Powerpoint ต้องมี อะไร บาง

การนำเสนอเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนแก่ผู้ฟังโดยการพูดประกอบสื่อในระยะเวลาสั้น ๆ องค์ประกอบของการนำเสนอประกอบด้วย ผู้นำเสนอ (Presenter) เนื้อหา (Content) ผู้ฟัง (Audlence) ผู้นำเสนอจะต้องมีบุคลิกภาพ ความเชื่อมั่น ประสบการณ์ การเตรียมตัว ความรู้ ความสามารถ สไตล์การนำเสนอ  เนื้อหาการสำเสนอ จะต้องประกอบด้วย วัตถุประสงค์ รูปแบบ ขั้นตอน ความยากง่าย ความน่าสนใจ สื่อประกอบ โสตทัศนูปกรณ์ ผู้ฟัง (Audlence) จะต้องมีความสนใจ ความรู้ ความเข้าใจ ความเกี่ยวข้อง ทัศนคติ การยอมรับ การเรียนรู้

การนำเสนอที่ดี จะต้องเรียนรู้จากข้อเท็จจริง เรียนรู้จากจำนวนตัวเลข เรียนรู้จากรูปภาพและวีดีโอ เรียนรู้จากคำอธิบาย เรียนรู้จากการแสดงการสาธิต เรียนรู้จากตัวอย่างหรือแบบจำลอง เรียนรู้จากการอภิปรายซักถาม เรียนรู้จากการวิเคราะห์ด้วยตนเอง

ขั้นตอนแบบรายงานข้อมูล (Information Format) ประกอบด้วย

1. กำหนดหัวข้อการนำเสนอ 2. กล่าวความเป็นมา 3. เนื้อหาที่จะนำเสนอ (Outline) 4. นำเสนอข้อมูล  5. ลำดับเหตุการณ์  6.  ยกตัวอย่างประกอบ  7.  สร้างความเข้าใจแบบง่าย ๆ  8. ใช้โสตทัศนูปกรณ์ประกอบ 9. สรุปสาระสำคัญ

สื่อประกอบการนำเสนอ ได้แก่ แผ่นใส สไลด์ วีดีโอเทป ภาพยนตร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์คู่มือ-เอกสารประกอบ โปสเตอร์ แผ่นพับ หุ่นจำลอง ตัวอย่างของจริง

โสตทัศนูปกรณ์ ประกอบด้วย โปรเจคเตอร์ (PROJECTOR) เครื่องฉายสไลด์ เครื่องฉายวีดีโอเทป  เครื่องฉายภาพยนตร์  เครื่องคอมพิวเตอร์ & LCD Projector   กระดานขาว (WHITE BOARD) ฟลิปชาร์ท (FLIP CHART)  เครื่องเสียง

ข้อแนะนำในการใช้ Power Point Presentation

ไม่ควรใช้จำนวน Slide มากเกินไป ระมัดระวังการใช้ Animation ให้เหมาะสม   ใช้ภาพประกอบหรือ Clip Arts สร้างความน่าสนใจ  ไม่ใส่เนื้อหาแน่นเกินไป ซ่อนบาง Slide ไว้ เพื่อใช้ประกอบเมื่อจำเป็น Slide Show ให้เต็มจอ กด “B” ทำ

ขั้นตอนการเตรียมการนำเสนอ

1. กำหนดวัตถุประสงค์
2. วิเคราะห์ผู้ฟังและสถานการณ์
3. กำหนดรูปแบบ (FORMAT)
4. รวบรวมข้อมูลและหลักฐานอ้างอิง
5. วางโครงการนำเสนอ
6. เรียบเรียงเนื้อหา
7. จัดทำสื่อประกอบการนำเสนอ
8. เตรียมบท (SCRIPTS)
9. ตรวจสอบโสตทัศนูปกรณ์
10. ซักซ้อมให้จอมืด หรือ “W” ทำให้จอสว่าง

ขั้นตอนการนำเสนอ

1. ปรากฏตัวบนเวที
2. ตรวจสอบความเรียบร้อย
3. ทักทายและเกริ่นนำ
4. นำเสนอ
5. เปิดโอกาสให้ซักถาม
6. สรุปและจบการนำเสนอ

การเริ่มต้นนำเสนอทางธุรกิจมีหลายรูปแบบแล้วแต่ความเหมาะสม

1. เริ่มต้นโดยเกริ่นนำถึงผลประโยชน์ (Benefits Approach)
2. เริ่มต้นโดยการพูดถึงปัญหาและทางแก้(Problems & Solutions)
3. เริ่มต้นโดยกระตุ้นความอยากรู้ (Curiosity Stimulating)
4. เริ่มต้นโดยกล่าวถึงข้อมูลสำคัญ (Information Giving)
5. เริ่มต้นโดยการสาธิตที่น่าสนใจ (Dramatic Demonstration)

