การเขียน Email เพื่อคุยกับเพื่อนอาจจะเป็นเรื่องง่ายสำหรับใครหลายๆคน ไม่ต้องมีคำศัพท์ยากหรือการใช้คำแปลกๆที่ไม่คุ้นหู แค่เพียงพิมพ์สิ่งที่ต้องการและกดส่งได้อย่างง่ายดาย Show
แต่ในการเขียน Email เพื่อคุยงาน สัมภาษณ์ หรือติดต่อธุรกิจนั้น อาศัยการใช้ภาษาอังกฤษที่ดีและการใช้คำที่เหมาะสมหรือเป็นทางการ (formal) ในการสร้างความน่าเชื่อถือของผู้ตอบเมล์หรือองค์กรนั่นเอง ดังนั้นเราจะต้องเรียนรู้ประโยคดังต่อไปนี้ เพื่อใช้ในการ เขียน email ภาษาอังกฤษ อย่างถูฏต้อง ประโยคที่มักจะใช้บ่อยในการ เขียน email ภาษาอังกฤษโดยส่วนใหญ่แล้ว วิธีเรียนรู้สไตล์การเขียนที่ดีที่สุด ก็คือการเลียนแบบสไตล์การเขียนของคนอื่นๆที่อยู่ในที่ทำงานได้นานกว่าเรา แต่ไม่ใช่ว่าการเขียนแบบนั้นจะถูกเสมอไป เพราะถ้าเราเขียนตามคนที่ไม่รู้จริง ก็จะทำให้อีเมล์ของเราไม่มีประสิทธิภาพ ไม่สามารถสื่อสารได้ชัดเจน ประโยคด้านล่างนี้เป็นประโยคที่ค่อนข้าง formal หรือเป็นทางการ เรามักจะใช้เขียนในระดับนี้ในที่ทำงาน เพราะอีเมล์ของเราอาจจะถูกส่งต่อไปในระดับหัวหน้าสุดเลยก็ได้
แกรมม่าเป็นสิ่งที่สำคัญในการ เขียน Email ภาษาอังกฤษ ได้ถูกต้อง ถ้าพื้นฐานยังอ่อน หรือคิดไม่ออกว่าจะพิมพ?อะไรตอบกลับ หรือจะอธิบายงานเป็นภาษาอังกฤษทางอีเมล์ได้อย่างไร ถึงเวลาปรับพื้นฐานในรูปแบบการเขียนประโยคในคอร์ส GRAMMAR@HOME คอร์สนี้จะฝึกในด้านการเขียนตั้งแต่แบบง่ายๆ จนถึงระดับสูง–เพื่อที่คุณจะได้มีความมั่นใจในการสื่อสารโดยการเขียนอีเมล์ในครั้งต่อไป คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดคอร์ส GRAMMAR@HOME ใน โลกการทำงานปัจจุบัน เราแทบจะหลีกเลี่ยงการสื่อสารในภาษาอังกฤษไม่ได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารทางอีเมล์ การใช้ภาษาอังกฤษสำหรับธุรกิจ หรือว่า business English จึงเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพื่อความไม่โป๊ะ วันนี้ จึงจะขอพูดถึงการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษสำหรับการติดต่องาน ไม่ว่าจะเป็นกับเจ้าของภาษา (ซึ่งพูดภาษาอังกฤษเป็นภาษาแม่) ชาวต่างชาติที่ไม่ได้เป็นเจ้าของภาษา และแม้แต่พี่ไทยด้วยกันเอง 1. การใช้คำว่า Khun หรือ Kถ้าสำหรับชาวต่างชาติที่ทำธุรกิจในไทยหรือติดต่อพูดคุยกับคนไทยเป็นประจำ การจะใช้ Khun หรือ K นำหน้าชื่อเค้าก็คงไม่ได้นำมาซึ่งความแปลกประหลาดใจเซอร์ไพรส์ใหญ่โต แต่สำหรับคนที่อาจจะไม่ได้คุ้นเคยกับขนบธรรมเนียมไทยเท่าไหร่ เรียกแค่ชื่อเค้าก็พอค่ะ จะขึ้นต้นว่า Dear Michael หรือ Hi Michael คุณไมเคิ่ลก็จะไม่ได้รู้สึกกระดากใจแต่อย่างไร 2. หลังจากทักทายแล้ว ไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบเค้าสักนิดก็จะดีตามธรรมเนียมชาวต่างชาติ เมื่อเจอกันนอกจากจะสวัสดี ฮิฮะแล้ว ส่วนใหญ่มักจะถามกันตามมารยาทว่า how are