การสร้างแผนภูมิจากตารางข้อมูล

Microsoft Office Excel เป็นที่นิยมในการทำกราฟ การรวมข้อมูล ใช้สร้างกราฟแสดงผลรวมข้อมูล หรือการทำรายงานสรุปผลต่างๆ การทำเป็นกราฟทำให้สามารถดู ในรูปแบบเป็นแกนแท่งๆ แยกข้อมูลแต่ละประเภทได้ชัดเจน สะดวกกว่าการที่ดูข้อมูลเป็นตาราง

วันนี้จะขอแนะนำการสร้างกราฟเบื้องต้น เพื่อสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานกับงานที่ต้องการทำได้ เริ่มกันเลยนะครับ

1. เปิด Microsoft Office Excel จากนั้น สร้างตารางข้อมูล ที่ต้องการทำเป็นกราฟ (Chart)

2. หลังจากได้ตารางข้อมูล ให้ลากเม้าส์คลุมตารางข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ แล้วคลิกที่แท็ป Insert (แทรก) แล้วจะเห็นเมนูColumn (คอลัมน์)

3. คลิกเลือกรูปแบบกราฟที่ต้องการ ที่เมนู Column (คอลัมน์)

4. หลังจากเลือกรูปแบบกราฟเสร็จแล้ว ก็จะได้กราฟที่เราต้องการ หากต้องการปรับแต่งกราฟเพิ่มเติม ให้คลิกที่กราฟ แล้วเลือกแท็ปLayout (เค้าโครง)

5. Chart Title (ชื่อแผนภูมิ) มีให้เลือก 2 แบบคือ วางเหนือแผนภูมิ (แนะนำ) และซ้อนกลางแผนภูมิ

6. Axis Titles (ชื่อแกน) มีให้เลือกทั้งแนวนอน และแนวตั้ง

แนวตั้ง

7. Legend (คำอธิบายแผนภูมิ) โดยส่วนมากจะไม่ปรับกัน หากต้องการปรับก็ทำการเลือกตามใจชอบ

8. Data Labels (ป้ายชื่อข้อมูล) ช่วยให้ง่ายในการดูแท่งแผนภูมิ เลือกตำแหน่งได้ตามต้องการ โดยส่วนมากจะเลือกไว้ที่ส่วนปลายของแท่งแผนภูมิ

9. Data Table (ตารางข้อมูล) ส่วนนี้เป็นการเพิ่มตารางข้อมูลให้แสดงในกราฟด้วย

ก็ประมานนี้ครับ สำหรับการสร้างกราฟแสดงข้อมูลใน Excel หวังว่าจะมีประโยชน์สำหรับคนที่ยังทำไม่เป็นหรือยังไม่ค่อยเก่ง ขอให้มีความสุขกับการทำงานครับ ^^

การสร้างกราฟ หรือ Chart ใน Excel จะทำได้คล้ายๆ กับการสร้างในโปรแกรมในชุด MS-Office อื่นๆ ทั้งขั้นตอนการสร้างและการตกแต่งกราฟ แต่ใน Excel 2013 จะสร้างกราฟได้แบบรวดเร็วจากปุ่ม  Quick Analysis ซึ่งจะมีรูปแบบกราฟมาตรฐานให้เลือกและสร้างได้ง่ายๆ ในขั้นตอนเดียง ดังนี้

คุณสมบัติใหม่ของ Excel 2013 คือ Recommended Chart (แผนภูมิที่แนะนำ) เป็นวิธีการสร้างกราฟแบบรวดเร็วตามคำแนะนำ โดยโปรแกรมจะดูจากชุดข้อมูลในช่วงเซลล์ที่คุณเลือกมาว่าจะสร้างกราฟแบบไหนจึงจะเหมาะสมกับข้อมูล

กราฟหรือแผนภูมิใน Excel มีให้เลือกหลายชนิด เพื่อให้คุณเลือกมานำเสนอได้ตรงกับข้อมูลที่ต้องการได้ โดยจะมีให้เลือกหลายแบบ ดังนี้