เนื้อหาการนำเสนอที่น่าสนใจ  จะต้อง เห็นภาพ (Visualization) น่าสนใจ  ใกล้ตัว  เป็นไปได้  แปลกใหม่ มองเห็นประโยชน์   สร้างอารมณ์ร่วม   มีหลักฐาน ตัวอย่าง   ข้อมูลชัดเจน

การจบการนำเสนอ (Closing for Business Presentation)

1. สรุปเนื้อหาสำคัญ
2. เน้นยํ้าประโยชน์ที่จะได้รับ
3. กระตุ้นการตัดสินใจ
4. สร้างความมั่นใจในการแก้ปัญหา
5. กล่าวถึงขั้นต่อไป (Next Steps)

ประเภทคำถาม

คำถามที่พบส่วนมากมีดังนี้  สงสัยไม่เข้าใจ  เพิ่มเติมรายละเอียด  เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตนเอง ไม่เห็นด้วย  คำถามเสนอความเห็น  ลองภูมิปัญญา  จ้องจับผิด  ต้องการมีส่วนร่วม  ถามนำ สร้างแนวร่วม  ถามแบบสนุก ๆ

เทคนิคการตอบคำถาม

เทคนิคในการตอถาม จะต้องแสดงความสนใจคำถาม  ชมผู้ถามตามความเหมาะสม  ทวนคำถามยํ้าประเด็น ตอบคำถามให้ตรงประเด็น  ตอบคำถามกับทุกคน  ควบคุมอารมณ์และระมัดระวังการใช้คำพูด  หากเป็นคำถามตอบยากและท้าทายให้หาแนวร่วม  ควบคุมสถานการณ์และเวลา

ประโยชน์ที่ได้รับ

ได้รับความรู้ในเกี่ยวกับรูปแบบ เทคนิค วิธีการนำเสนอ การเตรียมความพร้อมในการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้นำเสนอจะต้องมีทักษะและความเชื่อมั่นในการพูดการนำเสนอ โดยมีการวิเคราะห์และกำหนดประเด็นให้สอดคล้องความสนใจของผู้ฟัง ประกอบด้วย เตรียมตัวและเตรียมการให้พร้อม กำหนดรูปแบบ (Format) ที่เหมาะสม  ใช้หลักฐานอ้างอิง (Evidence) ที่มีนํ้าหนัก จัดทำสื่อประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม นำเสนออย่างมีรูปแบบขั้นตอน ตอบคำถามหรือข้อสงสัยได้อย่างชัดเจน

จักกฤษนักศึกษาจบใหม่ที่เพิ่งจะเริ่มงานกับบริษัทนี้ได้ไม่นานกำลังนั่งฟังการพรีเซนต์ของรุ่นพี่คนหนึ่งในทีมอย่างสนอกสนใจ เพราะนอกจากเขาจะมีทักษะในการพูดที่ฟังเข้าใจง่ายแล้ว สไลด์ที่เขาใช้ประกอบการนำเสนอก็น่าสนใจด้วย จนทำให้การนำเสนอครั้งนี้ดูลื่นไหล และดูเป็นมืออาชีพอย่างมาก

วันนี้ JobThai จะพาไปดูว่ามีเทคนิคอะไรบ้างในการทำสไลด์ประกอบการนำเสนอที่คนทำงานอย่างเราควรจะหยิบไปปรับใช้ เพื่อให้สไลด์ที่เราทำนั้นดูน่าสนใจ และเป็นมืออาชีพเหมือนกับที่รุ่นพี่ในทีมคนนั้นของจักฤษณ์ทำ

• ร่างเค้าโครงของเนื้อหาที่จะนำเสนอใส่กระดาษก่อนที่จะทำสไลด์ เพื่อให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่าข้อมูลต่าง ๆ ครบถ้วนแล้ว
• ใช้สีตัวอักษรกับสีพื้นหลังที่ตัดกันอย่างชัดเจน ขนาดของตัวอักษรควรจะมีขนาดใหญ่ อ่านง่าย ถ้าเป็นไปได้ ให้ลองเปิดสไลด์บนจอฉายก่อนที่จะใช้งานจริง ว่าสีและขนาดเป็นไปตามที่ต้องการหรือไม่
• นอกเหนือจากเนื้อหาที่เป็นตัวหนังสือแล้ว การใช้รูปประกอบก็เป็นสิ่งที่สำคัญ ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ กราฟ หรือแผนผังต่าง ๆ เพราะจะทำให้สไลด์น่าสนใจมากขึ้น
• ระวังอย่าให้มีภาพเคลื่อนไหว หรือตัวอักษรที่เลื่อนไปมาบนวลสไลด์มากเกินไป รวมถึงระวังอย่าให้มีลูกศรของเมาส์อยู่บนสไลด์ เพราะเหล่านี้อาจสร้างความรำคาญให้กับผู้ฟังได้
• ใช้เทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อให้การนำเสนอน่าสนใจ หรือดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น เช่น กดข้ามไปสไลด์หน้าอื่น ๆ โดยการกดเลขหน้าแทนการกดเลื่อนสไลด์ไปเรื่อย ๆ ปิดหน้าสไลด์ระหว่างการนำเสนอ เพื่อให้ผู้ฟังสนใจคนนำเสนอมากกว่าสไลด์  หรือเขียนอธิบายเพิ่มเติมลงบนสไลด์ขณะกำลังนำเสนอ

