ตัวอย่างการเขียน minute of meeting

“เฮ้ย วันนั้นที่ประชุมนี่ต้องทำอะไรส่งวันไหนนะ จำได้ป่ะ?” หลายคนเวลาประชุมเสร็จออกมานอกห้องไม่ทันไรก็เจอปัญหาแบบนี้

เคยสังเกตไหมว่าเวลาประชุมมันเหมือนการจับปู (ไอเดีย) มาใส่กระด้ง ต่างคนต่างเสนอ ใครอยากพูดอะไรก็พูด บางทีก็ออกทะเลจนหาน้ำหาเนื้อไม่ได้ เวลาทำงานเลยหดหาย พอหาเทคนิคสลับมากำหนดเวลาให้กระชับการประชุม เราก็ดันจำไม่ได้ว่าใครต้องทำอะไรเวลาไหน ติดตามอะไรไม่ได้ สุดท้ายที่ประชุมไปเลยไร้ความหมาย

เพื่อการประชุมงานให้ได้งานจริง ๆ และคุ้มค่าความคิดกับไอเดียที่สุด UNLOCKMEN แนะนำให้ทุกคนใช้เทคนิค “จด Minutes” หรือจดวาระการประชุมด้วย 4 ข้อต่อไปนี้ แต่ถ้าสิ่งนี้มันไม่ใช่หน้าที่ของคุณ ลองส่งบทความนี้ไปให้กับคนที่จดมัน รับรองว่าจบประชุมไปครั้งหน้า สมาชิกทุกคนจะแอ็กทีฟอย่างแน่นอน

จด MINUTES เพื่อที่ประชุมด้วยวิธีการพิมพ์

การวิจัยบอกว่าถ้าจดรายงานการประชุมใด ๆ ด้วยมือจะทำให้จำหัวข้อที่ซับซ้อนได้ดีกว่าก็จริง แต่ถ้าเป็นการจดเพื่อทุกคนที่อยู่ในที่ประชุม การจดให้ตัวเองจำได้แล้วต้องไปนั่งพิมพ์กรอกอีกครั้งดูเป็นวิธีการที่ซ้ำซ้อนเกินไปหน่อย ที่สำคัญยังเปลืองทรัพยากรอย่างกระดาษและไม่ได้ทำให้ทุกคนจำได้ด้วย ดังนั้นสิ่งที่แนะนำให้ทำจึงเป็นการพิมพ์ เพื่อให้ขั้นตอนสุดท้ายเราสามารถโชว์สิ่งที่จดให้ทุกคนในที่ประชุมดูได้เลยทันที

จับไฮไลต์มาจด

จดรายงานการประชุม ไม่ใช่การจดทุกคำ แต่จดเฉพาะไฮไลต์ให้เร็ว เพราะระหว่างที่แต่ละคนทยอยออกความเห็นน้ำจะมากกว่าเนื้ออยู่แล้ว ทริกอยู่ที่คำที่เลือกจด จะต้องบอกได้ทันทีว่าเราจะพูดถึงเรื่องอะไร ต้องมีวาระการตัดสินใจและการดำเนินการเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ

ตัวอย่าง

“เราอยากให้ทุกคนป้องกันตัวเองจากโรคโควิด-19 เพราะตอนนี้มีคนเสียชีวิตแล้ว 1 คนเป็นชายไทย อายุเพียง 35 ปีเท่านั้น ดังนั้นขอรณรงค์ทุกคนในองค์กรให้ป้องกันผ่านการล้างมือทุกครั้งที่เข้าห้องน้ำ ปิดฝาชักโครกทุกครั้งก่อนกด และเลี่ยงการสัมผัสบริเวณที่จับต่าง ๆ ด้วยการนำทิชชูมาจับแทน”

การจด Minutes อาจเหลือเพียง: ทุกคน / ป้องกันโควิด 19 – ล้างมือ ปิดชักโครก ใช้ทิชชูจับ