you? หรืออะไรในทำนองเดียวกัน ฉะนั้น เมื่อเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ หลังจากสวัสดีแล้ว ก็ถามไถ่เค้าสักหน่อยตามมารยาทว่าสบายดีมั้ย ลองเอาประโยคเหล่านี้ไปใช้ดูนะคะ How are you? How have you been? Hope you’re well. 3. แนะนำตัวนิดถ้าหากเป็นการติดต่อกันครั้งแรก แนะนำตัวเองสักนิดหลังจากทักทายและถามไถ่สารทุกข์สุกดิบเรียบร้อยแล้ว I’m Somying, accountant at Thailand Exports. แนะนำชื่อ ตำแหน่ง และบริษัท ไปโลดเลยค่ะ 4. แจ้งจุดประสงค์ของการติดต่อหลังจากแนะนำตัวแล้ว ก็แถลงไปได้เลยว่าที่เขียนอีเมล์มานั้นเพื่ออะไร
5. การลงท้ายประโยคด้วยคำว่า ka หรือkha หรือ krub หรือ krab หรือ krap หรือ crap หรือ...เหตุเกิดจากความสุภาพของคนไทยที่ชาวต่างชาติที่ไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมไทยอาจจะไม่เก็ทอีกเช่นกัน ลองนึกดูในทางกลับกันว่า ถ้าเราติดต่องานกับชาวต่างชาติแล้วเค้าเขียนลงท้ายทุกประโยคด้วยคำหนึ่งพยางค์ที่ไม่มีความหมายในภาษาอังกฤษ เราอ่านเราก็คงงงอยู่พอประมาณ แม้แต่ชาวต่างชาติที่อยู่เมืองไทย เค้าก็ไม่ได้ expect ว่าเราต้องพูด คะ ครับ ท้ายประโยคหรอกค่ะ เพราะฉะนั้นสำหรับ business English ตัดมันออกไปได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสะกดว่า “crap” นี่ถึงขั้นวงแตกนะคะ เพราะคำว่า crap ในภาษาอังกฤษมีความหมายในทางลบมากๆ 6. กรุณาเบิ่งไฟล์แนบอันนี้เป็นอีกอย่างที่สำคัญมากในการสื่อสารเกี่ยวกับธุรกิจคือการบอกให้อีกฝ่ายดูในไฟล์ที่แนบมาพร้อมกับอีเมล์ ประโยคที่ใช้กันบ่อยที่สุดคงหนีไม่พ้น Please find attached… หรือ Please find the attached… แต่เพื่อความหลากหลายและเก๋ไก๋ เราไม่จำเป็นจะต้องพูดแค่ประโยคนี้เสมอไปนะคะ ลองอะไรแปลกใหม่ดูบ้าง เช่น
7. ขอนัดประชุมไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบตัวเป็นๆ การนัดคุยทางโทรศัพท์ หรือการทำ conference call เราก็สามารถพูดได้หลายวิธีอยู่นะคะ เช่น
8. ให้ช่วยอะไรอีกก็บอกมาบางครั้งในการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษ หากอีกฝ่ายถามคำถามมาแล้วเราได้ตอบหรืออธิบายไปแล้ว ก็สามารถลงท้ายต่อได้ว่าถ้าหากยังสงสัยอยู่หรือมีอะไรให้ช่วย ก็บอกมาได้ โดยสามารถพูดได้หลายวิธี เช่น
9. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือไม่ว่าจะเป็นการขอบคุณล่วงหน้าเมื่อเราเขียนไปขอความช่วยเหลือ หรือขอบคุณเมื่ออีกฝ่ายตอบคำถามเราแล้ว สามารถใช้ประโยคเหล่านี้ได้
10. ก่อนจะจากกันไป ลงท้ายสวยๆคำลงท้ายสำหรับอีเมล์ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เป็นโอกาสในการสร้างความประทับใจและแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ การลงท้ายอีเมล์ภาษาอังกฤษ มีหลายแบบให้เลือกตามความเหมาะสมของสถานการณ์ ลองนำไปใช้กันดูนะคะ |