1. เริ่มต้นด้วยการวางเค้าโครงของเนื้อหา

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการนำเสนอคือเนื้อหา ก่อนที่จะพูดถึงเรื่องรูปแบบ สีสัน หรือรูปภาพต่าง ๆ ตัวเนื้อหาคือสิ่งที่คุณควรให้ความสำคัญเป็นอย่างแรก งานนำเสนอที่ดีนั้นจะต้องแสดงให้เห็นถึงจุดประสงค์ของสิ่งที่ต้องการนำเสนอ ร่างเค้าโครงที่สำคัญใส่กระดาษไว้ก่อน เพื่อที่คุณจะได้สามารถปรับเปลี่ยนไอเดียต่าง ๆ ได้ การที่เขียนเค้าโครงของเนื้อหาไว้ก่อนจะช่วยให้คุณแน่ใจได้ว่าเนื้อหาบนงานนำเสนอของคุณนั้นดีเพียงพอ และไม่มีข้อผิดพลาดอะไร

2. ใช้สีตัวอักษรกับสีพื้นหลังที่ตัดกัน

ถ้าคุณต้องการให้ผู้ฟังสามารถมองเห็นเนื้อหาที่อยู่บนสไลด์ของคุณได้อย่างชัดเจน คุณจำเป็นต้องใช้สีตัวอักษรและสีพื้นหลังที่ตัดกัน เช่น พื้นหลังสีเข้มกับตัวอักษรสีอ่อน หรือ พื้นหลังสีอ่อนกับตัวอักษรสีเข้ม อย่างไรก็ตาม อย่าคิดว่าเมื่อเปิดงานนำเสนอผ่านจอโปรเจกเตอร์แล้วมันจะออกมาดีเหมือนกับที่แสดงอยู่บนจอคอมพิวเตอร์เสมอไป เครื่องโปรเจกเตอร์ส่วนใหญ่มักจะแสดงสีที่เพี้ยนไปจากบนจอคอมพิวเตอร์ ดังนั้นคุณควรจะตรวจสอบดูก่อนว่าสีที่แสดงอยู่บนจอโปรเจกเตอร์นั้นมันโอเคหรือไม่

3. ใช้ตัวอักษรที่มีขนาดใหญ่

การเลือกใช้ขนาดของตัวอักษรบนงานนำเสนอนั้น คุณจะต้องมั่นใจว่ามันมีขนาดใหญ่พอที่ผู้ฟังจะสามารถอ่านได้ ถ้าคุณต้องนำเสนอในห้องที่ใหญ่แต่ขนาดของจอโปรเจกเตอร์นั้นเล็ก จะทำให้ขนาดของตัวอักษรนั้นดูเล็กลงเพราะขนาดของสไลด์ที่แสดงนั้นไม่ใหญ่อย่างที่ควรเป็น วิธีแก้ปัญหาที่สามารถทำได้ก็คือ หาจอที่ใหญ่ขึ้น ใช้กำแพงแทนจอโปรเจกเตอร์ หรือขยับที่นั่งเข้ามาใกล้จอมากขึ้น

4. เนื้อหาบนสไลด์ต้องไม่เคลื่อนไหวไปมา

เมื่อเนื้อหาแสดงขึ้นบนจอ เราก็ต้องการให้ผู้ฟังนั้นอ่านเนื้อหาที่แสดงขึ้นมา จากนั้นก็มาโฟกัสที่คนนำเสนอเพื่อฟังว่าเขากำลังพูดอะไร แต่ถ้าเนื้อหาที่ขึ้นมาบนสไลด์นั้นเคลื่อนไหวไปมา ก็จะทำให้ผู้ฟังอ่านลำบาก หรือต้องรอให้ข้อความนั้นหยุดนิ่งก่อนถึงจะสามารถอ่านได้ ซึ่งทำให้คนนำเสนอนั้นต้องรอให้ผู้ฟังอ่านเนื้อหาจบก่อน หรืออาจจะทำให้ผู้ฟังสนใจสิ่งที่เคลื่อนไหวบนสไลด์มากกว่าสิ่งที่คนนำเสนอกำลังพูด