ทวนอีกหน รับทำหน้าที่เป็นบริกรก่อนปิดประชุม

2 หูฟัง 1 มือเขียน แม้แม่นแค่ไหนก็อาจจะมีโอกาสพลาดได้ ดังนั้นสิ่งที่ดีที่สุดคือการ “ทวนข้อมูล” อีกหนก่อนปิดประชุม โดยสวมบทเหมือนบริกรรับเมนูอาหารแล้วทวนใจความสำคัญที่พวกเขาพูดอีกครั้งเพื่อเช็กความถูกต้อง เพราะแม้ทุกคนในที่ประชุมจะไม่สามารถจำสิ่งที่คนอื่นพูดได้หมด แต่พวกเขาจำสิ่งที่ตัวเองเสนอหรือพูดได้อย่างแน่นอน

จากนั้นให้เช็กความถูกต้องจาก 3 คำถามเหล่านี้โดยโชว์ Minutes ที่เราจดด้วย ส่วนหนึ่งเพื่อเช็กตัวเราแต่อีกส่วนเหมือนการให้อีกฝ่ายรีเช็กและให้ Commitment ว่าถูกต้องตรงกัน

1. เราตกหล่นอะไรส่วนไหนที่สำคัญหรือไม่
2. ข้อมูลที่สรุปถูกต้องหรือเปล่า
3. แต่ละจุดชัดเจนพอที่จะทำให้คนอื่นอ่านแล้วเข้าใจตรงกันหรือเปล่า (ส่วนนี้จะรู้ว่าตรงหรือไม่ตรงก็ตอนที่ทุกคนได้ดูข้อความที่พิมพ์อีกหน)

แปะรายงานไว้ในที่ที่ทุกคนหาเจอ

สุดท้ายถ้าส่งผ่านเมลอย่างเดียว คนส่วนใหญ่ก็ไม่จำ เวลาจะหาแต่ละหนก็ต้องกด Search ท่ามกลางกองเมลมากมาย แล้วทำอย่างไรทุกคนถึงจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ง่ายก็เป็นการหาช่องทางเผยแพร่ให้ทุกคนเข้าถึงได้ อาจจะเป็น Share File ผ่าน GG Drive ฯลฯ แล้วแปะลิงก์ไว้ตามสะดวก

ที่เราให้ทำแบบนี้เพราะหากมีใครขาดประชุมไป พวกเขาก็สามารถเข้าไปดูสิ่งนั้นได้ทันที ต่อติดงานได้ตั้งแต่ยังไม่ทันมาออฟฟิศ ไม่ต้องคอยไปนั่งถามใครต่อใครว่าที่ประชุมไปครั้งที่แล้วเขาว่าอะไรนะ เรียกได้ว่าโปรดักทีฟจริง ๆ จากการทำงาน

ไม่น่าเชื่อว่าการเสียเวลาระหว่างการประชุมเล็กน้อยเพื่อจดวาระการประชุมจะทำให้เราทุกคนทำงานดีขึ้นได้ แต่ถ้ามองให้ลึกลงไป รูปแบบนี้มันชัดที่การเซตระบบ ทุกคนสามารถตรวจสอบและเข้าถึงได้จึงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ลองเอาไปประยุกต์ใช้กันดูได้แล้วอย่าลืมมาแชร์เทคนิคกันในคอมเมนต์

สรุปเทคนิค จดอย่างไรให้ได้ “สุดยอดบันทึกการประชุม”

