โปรแกรมสําเร็จรูป Microsoft Excel เหมาะสําหรับงานสํานักงานประเภทใด เพราะเหตุใด

ข้อมูลแบบแฟลตกับข้อมูลที่สัมพันธ์กัน    เพื่อช่วยตัดสินใจว่าโปรแกรมใดดีที่สุดสําหรับการจัดเก็บข้อมูลของคุณ ให้ถามตัวคุณเองด้วยคําถามต่อไปนี้: ข้อมูลนั้นสัมพันธ์กันหรือไม่ ข้อมูลที่สามารถมีอยู่ในตารางหรือเวิร์กชีตเดียวได้อย่างมีประสิทธิภาพเรียกว่าข้อมูลแบบแฟลตหรือไม่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสร้างรายการแบบง่ายของลูกค้า โดยมีเพียงหนึ่งที่อยู่และผู้ติดต่อสําหรับลูกค้าแต่ละราย Excelอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการเก็บรายชื่อลูกค้าที่ซับซ้อนมากขึ้นซึ่งมีที่อยู่สําหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งสําหรับลูกค้าแต่ละราย หรือมีผู้ติดต่อหลายคนสําหรับลูกค้าแต่ละราย Access คือโซลูชันที่ดีกว่า

ใน ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คุณจัดระเบียบข้อมูลของคุณลงในหลายตาราง ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ออกแบบมาอย่างดี แต่ละตารางจะแบนและมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลเพียงชนิดเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลลูกค้า ชื่อของลูกค้าควรถูกเก็บไว้ในตารางเดียว ในขณะที่ที่อยู่สําหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งของลูกค้าเหล่านั้นควรถูกเก็บไว้ในตารางที่แยกต่างหาก การจัดเก็บที่อยู่แยกจากชื่อเป็นความคิดที่ดี เนื่องจากลูกค้าแต่ละรายสามารถมีที่อยู่ได้มากกว่าหนึ่งที่อยู่ และคุณต้องการให้สามารถป้อนที่อยู่หลายที่อยู่สําหรับลูกค้าแต่ละรายได้โดยไม่ต้องป้อนชื่อลูกค้าสําหรับแต่ละที่อยู่อีกครั้ง

ข้อมูลภายในเครื่องกับข้อมูลภายนอก    คุณสามารถใช้ Access เพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถดู คิวรี และแก้ไขข้อมูลนั้นได้โดยไม่ต้องนําเข้าข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น Access มีคําสั่งเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Microsoft SQL Server ไฟล์ dBASE หรือโฟลเดอร์Outlook พร้อมกับแหล่งข้อมูลอื่นๆ อีกมากมาย คุณสามารถใช้Excelเพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น ฐานข้อมูล Access, SQL Server และ Analysis Services, ไฟล์ข้อความและ XML และแหล่งข้อมูล ODBC และ OLE DB อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลเพื่อเปลี่ยนแหล่งข้อมูลผ่านทางส่วนติดต่อผู้ใช้Excel

ทั้ง Access และ Excelมีคําสั่งเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลในรายการ Windows SharePoint Services อย่างไรก็ตาม Excelให้การเชื่อมต่อแบบอ่านอย่างเดียวกับรายการSharePoint เท่านั้น ในขณะที่ Access ช่วยให้คุณสามารถอ่านและเขียนข้อมูลลงในรายการSharePointได้

ความสมบูรณ์ของข้อมูลกับความยืดหยุ่น    ตัวระบุที่ไม่ซ้ําช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ และช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีสองแถว (หรือระเบียน) ที่มีข้อมูลเดียวกัน ตัวระบุเฉพาะยังเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการดึงข้อมูลเมื่อคุณค้นหาหรือเรียงลําดับข้อมูลของคุณ ใน Access คุณสามารถใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber เพื่อสร้างตัวระบุที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ตัวระบุเหล่านี้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนในตารางหนึ่งกับระเบียนอย่างน้อยหนึ่งระเบียนในตารางอื่นได้

