การนำ เสนอ แบบ เป็น ทางการ

ความรู้พื้นฐานการนำเสนอข้อมูล

โดยปกติการเก็บรวบรวมข้อมูล มักจะได้ข้อมูลตามรูปแบบของการเก็บข้อมูลนั้นๆ ทำให้ข้อมูลที่ได้อาจไม่เป็นระเบียบ การนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้อาจทำได้ยาก วิธีการแก้ไขปัญหานี้คือการนำข้อมูลนั้นๆ มาจัดให้เป็นระเบียบ เพื่อให้มองเห็นลักษณะสำคัญของข้อมูลชัดเจนขึ้น เห็นความสัมพันธ์กันในกลุ่มข้อมูลตามความต้องการของผู้ใช้ข้อมูล สามารถอ่านข้อมูลได้ง่าย และสามารถทำความเข้าใจได้รวดเร็วและน่าสนใจมากยิ่งขึ้น เราเรียกกระบวนการดังกล่าวนี้ว่า การนำเสนอข้อมูล (Data Presentation)

การนำเสนอข้อมูล เป็นการนำเอาข้อเท็จจริง ข้อมูล รายละเอียดต่างๆ ที่เก็บรวบรวมข้อมูลมาจัดให้เป็น ระเบียบ เพื่อมุ่งที่ให้ผู้ใช้ข้อมูลมองเห็นลักษณะสำคัญ ของข้อมูลเหล่านั้น และสามารถอ่านรายละเอียด หรือเปรียบเทียบข้อเท็จจริง ข้อมูล รายละเอียดเหล่านั้นได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และตรงตามความต้องการ ของผู้ใช้ข้อมูล อาจกล่าวได้ว่า วัตถุประสงค์สำคัญของการนำเสนอข้อมูลก็เพื่อจะนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้ มาเสนอหรือเผยแพร่ให้ผู้สนใจข้อมูลนั้นๆ ทราบ หรือ สามารถนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ ได้

การนำเสนอข้อมูลเป็นขั้นตอนในการเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับ การวิเคราะห์และการแปลความหมาย สรุปผลข้อมูล เพื่อนำสารสนเทศนั้นไปใช้ใน การตัดสินใจสำหรับการทำงานต่อไป รวมถึงการเลือกวิธีการวิเคราะห์ข้อมูลจากรูปแบบและลักษณะสำคัญของข้อมูลนั้นๆ ได้ถูกต้องอีกด้วย โดยทั่วไปการนำเสนอข้อมูลอาจทำได้ใน 2 ลักษณะใหญ่ๆ คือ

1. การนำเสนอข้อมูลอย่างไม่เป็นแบบแผน (informal presentation) หมายถึง การนำเสนอข้อมูลที่ไม่มีกฎเกณฑ์ หรือแบบแผนที่แน่นอนตายตัว เป็นการอธิบายลักษณะของข้อมูลตามเนื้อหาข้อมูล ที่นิยมใช้มีสองวิธีคือ การนำเสนอข้อมูลในรูปบทความหรือข้อความเรียง และการนำเสนอข้อมูล ในรูปบทความกึ่งตาราง

2. การนำเสนอข้อมูลอย่างเป็นแบบแผน (formal presentation) หมายถึง การนำเสนอข้อมูลที่มีกฎเกณฑ์ซึ่งจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดไว้เป็นแบบอย่าง การนำเสนอข้อมูลประเภทนี้ที่นิยมคือ การนำเสนอข้อมูลในรูปตาราง การนำเสนอข้อมูลในรูปกราฟหรือแผนภูมิ

Standard

การนำเสนอข้อมูล (Presentation of Data)

เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ระเบียบวิธีสถิติขั้นต่อไปก็คือ การนำเสนอข้อมูล การนำเสนอที่ดีมิได้หมายความว่า เป็นการเสร็จสิ้นของการดำเนินงานทางสถิติ แต่การนำเสนอที่ดีจะช่วยปูพื้นฐานในการวิเคราะห์ข้อมูล เพราะข้อความจริงต่างๆ ตลอดจนการเปรียบเทียบข้อมูลจะได้รับการนำเสนอให้แลเห็นเด่นชัด ความเข้าใจของผู้ใช้สถิติในเรื่องการนำเสนอข้อมูล จะช่วยให้สามารถใช้ข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างฉลาดและถูกต้อง

ในการนำเสนอข้อมูลอาจทำได้ทั้งอย่างไม่มีแบบแผน และอย่างมีแบบแผน การนำเสนออย่างไม่มีแบบแผน หมายถึง การนำเสนอที่ไม่มีกฎเกณฑ์อะไร ที่จะต้องถือเป็นหลักมากนัก การนำเสนอแบบนี้ได้แก่ การแทรกข้อมูลลงในบทความ และข้อเขียนต่างๆ ส่วนการนำเสนออย่างมีแบบแผนนั้น เป็นการนำเสนอที่จะต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ ที่ได้กำหนดไว้เป็นมาตรฐาน ตัวอย่างการนำเสนอแบบนี้ ได้แก่ การนำเสนอในรูปตาราง รูปกราฟ และรูปแผนภูมิ เป็นต้น

๑. การนำเสนอในรูปตาราง (Tabular presentation) ข้อมูลต่างๆ ที่เก็บรวบรวมมาได้เมื่อทำการประมวลผลแล้ว จะอยู่ในรูปตาราง ส่วนการนำเสนออย่างอื่นเป็นการนำเสนอโดยใช้ข้อมูลจากตาราง

เปรียบเทียบการปรับราคาน้ำมันปี 2521-2523
(ราคา : บาท / ลิตร)

ชนิดน้ำมัน	2521	2522	2523
10 มี.ค.	31 ม.ค.	22 มี.ค.	13 ก.ค.	20 ก.ค.	9 ก.พ.	20 มี.ค.
เบนซินพิเศษ	4.98	5.60	-	7.84	-	9.80	-
เบนซินธรรมดา	4.98	5.12	-	7.45.	-	9.26	-
น้ำมันก๊าด	2.68	3.06	-	5.12	4.20	6.71	5.70
ดีเซลหมุนเร็ว	2.64	3.03	-	4.88	-	7.39	6.50
ดีเซลหมุนช้า	2.50	2.93	-	4.71	-	7.12	6.27
น้ำมันเตา 450	1.52	-	-	-	-	-	-
น้ำมันเตา 600	1.66	1.86	1.90	3.04	-	3.78	-
น้ำมันเตา 1,200	1.62	1.79	1.83	2.93	-	3.64	-
น้ำมันเตา 1,500	1.61	1.77	1.81	2.90-	-	3.61	-

ที่มา: ภาวะการค้าของประเทศไทยปี 2522 สภาหอการค้าแห่งประเทศไทย

๒. การนำเสนอด้วยกราฟเส้น (Line graph) เป็นแบบที่รู้จักกันดี และใช้กันมากที่สุดแบบหนึ่ง เหมาะสำหรับข้อมูล ที่อยู่ในรูปของอนุกรมเวลา เช่น ราคา ข้าวเปลือกในเดือนต่างๆ ปริมาณสินค้าส่งออกรายปี เป็นต้น