5. อย่าให้ลูกศรของเม้าส์แสดงอยู่บนสไลด์

ระหว่างการนำเสนอ การที่มีลูกศรแสดงอยู่บนสไลด์ตลอดเวลาขณะที่คนนำเสนอกำลังพูดนั้นเป็นเรื่องที่น่ารำคาญ การที่มีอะไรเคลื่อนไหวอยู่บนสไลด์อาจจะดึงความสนใจของผู้ฟังจากคนนำเสนอไปที่จุดนั้นแทน ลูกศรมักจะแสดงขึ้นมาเมื่อเมาส์มีการเคลื่อนไหว เพื่อป้องกันปัญหานี้ หลังจากที่เปิดสไลด์ขึ้นแล้ว ให้กด Ctrl + H ลูกศรของเมาส์ก็จะหายไป และถ้าหากต้องการนำลูกศรกลับมา ก็ให้กด A ลูกศรก็จะกลับมาแสดงอีกครั้ง

6. ใช้รูปประกอบ

ผู้ฟังมักจะต้องฟังการนำเสนอที่คนพูดใช้สไลด์ประกอบที่มีแต่ตัวหนังสือเต็มไปหมด แทนที่จะใช้สไลด์ที่เต็มไปด้วยเนื้อหาที่เป็นตัวอักษรเพียงอย่างเดียว ให้ลองนำกราฟ แผนผัง รูปภาพ หรือคลิปมาใช้ในสไลด์ด้วย เพื่อดึงดูดความสนใจจากผู้ฟัง

7. มีสไลด์ปิดท้าย

สไลด์สุดท้ายที่ใช้ประกอบการพูดนำเสนอนั้นไม่ควรจะเป็นสไลด์สุดท้ายของไฟล์โดยไม่มีสไลด์อื่นต่อ คุณควรจะเตรียมงานนำเสนอที่มีหน้าสุดท้ายที่บอกผู้ฟังว่าการนำเสนอนี้ได้จบลงแล้ว

8. สามารถกดข้ามไปยังสไลด์หน้าอื่นๆได้

การนำเสนอผ่าน Power Point นั้นคุณสามารถข้ามไปยังสไลด์อื่น ๆ ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับสไลด์ ซึ่งการจะทำแบบนี้คุณจำเป็นต้องรู้เลขหน้าของสไลด์ต่าง ๆ วิธีที่ง่ายที่สุดก็คือจดหัวข้อและเลขหน้าสไลด์แต่ละหน้าเอาไว้ เมื่อต้องการข้ามไปยังสไลด์ที่ต้องการ ก็แค่กดเลขหน้าสไลด์บนคีย์บอร์ด และตามด้วยปุ่ม Enter เทคนิคนี้มีประโยชน์มากสำหรับการข้ามไปยังสไลด์หน้าอื่น ๆ ที่ต้องการ หรือการข้ามสไลด์บางส่วนเมื่อมีปัญหาเรื่องเวลาในการนำเสนอ

9. ปิดหน้าสไลด์

บางครั้งคนนำเสนอก็ต้องการที่จะให้สไลด์ที่กำลังแสดงอยู่นั้นปิดไป เพื่อที่จะให้ผู้ฟังสนใจแค่ที่คนนำเสนอเพียงอย่างเดียว ซึ่งมีสองวิธีที่สามารถทำได้ก็คือ ปิดเครื่องโปรเจกเตอร์ หรือไม่ก็กดที่ปุ่ม . บนคีย์บอร์ด สไลด์ที่กำลังแสดงอยู่ก็จะกลายเป็นหน้าจอสีดำ และถ้าต้องการให้สไลด์เดิมกลับมา ก็แค่กดปุ่ม . ซ้ำอีกรอบ

10. เขียนบนสไลด์ระหว่างการนำเสนอ

มันจะดีมากถ้าคุณได้เขียนลงบนสไลด์ที่แสดงอยู่เพื่อยกตัวอย่างหรืออธิบายเพิ่มเติมในจุดที่สำคัญ ซึ่งสามารถทำได้โดยการ กดปุ่ม Ctrl-P เพื่อให้ปากกาแสดงขึ้นมาบนหน้าสไลด์ และใช้เมาส์เพื่อเขียน ส่วนในกรณีที่ต้องการลบสิ่งที่เขียน ให้กดปุ่ม E บนคีย์บอร์ด และเมื่อต้องการซ่อนปากกา ให้กดปุ่ม A หรือ Ctrl + H

JobThai มี Line

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่