โครงสร้างที่ Access นําไปใช้กับข้อมูลของคุณจะช่วยรับรองความสมบูรณ์ของข้อมูล Access อาจกําหนดให้ระเบียนใหม่ในตารางหนึ่งมีค่าที่สอดคล้องกันอยู่แล้วในตารางอื่น เพื่อที่คุณจะไม่สามารถสร้างระเบียน "ไม่มีการเชื่อมโยง" ได้ ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการให้มีใบสั่งที่ไม่ได้รวมข้อมูลลูกค้า Access อาจกําหนดให้ระเบียนใหม่ทุกระเบียนในตารางใบสั่งซื้อของคุณมีค่าลูกค้าที่สอดคล้องกันในตารางลูกค้าของคุณ ความสอดคล้องกันที่จําเป็นของค่านี้เรียกว่า Referential Integrity

นอกจากนี้ คุณยังสามารถกําหนดข้อจํากัดและกฎของคุณเองเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใส่ข้อมูลอย่างถูกต้อง Excelช่วยให้คุณสามารถใส่ข้อมูลในรูปแบบอิสระได้มากขึ้น แต่เนื่องจากExcelไม่สนับสนุนข้อมูลที่สัมพันธ์กัน จึงไม่สามารถสนับสนุน Referential Integrity ได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้คําสั่ง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เพื่อควบคุมการป้อนข้อมูลใน Excel

สอบ ถาม    ถ้าคุณมักจะต้องดูข้อมูลของคุณในหลายวิธี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขหรือเหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลง Access อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสําหรับการจัดเก็บและการทํางานกับข้อมูลของคุณ Access ช่วยให้คุณใช้คิวรีStructured Query Language (SQL) เพื่อเรียกเฉพาะแถวและคอลัมน์ของข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ในตารางเดียวหรือหลายตารางก็ตาม คุณยังสามารถใช้นิพจน์ในคิวรีเพื่อสร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณได้ การใช้นิพจน์ใน Access จะคล้ายกับกระบวนการของการใช้สูตรใน Excel เพื่อคํานวณค่าต่างๆ คุณยังสามารถใช้คิวรี Access เพื่อสรุปข้อมูลและแสดงค่ารวม เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย และจํานวนนับ

แบบ จำลอง    ในExcel คุณสามารถใช้เครื่องมือ การวิเคราะห์แบบ What-If เพื่อคาดการณ์ผลลัพธ์ของรูปแบบเวิร์กชีตได้ การวิเคราะห์แบบ What-If ช่วยให้คุณสามารถเรียกใช้สถานการณ์สมมติต่างๆ กับข้อมูลของคุณ เช่น กรณีที่ดีที่สุดและสถานการณ์สมมติที่เลวร้ายที่สุด และเปรียบเทียบข้อมูลผลลัพธ์ของสถานการณ์สมมติต่างๆ ในรายงานสรุป ไม่มีฟีเจอร์ที่คล้ายกันใน Access

การ Pivot และการสร้างแผนภูมิ    ในทั้งสองโปรแกรม คุณสามารถสร้างรายงาน PivotTable และแผนภูมิ PivotTable ได้ อย่างไรก็ตาม Excelมีฟีเจอร์การรายงานและการสร้างแผนภูมิ PivotTable ขั้นสูงมากกว่า Access ถ้าคุณวางแผนที่จะสร้างรายงาน PivotTable ที่ครอบคลุมหรือสร้างแผนภูมิที่ดูเป็นมืออาชีพเป็นประจํา คุณควรใช้การรายงาน PivotTable หรือแผนภูมิ PivotTable ในExcelแทนที่จะเป็นฟีเจอร์เดียวกันใน Access

ทั้ง Access และ Excel สามารถใช้ในสภาพแวดล้อมการทํางานร่วมกัน เช่น Windows SharePoint Services และการแชร์ไฟล์บนเครือข่าย แต่มีความแตกต่างในการเข้าถึงข้อมูลโดยผู้ใช้หลายคน

การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้หลายคน    ภายใต้การดําเนินการปกติ Access อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนเปิดฐานข้อมูลเดียวในเวลาเดียวกัน ซึ่งทํางานได้ดีเนื่องจาก Access จะล็อกเฉพาะข้อมูลที่กําลังถูกแก้ไขเท่านั้น ด้วยเหตุนี้ ผู้ใช้รายอื่นจึงสามารถแก้ไขระเบียนที่ต่างกันได้โดยไม่มีข้อขัดแย้ง ในExcel คุณสามารถแชร์เวิร์กบุ๊กกับผู้ใช้คนอื่นๆ ได้ แต่ฟังก์ชันการทํางานร่วมกันแบบผู้ใช้หลายคนจะทํางานได้ดีที่สุดเมื่อผู้ใช้ทํางานกับข้อมูลในเวิร์กบุ๊กนั้นในเวลาที่ต่างกันแทนที่จะทํางานพร้อมกัน ผู้ใช้ฐานข้อมูล Access จะทํางานร่วมกันบนชุดข้อมูล และผู้ใช้เวิร์กบุ๊กExcelทํางานร่วมกันบนเอกสาร

การใช้Windows SharePoint Servicesสําหรับการทํางานร่วมกัน    ทั้งสองโปรแกรมรวมเข้ากับเทคโนโลยีMicrosoft Windows SharePoint Services เช่น SharePointรายการและไลบรารีเอกสาร

Access มีหลายวิธีในการทํางานร่วมกันกับผู้ใช้หลายคนบนไซต์SharePoint ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอัปโหลดฐานข้อมูลแบบเต็มไปยังไลบรารีเอกสารWindows SharePoint Services ทําให้ฟอร์มและรายงานพร้อมใช้งานเป็นมุมมองWindows SharePoint Services และลิงก์ฐานข้อมูลไปยังข้อมูลที่เก็บอยู่ในรายการSharePoint

Excelให้วิธีเดียวในการทํางานร่วมกับผู้ใช้หลายคนบนไซต์บริการSharePoint คุณสามารถอัปโหลดเวิร์กบุ๊กไปยังWindows SharePoint Servicesไลบรารีเอกสารที่ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเช็คเอาท์เวิร์กบุ๊กเพื่อทําการเปลี่ยนแปลงป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นปรับเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กในเวลาเดียวกัน ผู้ใช้สามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กโดยไม่ต้องเช็คเอาท์ออกจากไลบรารีเอกสาร ซึ่งในกรณีนี้ผู้ใช้ต้องประสานงานกับผู้ใช้รายอื่นเพื่อหลีกเลี่ยงข้อขัดแย้งของข้อมูล

การใช้โฟลเดอร์เครือข่ายสําหรับการทํางานร่วมกัน    ถ้าคุณเก็บฐานข้อมูล Access ไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่แชร์ ผู้ใช้หลายคนจะสามารถเปิดฐานข้อมูลและทํางานกับข้อมูลของฐานข้อมูลนั้นพร้อมกันได้ เรกคอร์ดแต่ละเรกคอร์ดจะถูกล็อกเมื่อผู้ใช้แก้ไขเรกคอร์ด ถ้าคุณเก็บเวิร์กบุ๊กExcelไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่แชร์ ผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กได้ในแต่ละครั้ง สําหรับการดูวัตถุประสงค์ผู้ใช้หลายคนสามารถเปิดเวิร์กบุ๊กในขณะที่ผู้ใช้อื่นกําลังแก้ไขเวิร์กบุ๊กแต่ผู้ใช้เหล่านั้นไม่สามารถทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้จนกว่าผู้ใช้ที่กําลังแก้ไขเวิร์กบุ๊กจะปิดเวิร์กบุ๊กนั้น

ทั้งสองโปรแกรมจะมีฟีเจอร์ที่คล้ายกัน คือ รหัสผ่านและการเข้ารหัสลับ ซึ่งสามารถช่วยคุณป้องกันการสูญหายของข้อมูลและปกป้องข้อมูลของคุณจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างบางอย่างระหว่าง Access กับ Excelเกี่ยวกับการทํางานของการป้องกันข้อมูลระดับผู้ใช้