• Column (คอลัมน์) เปรียบเทียบข้อมูลแต่ละค่าให้เห็นความแตกต่างอย่างต่ำ / สูงอย่างชัดเจน
• Line (เส้น) แสดงค่าของข้อมูลและแนวโน้มภายในช่วงระยะเวลาหนึ่ง มักใช้เปรียบเทียบค่าขึ้น/ลงของข้อมูล
• Bar (แท่ง) เปรียบเทียบข้อมูลให้เห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนเช่นกัน เพียงแต่แผนภูมิจะอยู่ในแนวนอนซึ่งให้ความรู้สึกในด้านเวลาหรือระยะทางมากกว่า
• Area (พื้นที่) แสดงให้เห็นผลรวมแนวโน้มผลรวมของข้อมูลทั้งหมด
• X Y (Scatter) (กระจาย) แผนภูมิ xy (กระจาย) แสดงความสัมพันธ์ของค่าที่เป็นตัวเลขที่อยู่ในชุดข้อมูลหลายๆ ชุด หรือการรวมตัวเลข 2 กลุ่มเป็นข้อมูล xy ที่สัมพันธ์กันหนึ่งชุดแผนภูมิกระจายนั้นมักนำมากับข้อมูลทางวิทยาศาสตร์
• Stock (หุ้น) แผนภูมิหุ้นแสดงแนวโน้มตลาดโดยกำหนดราคาเปิด  ราคาต่ำสุด ราคาสูงสุด ราคาปิด และผลรวม
• Surface (พื้นผิว) การรวมชุดข้อมูลสองชุดให้เกิดประโยชน์สูงสุดแผนภูมิชนิดนี้แสดงแนวโน้มของค่าในสองมิติบนเส้นโค้งที่ต่อเนื่องกัน
• Rader (เรดาร์) แผนภูมิเรดาร์ทำหน้าที่เปรียบเทียบค่าสะสมของชุดข้อมูลหนึ่งชุด จะแสดงการเปลี่ยนแปลงของค่าที่สัมพันธ์กับจุดกึ่งกลางโดยข้อมูลแต่ละชุดจะมีศูนย์กลางร่วมกัน
• Combo (ผสม) สำหรับการสร้างแผนภูมิแบบผสม สำหรับชุดข้อมูลที่มีค่าตัวเลขแตกต่างกันมากเช่น ราคาขายกับรวมการขาบก็อาจจะเลือกแผนภูมิคอลัมน์และแผนภูมิเส้นผสมกันได้

• นอกจากนี้แผนภูมิบางชนิดยังเลือกรูปแบบได้ 2 แบบคือ แผนภูมิพื้นฐาน 2 มิติที่มีแกน x และแกน y และแผนภูมิสามมิติ (3D) ที่เพิ่มมีมิติความลึกของแกน z เข้ามาด้วย

ใน Excel 2013 จะมีเครื่องมือให้ใช้จัดรูปแบบกราฟได้ปรับปรุงเครื่องมือใหม่ ให้คุณเลือกใช้งานได้หลายแบบ เรียกใช้งานง่าย หรือจะเรียกใช้ตามความถนัดของผู้ใช้แต่ละคนได้

คลิกปุ่ม จัดการรูปแบบส่วนที่เลือก จะแสดงหน้าต่างคำสั่ง Format เพื่อจัดรูปแบบกราฟ

เปลี่ยนสไตล์กราฟ (Chart Style)

เปลี่ยนชุดสีให้กับกราฟ (Chart Colors)

ใน Excel 2013 คุณสามารถจัดรูปแบบกราฟได้แบบรวดเร็ว ด้วยการเลือกคำสั่ง Chart Styles จากปุ่ม

เปลี่ยนชุดเค้าโครงกราฟ (Quick Layout)

การเลือกเค้าโครงการแสดงองค์ประกอบต่างๆ ของกราฟได้ง่ายและรวดเร็วที่สุดได้จากปุ่ม เค้าโครงด่วน แล้วเลือกแบบเค้าโครงมาตรฐานที่นิยมใช้งานเอาไว้ให้หลายแบบโดยลองเลื่อนเมาส์ไปบนแบบเค้าโครงแล้วดูตัวอย่างก่อน

จัดรูปแบบด้วย Quick Style & Color

ใน Excel 2013 ผู้เรียนสามารถจัดรูปแบบกราฟได้แบบรวดเร็ว ด้วยการเลือกคำสั่ง สไตล์แผนภูมิ จากปุ่ม   ที่ด้านข้างกราฟ โดยเลือกได้ทั้ง Style และ Color ดังนี้

เพิ่มองค์ประกอบของกราฟ (Chart Elements)