22 พ.ย. 2021

สรุปเทคนิค จดอย่างไรให้ได้ “สุดยอดบันทึกการประชุม” | THE BRIEFCASE
ไม่ว่าเวลาจะผ่านไปนานแค่ไหน การประชุม ก็ยังถือเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตคนทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
เพราะเป็นช่วงเวลาที่ทุกคนในบริษัทจะมาร่วมกันคิด ปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น หรือแก้ปัญหาต่าง ๆ ร่วมกัน
การประชุมที่จะประสบความสำเร็จนั้น ต้องมีองค์ประกอบหลายอย่างประกอบเข้าด้วยกัน
ตั้งแต่หัวข้อการประชุม ข้อมูลที่นำเสนอ ผู้ที่มานำเสนอข้อมูล บรรยากาศในห้องประชุม
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่หลายบริษัทเอามาใช้ เพื่อช่วยให้การประชุมแต่ละครั้งสมบูรณ์ไม่เสียเปล่า
คือการทำ “Minute of Meeting” หรือที่ภาษาไทยเรียกว่า “บันทึกการประชุม”
แล้วเราจะบันทึกการประชุมอย่างไร ให้เอาไปใช้ต่อได้ และเป็นประโยชน์ต่อองค์กร ?
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง
หลายคนอาจเคยมีประสบการณ์ว่า ในห้องประชุมเวลาที่พวกเราทุกคนประชุมกันนั้น ทุกคนเหมือนเข้าใจตรงกัน แต่บางครั้งพอออกจากห้องประชุมกลับเข้าใจไม่ตรงกัน
บางคนถึงขนาดบอกว่าไม่รู้หรือลืมไปแล้วว่าในห้องประชุมนั้นตกลงกันว่าอย่างไร
หลายครั้งทำให้ถึงกับต้องจัดประชุมกันใหม่
ซึ่งเสียทั้งเวลา หรือแม้แต่ทำให้คนที่เข้าประชุม ก็อาจรู้สึกเสียอารมณ์ไปด้วย
ปัญหาดังกล่าว มีวิธีหนึ่งที่แก้ไขได้ นั่นก็คือการจดบันทึกการประชุม หรือ Minute of Meeting
ประโยชน์ของ Minute of Meeting มีหลายอย่าง เช่น
- ช่วยบันทึกรายละเอียดที่สำคัญ ความเห็นและมติที่เกิดขึ้นในที่ประชุม
- ช่วยให้ติดตามได้ง่ายว่า งานต่าง ๆ ที่แต่ละคนได้รับมอบหมายนั้น มีความคืบหน้าไปมากแค่ไหน
- สามารถใช้เป็นหลักฐานหรือข้อเท็จจริง เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
- ช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าประชุมสามารถติดตามเรื่องราวต่าง ๆ ได้ว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างในการประชุมที่ผ่านมา
ประเด็นที่ไม่ควรมองข้ามก็คือ ผู้ที่ทำหน้าที่บันทึกการประชุม ควรถูกมอบหมายให้ทำหน้าที่นี้เพียงอย่างเดียว ไม่ควรทำหน้าที่อื่น ๆ ในเวลาเดียวกัน เพื่อให้สามารถจดรายละเอียดที่สำคัญ ๆ ในระหว่างการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ครบถ้วน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการนำ Minute of Meeting ไปใช้ในอนาคต
คำถามสำคัญต่อมาก็คือ แล้วมีเทคนิคอะไรบ้าง ? ที่จะช่วยให้เราสามารถบันทึกการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เตรียมความพร้อมล่วงหน้า
ตั้งแต่รวบรวมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการบันทึกการประชุม
ไม่ว่าจะเป็นสมุด ปากกา แท็บเล็ต อุปกรณ์บันทึกเสียง แล้วตรวจสอบอุปกรณ์เหล่านั้นให้ดีว่าพร้อมใช้งานไหม
การเตรียมความพร้อมที่ดี ยังรวมไปถึง การเข้าไปเตรียมตัวในห้องประชุมก่อนที่การประชุมจะเริ่มต้นขึ้นด้วย
- ศึกษาหัวข้อและประเด็นที่จะมีการพูดคุยให้ดี ก่อนที่จะเริ่มประชุม
ในการประชุมแต่ละครั้ง ส่วนใหญ่แล้วจะมี Agenda หรือหัวข้อการประชุมที่ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าอยู่แล้ว
ผู้ที่ทำหน้าที่บันทึกการประชุมควรทราบว่า มี Agenda อะไรบ้างที่จะประชุม
ถ้าเป็น Agenda ที่เราไม่คุ้นเคย จะได้ไปศึกษาหรือทำความเข้าใจมาก่อน เพื่อที่จะสามารถบันทึกรายละเอียดที่สำคัญได้อย่างครบถ้วน
เพราะถ้าเราไม่รู้มาก่อนว่า ในที่ประชุมจะพูดหัวข้ออะไรเลย เราอาจไม่เข้าใจสิ่งที่เขาพูดกัน ซึ่งจะส่งผลเสียต่อการบันทึกการประชุมได้
- ใส่ใจเรื่องความถูกต้อง ครบถ้วน ชัดเจน และ “จับใจความสำคัญให้ได้”
ในระหว่างการประชุม อาจมีบ้างที่ในที่ประชุมจะพูดเรื่องอื่น ๆ นอกเหนือจาก Agenda ที่กำหนดไว้
ซึ่งถ้าเป็นเรื่องที่ออกนอกเรื่องจนเกินไป คนที่ทำหน้าที่บันทึกการประชุม ก็ไม่ควรจดบันทึกเรื่องเหล่านั้นลงในบันทึกการประชุม
ในทางกลับกัน ให้จดเฉพาะเรื่องสำคัญใน Agenda นั้น
เช่น มติที่ประชุม การติดตามความคืบหน้า ผู้รับผิดชอบ หรือแนวทางแก้ไขปัญหาต่าง ๆ
สิ่งสำคัญที่ต้องคิดเสมอ คือ ต้องจับใจความสำคัญ ๆ ให้ได้
และต้องบันทึกสิ่งสำคัญเหล่านั้น ให้ถูกต้อง ครบถ้วน ชัดเจน
- ควรสอบถาม เมื่อมีข้อสงสัย
คนที่ทำหน้าที่จดบันทึกการประชุม สามารถหาโอกาสหรือจังหวะสอบถามในที่ประชุม ให้สามารถอธิบายสิ่งที่เราสงสัย หรือไม่เข้าใจ 100% ได้
อย่างไรก็ตาม หากเราไม่สามารถหาโอกาสหรือจังหวะสอบถามในที่ประชุมได้
ให้จดคำถามที่ต้องการถาม แล้วนำคำถามเหล่านี้ไปถามผู้ที่เราต้องการสอบถามหลังการประชุมจบลงก็ได้
และหลังจากการประชุมจบลง เราก็ควรหาเวลามาทบทวนบันทึกการประชุมอีกครั้ง ว่าข้อมูลมีความถูกต้อง ครบถ้วน แล้วหรือยัง ภาษาที่เราเรียบเรียงอ่านเข้าใจง่ายแล้วหรือไม่
แม้การจดบันทึกการประชุม อาจดูเป็นเรื่องที่ไม่ได้มีรายละเอียดอะไรมากมาย
แต่เราสามารถสร้างความแตกต่างให้กับมันได้
เพื่อให้ได้ “สุดยอดบันทึกการประชุม” ที่มีใจความสำคัญครบถ้วน ถูกต้อง สมบูรณ์ เข้าใจง่าย
และสามารถเอาไปใช้สร้างประโยชน์หลาย ๆ อย่างให้กับองค์กรต่อไปได้..
References:
-https://www.lorman.com/resources/how-to-take-accurate-meeting-minutes-14835
-https://www.allbusiness.com/five-reasons-why-meeting-minutes-are-important-4113272-1.html

Tag:การประชุมการจดบันทึกการจดบันทึกการประชุมสรุปเทคนิค จดอย่างไรให้ได้ “สุดยอดบันทึกการประชุม”

Minute of Meeting เขียนยังไง

Minute เขียนยังไง

ทำไมต้องจดบันทึกการประชุม