การป้องกันการสูญหายของข้อมูล    ใน Access งานของคุณจะถูกบันทึกอย่างต่อเนื่องเพื่อที่ในกรณีที่เกิดความล้มเหลวที่ไม่คาดคิด คุณจะไม่สูญเสียงานมาก (ถ้ามี) อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก Access จะบันทึกงานของคุณอย่างต่อเนื่อง คุณจึงสามารถทําการเปลี่ยนแปลงที่คุณตัดสินใจในภายหลังว่าคุณไม่ต้องการยอมรับได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถคืนค่าฐานข้อมูลของคุณในแบบที่คุณต้องการได้ คุณควรสร้างสําเนาสํารองของไฟล์ฐานข้อมูลตามกําหนดการที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ คุณสามารถกู้คืนฐานข้อมูลทั้งหมดจากข้อมูลสํารอง หรือจะคืนค่าเฉพาะตารางหรือวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการก็ได้ ถ้าคุณใช้โปรแกรมอรรถประโยชน์การสํารองข้อมูลระบบไฟล์ คุณยังสามารถใช้สําเนาของฐานข้อมูลจากการสํารองข้อมูลระบบไฟล์เพื่อคืนค่าข้อมูลของคุณ ใน Excel คุณสามารถบันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กําหนดขณะที่คุณอัปเดตข้อมูลของคุณ

การป้องกันข้อมูลระดับผู้ใช้    ในExcel คุณสามารถเอาข้อมูลที่สําคัญหรือข้อมูลส่วนตัวออกจากมุมมองได้โดยการซ่อนคอลัมน์และแถวของข้อมูล แล้วป้องกันทั้งเวิร์กชีตเพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูลที่ซ่อนอยู่ของผู้ใช้ นอกจากการป้องกันเวิร์กชีตและองค์ประกอบของเวิร์กชีตแล้ว คุณยังสามารถล็อกและปลดล็อกเซลล์ในเวิร์กชีตเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นปรับเปลี่ยนข้อมูลสําคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ

ความปลอดภัยระดับไฟล์    ที่ระดับไฟล์ คุณสามารถใช้ การเข้ารหัสลับ ในทั้งสองโปรแกรมเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเห็นข้อมูล นอกจากนี้ คุณยังสามารถกําหนดให้ใส่ รหัสผ่าน เพื่อเปิดไฟล์ฐานข้อมูลหรือเวิร์กบุ๊กได้ด้วย นอกจากนี้ คุณยังสามารถรักษาความปลอดภัยให้กับแฟ้มฐานข้อมูลหรือสมุดงานได้โดยใช้ ลายเซ็นดิจิทัล

การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกจํากัด    ใน Excel คุณสามารถระบุสิทธิ์ที่ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลหรือตั้งค่าสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่พวกเขามีสิทธิ์เข้าถึงได้ Access ไม่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยระดับผู้ใช้ แต่ Access จะสนับสนุนรูปแบบความปลอดภัยของผู้ใช้ของเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลใดๆ ที่ Access เชื่อมต่ออยู่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลิงก์ไปยังรายการSharePoint Access จะแก้ไขสิทธิ์ของผู้ใช้สําหรับรายการSharePoint ถ้าคุณต้องการเก็บผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตออกจากข้อมูล Access ของคุณ คุณสามารถเข้ารหัสลับฐานข้อมูลของคุณโดยการตั้งค่ารหัสผ่าน ผู้ใช้ต้องใส่รหัสผ่านเพื่ออ่านข้อมูลจากฐานข้อมูล แม้ว่าพวกเขาจะเข้าถึงข้อมูลนั้นโดยใช้โปรแกรมอื่น เช่น Excel

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีช่วยปกป้องข้อมูลของคุณ ให้ดูที่ ตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลงความปลอดภัยระดับผู้ใช้ของ Access 2003 ใน Access 2007 หรือสูงกว่าและ การป้องกันและความปลอดภัยใน Excel

• การจัดการที่ติดต่อ    คุณสามารถจัดการที่ติดต่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของคุณ แล้วสร้างรายงานใน Access หรือผสานข้อมูลด้วยMicrosoft Office Word เพื่อพิมพ์ฟอร์มจดหมาย ซองจดหมาย หรือป้ายจ่าหน้าจดหมาย