• แกน คือ ชุดข้อมูลในแกนตั้ง และแกนนอน
• ชื่อแกน  จะเป็นชื่อที่ใช้สำหรับอธิบายประเภทข้อมูลที่แสดงอยู่ในแกนตั้ง และแกนนอน
• ชื่อแผนภูมิ ชื่อหรือหัวเรื่องของกราฟ
• คำอธิบายกราฟ เป็นคำอธิบายการใช้สีและลวดลายของแกนข้อมูลกราฟ เพื่อให้ทราบว่าสีและลวดลายแต่ละแบบใช้แทนข้อมูลอะไร
• ป้ายชื่อข้อมูล คือ ข้อมูลที่ผู้เรียนกรอกลงในเวิร์กชีตที่นำมาพล็อตสร้างกราฟนั้นแสดงข้อมูลที่นำมาสร้างกราฟ
• เส้นตาราง คือ เส้นที่ลากโยงมาจากแกนข้อมูลของกราฟ เพื่อแบ่งข้อมูลในแต่ละจุดหรือแต่ละกลุ่มให้ดูกราฟได้ชัดเจนขึ้น

ใส่ข้อความและจัดรูปแบบข้อความในกราฟ
ให้ผู้เรียนใส่ข้อความในส่วนประกอบของกราฟอย่าง ชื่อกราฟ และ ชื่อแกน ที่เพิ่มเข้า แล้วจัดรูปแบบข้อความได้เหมือนการจัดข้อความทั่วไปจากเครื่องมือกลุ่ม Font โดยคลิกเลือกองค์ประกอบก่อนแล้วใช้คำสั่ง

เปลี่ยนชนิดของกราฟ (Chart Type)

หลังจากสร้างกราฟแบบใดแบบหนึ่งเอาไว้แล้ว หากต้องการเปลี่ยนไปเป็นกราฟประเภทอื่นก็เลือกได้ หรือเปลี่ยนเป็นกราฟแบบผสม 2 กับข้อมูลแต่ละชุดได้ แต่จะทำได้กับกราฟ 2 มิติ ส่วนกราฟ 3 มิติต้องเปลี่ยนทุดชุดไม่สามารถเลือกแบบผสมได้

การตกแต่งกราฟนอกจากการเลือกจากรูปแบบสำเร็จจากชุด Chart Styles ที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้แล้ว ผู้เรียนสามารถตกแต่งละองค์ประกอบของกราฟได้ เช่น เปลี่ยนสีชุดข้อมูล ใส่รูปภาพ เส้นขอบ เอฟเฟ็กต์ และข้อความได้ในแต่ละจุด โดยใช้เครื่องมือจากแท็บ รูปแบบ ของ เครื่องมือแผนภูมิ

ใส่เอฟเฟ็กต์ตกแต่งกราฟ

ออบเจ็กต์กราฟทั้งชุด หรือชุดข้อมูล (Series) สามารถใส่เอฟเฟ็กต์พิเศษเพื่อเพิ่มความน่าสนใจให้กับกราฟได้ เช่นใส่เงา หรือใส่ขอบเรืองแสงที่พื้นที่กราฟ (Chart Area) ได้

การตกแต่งกราฟนอกจากการเลือกจากแท็บ เครื่องมือแผนภูมิ แล้ว ใน Excel 2013 ผู้เรียนสามารถจัดรูปแบบกราฟได้จากหน้าต่าง รูปแบบ

คำสั่งและตัวเลือกที่ใช้ปรับแต่ง องค์ประกอบที่เลือก เช่น  เลือกรูปทรงกราฟแต่ละชุดต่างกันได้

• คำสั่งในกรอบ Format ในกลุ่ม สีพื้นและสีเส้น และกลุ่ม เอฟเฟ็กต์ จะทำงานคล้ายกับการจัดรูปแบบรูปภาพและกราฟิกที่เราได้ใช้งานที่ผ่านมา

ใส่รูปภาพในชุดข้อมูล
นอกจากการตกแต่งชุดข้อมูลกราฟแต่ละชุดด้วยสีพื้นแล้ว ผู้เรียนสามารถนำรูปภาพมาตกแต่งในชุดข้อมูลได้ เพื่อสื่อความหมายในการนำเสนอกราฟได้ เช่น การใส่ภาพสินค้า บริการ รูปข้อมูลที่ต้องการสื่อออกมา หรือจะนำมาตกแต่งเพื่อความสวยงานก็ได้เช่นกัน

รูปภาพที่ได้บนชุดข้อมูลกราฟเริ่มต้นนั้นจะยืดภาพ 1 ภาพสูงเท่ากับค่าในชุดข้อมูลหรือแท่งกราฟ

