่นเอง องค์ประกอบอื่น ๆ ที่ควรมีในใบตักเตือนพนักงาน
HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้Q: องค์กรสามารถออกใบเตือนพนักงานที่ติดโควิดได้ไหม (จะเป็นการซ้ำเติมจิตใจพนักงานหรือเปล่า) จากกระแสที่ CEO บริษัทหนึ่งประกาศสั่ง HR ให้ออกใบเตือนพนักงานที่ติดโควิด อยากทราบว่ากรณีแบบนี้ จริงๆ แล้วออกใบเตือนได้ไหม? เข้าใจว่าในบริษัทมีทั้งพนักงานที่ติดโดยไม่รู้ตัว ทำตามมาตรการ social distancing ทุกอย่าง กับ พนักงานที่ทำผิดมาตรการ social distancing แบบนี้จะเป็นการซ้ำเติมจิตใจพนักงานหรือไม่ HR ควรทำอย่างไรกับสถานการณ์แบบนี้ดีครั
A: การออกใบเตือนพนักงานที่ติดโควิด ขอให้แยกเป็น 2 กรณี กรณีที่ 1 พนักงานที่ไม่ปฏิบัติตามระเบียบและ/หรือประกาศ คำสั่ง จำเป็นต้องออกใบเตือน ซึ่งอาจจะลงโทษขั้นเบาคือตักเตือนด้วยวาจา
วิธีการเขียนและข้อควรระวังของใบเตือนพนักงาน
7 สิ่งที่ HR ควรกระทำเมื่อต้องส่งใบเตือนพนักงาน1. พูดคุยกับพนักงานเป็นการส่วนตัวโปรดจำไว้ว่าการตักเตือนเป็นเรื่องส่วนตัวระหว่างองค์กรกับพนักงาน การดำเนินการเรื่องนี้ควรสนทนาในพื้นที่ส่วนตัวที่พนักงานรู้สึกปลอดภัย ไม่ใช่เป็นการตักเตือนต่อหน้าสาธารณะ ไม่เช่นนั้นอาจก่อให้เกิดความอับอายหรือความไม่พึงพอใจได้ แนะนำว่าควรมีการพูดคุยกับพนักงานล่วงหน้าก่อนที่จะส่งใบตักเตือนอย่างเป็นทางการ เพื่อป้องกันการผิดใจหรือตกใจที่อาจจะเกิดขึ้น 2. มอบใบตักเตือนเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุช่วงเวลาในการออกใบเตือนพนักงานที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือการออกเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุการณ์ใด ๆ ขึ้นมา เพื่อที่ว่าพนักงานจะยังตระหนักถึงความผิดของตัวเอง และอาจลดการปะทะทางอารมณ์ระหว่างการตักเตือนในทางอ้อมด้วย พนักงานก็จะปรับปรุงตัวทันที 3. เน้นย้ำผลลัพธ์หากพนักงานไม่ปรับปรุงตัวเป็นเรื่องที่ดี ถ้า HR แจ้งพนักงานอย่างตรงไปตรงมาถึงบทลงโทษที่อาจจะเกิดขึ้น หากพนักงานที่ได้รับการตักเตือนยังกระทำผิดเหมือนเดิม ซึ่งอาจเป็นการบอกด้วยวาจา รวมถึงการอ้างอิงข้อบังคับของบริษัทว่าพนักงานจะได้รับใบเตือนกี่ครั้งนั่นเอง 4. ขอลายเซ็นพนักงานการขอลายเซ็นกำกับไม่ใช่การบังคับ หากพนักงานไม่ยินยอมก็ไม่มีปัญหา แต่จะดีกว่าถ้าพนักงานยินยอมเซ็นกำกับว่ารับทราบการตักเตือน และเข้าใจผลกระทบตามมาหากยังกระทำผิดซ้ำเดิม หากพนักงานไม่เซ็นยินยอม อาจทำการอ่านแจ้งต่อหน้าพยาน เช่น หัวหน้างาน แล้วขอลายเซ็นพยานแทน พร้อมทั้งส่งเอกสารการตักเตือนแนบไปทางอีเมล จดหมาย หรือช่องทางที่พนักงานจะได้รับหนังสืออย่างแน่นอน 5. ใช้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเสมอกระบวนการตักเตือนควรดำเนินการโดยปราศจากอารมณ์และอคติส่วนตัวอย่างสิ้นเชิง สิ่งสำคัญคือการเตรียมข้อมูล ข้อเท็จจริง หรือหลักฐานที่แสดงออกถึงการกระทำผิดของพนักงาน เช่น ตัวเลข KPIs เวลาเข้า-ออกงาน ฯลฯ จะมีประโยชน์ในการเจรจามากกว่า หากพนักงานเองมีอารมณ์ แต่ HR เองก็ควรสงบสติอารมณ์ 6. พิสูจน์อักษรให้ถูกต้องเนื่องจากใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน สามารถเป็นหลักฐานสำคัญหากเกิดกรณีฟ้องร้อง HR เองควรตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องที่สุด ตั้งแต่วันที่ ชื่อ เหตุผล บทลงโทษ ฯลฯ และไม่มีควรมีการสะกดผิดใด ๆ โดยเฉพาะเอกสารดังกล่าวจะต้องมีลายเซ็นของผู้บังคับบัญชาด้วย ตรวจสอบให้รอบคอบก่อนส่งเสมอ 7. ปรึกษาฝ่ายกฎหมายหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับความถูกต้องทางกฎหมาย HR ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมาย ทนายความ หรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อป้องกันความผิดพลาดทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นนั่นเอง ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน ที่แต่ละองค์กรใช้งานจริงมีหลายสำนักและองค์กรที่แจกเทมเพลตตัวอย่างใบเตือนพนักงานให้ดาวน์โหลดฟรี ๆ ในที่นี้เราได้รวบรวมบางส่วนมาให้ผู้อ่านได้กดโหลดภายในคลิกเดียว ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน โรงพยาบาลรามาธิบดี (ราชการ) docแม้ว่ากระบวนการตักเตือนจะสร้างสภาพแวดล้อมที่อึดอัดใจ แต่นั่นสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรควรกระทำหากพนักงานในสังกัดกระทำความผิดหรือปฏิบัติงานไม่เหมาะสม และหากการตักเตือนด้วยวาจาไม่เป็นผล ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน จึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ทรัพยากรบุคคลสามารถใช้งานได้ หาก HR สามารถประยุกต์ใช้งานใบเตือนได้อย่างสร้างสรรค์และเหมาะสม มิใช่การกลั่นแกล้งหรือบีบบังคับให้ลาออก พนักงานก็มีโอกาสปรับปรุงตัวมากกว่าต่อต้าน ซึ่งนั่นก็จะส่งผลดีตัวพนักงาน และประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรต่อไป ฉะนั้นแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้มีหน้าที่ดูแลงานในส่วนนี้โดยตรง ควรปฏิบัติหน้าที่ด้วยความยุติธรรม ไร้อคติและอารมณ์ ก็จะทำให้ใบเตือนพนักงานเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด |
แบบฟอร์มใบเตือนพนักงาน excel
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.cemle Inc.