• การติดตามสินค้าคงคลังและสินทรัพย์    คุณสามารถสร้างสินค้าคงคลังของรายการในบ้านหรือธุรกิจของคุณ และเก็บรูปถ่ายหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ไว้คู่กับข้อมูล

• การติดตามใบสั่งซื้อ    คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งซื้อ แล้วสร้างรายงานที่แสดงยอดขายตามพนักงาน ภูมิภาค ช่วงเวลา หรือค่าอื่นๆ บางค่า

• การติดตามงาน    คุณสามารถติดตามงานสําหรับกลุ่มบุคคล และใส่งานใหม่ในเวลาเดียวกันกับที่ผู้อื่นกําลังอัปเดตงานที่มีอยู่ในฐานข้อมูลเดียวกันได้

• การจัดระเบียบไลบรารีการให้ยืม    คุณสามารถใช้ Access เพื่อจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือและซีดีของคุณ และติดตามบุคคลที่คุณให้ยืม

• การวางแผนเหตุการณ์    คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ของเหตุการณ์ สถานที่ และผู้เข้าร่วม แล้วพิมพ์กําหนดการหรือสรุปเกี่ยวกับเหตุการณ์

• การติดตามโภชนาการ    ติดตามสูตรอาหาร และบันทึกกิจกรรมการรับประทานอาหารและการออกกําลังกาย

• บัญชี    คุณสามารถใช้ลักษณะการทํางานการคํานวณที่มีประสิทธิภาพของExcelในงบการเงินต่างๆ เช่น งบกระแสเงินสด งบรายได้ หรืองบกําไรขาดทุน

• การจัดงบประมาณ    ไม่ว่าความต้องการของคุณจะเกี่ยวข้องกับเรื่องส่วนตัวหรือทางธุรกิจ คุณสามารถสร้างงบประมาณได้ทุกชนิดใน Excel ตัวอย่างเช่น แผนงบประมาณการตลาด งบประมาณกิจกรรม หรืองบประมาณการเกษียณ

• การเรียกเก็บเงินและการขาย    Excelยังมีประโยชน์สําหรับการจัดการข้อมูลการเรียกเก็บเงินและการขาย และคุณสามารถสร้างฟอร์มที่คุณต้องการ เช่น ใบแจ้งหนี้การขาย บันทึกการจัดส่ง หรือใบสั่งซื้อได้อย่างง่ายดาย

• การรายงาน    คุณสามารถสร้างรายงานชนิดต่างๆ ในExcelที่แสดงถึงการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณหรือสรุปข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น รายงานที่วัดประสิทธิภาพโครงการ คาดการณ์ข้อมูล สรุปข้อมูล หรือนําเสนอข้อมูลผลต่าง

• การวางแผน    Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสําหรับการสร้างแผนแบบมืออาชีพหรือตัววางแผนที่มีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น แผนชั้นเรียนรายสัปดาห์ แผนการวิจัยการตลาด แผนภาษีสิ้นปี หรือตัววางแผนที่ช่วยคุณวางแผนมื้ออาหารรายสัปดาห์ งานเลี้ยง หรือวันหยุดพักผ่อน

• ติดตาม    คุณสามารถใช้Excelเพื่อติดตามข้อมูลในแผ่นงานเวลาหรือรายการ ตัวอย่างเช่น แผ่นงานเวลาสําหรับการติดตามงาน หรือรายการสินค้าคงคลังที่คอยติดตามอุปกรณ์

• การใช้ปฏิทิน    เนื่องจากลักษณะคล้ายเส้นตาราง Excelให้ยืมตัวเองได้ดีในการสร้างปฏิทินทุกชนิด ตัวอย่างเช่น ปฏิทินทางวิชาการเพื่อติดตามกิจกรรมในระหว่างปีการศึกษา หรือปฏิทินปีงบประมาณเพื่อติดตามเหตุการณ์ทางธุรกิจและหลักเป้าหมาย

สําหรับเทมเพลตExcelที่มีประโยชน์ในประเภทเหล่านี้ ให้ดูที่ เทมเพลตสําหรับExcelบน Microsoft Office Online