ปรับแต่งขนาดรูปภาพในชุดข้อมูล
รูปภาพที่แสดงในแท่งกราฟตามค่าพื้นฐานนั้นจะถูกยืดภาพให้แสดง 1 รูปเท่ากับความสูงของกราฟแท่งเท่านั้น แต่ผู้เรียนสามารถปรับการแสดงของภาได้ดังนี้         

• ยีด  (Stretch) ยืดภาพให้พอดีกับแท่งกราฟ (1 ภาพ)
• กองซ้อน (Stack) ซ้อนภาพตามค่าสเกลหลัก (Major Unit) ของชุดข้อมูลที่อยู่ซ้ายสุด (ค่าแกน Y)
• กองซ้อนและจัดมาตราส่วนกับ (Stack and Scale) ให้ผู้เรียนกำหนดค่าของสเกลลงไปได้ว่า 1 ภาพแสดงในค่าสเกลลงไปได้ว่า 1 ภาพแสดงในค่าสเกลแกน Y เท่าไร

ตกแต่งกราฟด้วยรูปภาพ

หลังจากที่ผู้เรียนสร้างกราฟไปแล้ว หากต้องการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลที่พล็อตลงไปในกราฟ เพิ่ม-ลดชุดข้อมูล หรือสลับชุดข้อมูลก็ทำได้ ดังนี้
เพิ่มหรือลดชุดข้อมูล
วิธีการเพิ่มหรือลดชุดข้อมูลที่นำมาพล็อตเป็นกราฟที่ทำได้ง่าย สะดวกและรวดเร็วที่สุดคือ เมื่อคุณคลิกเลือกกราฟแล้วจะเห็นเส้นอ้างอิง เส้นสีแดงคือข้อมูลแกน X ส่วนเส้นสีน้ำเงินคือชุดข้อมูลแกน Y นั้นเอง หากผู้เรียนต้องการปรับเพิ่มหรือลดชุดข้อมูลก็คลิกลากเส้นขอบเขตของช่วงเซลล์ได้

สลับแนวข้อมูล (Switch Row/Colum)
เป็นการสลับชุดข้อมูลจาการพล็อตแนวแถว (Row) ให้เป็นพล็อตแนวคอลัมน์ (Colum) หรือกลับกันเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลอีกด้านหนึ่งได้

เลือกและแก้ไขข้อมูล (Select Data)
หากต้องการเลือกชุดข้อมูล สลับข้อมูล หรือจัดลำดับชุดข้อมูลใหม่ให้เลือกคำสั่ง เลือกข้อมูล ซึ่งจะมีคำสั่งให้ผู้เรียนแก้ไขชุดข้อมูลของกราฟได้ ดังนี้

การจัดองค์ประกอบของกราฟ (Chart Element)          
องค์ประกอบของกราฟจะมีหลายอย่าง ซึ่งจะช่วยให้การนำเสนอกราฟได้สมบูรณ์ เพราะองค์ประกอบแต่ละส่วนจะช่วยอธิบายกราฟได้ชัดเจนมากขึ้น เบื้องต้นอาจแสดงเฉพาะองค์ประกอบหลักๆ ที่จำเป็น แต่ยังมีส่วนอื่นๆที่ยังไม่ได้เลือกแสดง คุณอาจเพิ่มองค์ประกอบเหล่านั้นเข้ามา หรือจะยกเลิกการแสดงผลขององค์ประกอบที่ไม่ต้องการได้โดยจะเลือกคำสั่งใน Chart Elements (องค์ประกอบแผนภูมิ) ดังนี้

จัดตำแหน่งชื่อกราฟ
ชื่อกราฟหรือชื่อแผนภูมิ (Chart Title) เป็นข้อความที่เราใส่ลงไปในกราฟ ซึ่งช่วยอธิบายเรื่องราวหรือภาพรวมของกราฟที่นำเสนอได้ว่ารูปภาพหรือกราฟแต่ละแท่งนั้นจะบอกค่าอะไร ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญซึ่งกราฟจะขาดไม่ได้ จะเลือกแสดงและจัดรูปแบบได้ ดังนี้

- ข้อความของ Chart Title สามารถจัดรูปแบบได้เหมือนข้อความทั่วไป จากเครื่องมือกลุ่ม Font บนแท็บ Home หรือจัดแบบข้อความWordArt