การ สื่อสาร ให้ประสบความ สํา เร็ จ

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการ พนักงาน ผู้ประสานงาน หรือแม้แต่เป็นหัวหน้าครอบครัวก็ตาม ทักษะความเป็นผู้นำของคุณนั้นจะขึ้นอยู่กับความสามารถในการติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นว่ามีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ซึ่ง 5 ทักษะต่อไปนี้ จะช่วยให้คุณเป็นผู้นำที่ดีขึ้น และจะช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ของคุณกับผู้อื่น อีกทั้งยังช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจให้กับคนในทีมหรือคนในครอบครัวของคุณได้อย่างดี

1. รู้จักตัวเอง

การติดต่อสื่อสารที่ดีควรเริ่มต้นจากการรู้จักตนเองก่อน เมื่อใดก็ตามที่คุณติดต่อสื่อสารกับคนอื่น สิ่งสำคัญคือคุณจะต้องรู้จักและสามารถจัดการกับอารมณ์ความรู้สึกของตัวเองให้ได้ก่อน คุณไม่ควรเผยอารมณ์แย่ๆ ของคุณให้คนอื่นได้เห็น เพราะพวกเขาเหล่านั้นอาจจะตัดสินคุณได้ว่าคุณอาจเป็นคนลังเลและไม่ค่อยมีความมั่นใจ และสิ่งที่สำคัญที่ควรตระหนักไว้ก็คือ ถ้าคุณหวังอยากจะให้คนอื่นแสดงท่าทีที่ดีต่อคุณอย่างไร คุณก็ควรแสดงท่าทีที่ดีต่อเขาแบบนั้นก่อน

2. รู้จักและเข้าใจผู้ฟัง

การสื่อสารที่ดีที่สุดมักเกิดขึ้นจากการที่เรารู้จักและเข้าใจผู้ฟัง รู้ว่าวิธีไหนที่จะทำให้ผู้ฟังสนใจในสิ่งที่เราพูด รู้ว่าผู้ฟังเขาสนใจอะไร รวมไปถึงการดูแลเอาใจใส่และการสร้างความไว้วางใจให้กับผู้ฟังด้วย ทักษะนี้จะทำให้คุณสามารถซื้อใจพวกเขาได้อยู่หมัด! สิ่งเหล่านี้แหละที่จะช่วยรักษาความสัมพันธ์อันดีระหว่างคุณและผู้ฟังให้ดำเนินไปในระยะยาวได้

3. พูดให้ตรงประเด็น ชัดเจน และเจาะจง

การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาและชัดเจนนั้นสามารกระตุ้นให้ผู้ฟังรู้สึกคล้อยตาม มีความเข้าใจ และให้ความร่วมมือในสิ่งที่คุณกำลังขอได้ง่ายขึ้น เพราะถ้าหากคุณได้อธิบายสิ่งต่างๆไว้ชัดเจนและไม่คลุมเครือแล้ว ก็นับเป็นสิ่งที่ดีกว่าการทิ้งให้ผู้ฟังรู้สึกสงสัยหรือเข้าใจผิดไปได้ และเมื่อใดก็ตามที่มีใครสักคนขอความคิดเห็นจากคุณ ควรเน้นการให้คำแนะนำด้วยวิธีง่ายๆ และสามารถนำไปใช้ได้จริง คุณควรจะให้คำแนะนำกับผู้อื่นอย่างเป็นมิตรและเปิดโอกาสให้ผู้อื่นได้ตอบคำถามกับคุณด้วย

4. ให้ความสำคัญกับภาษากาย และสีหน้าหน้าท่าทาง

มีงานวิจัยหลายชิ้นที่กล่าวว่า ภาษากายและสีหน้าท่าทางนั้นสำคัญพอๆ กับคำพูด หรือในบางครั้งอาจจะสำคัญกว่าเลยด้วยซ้ำ เพราะการแสดงออกทางสีหน้าท่าทาง ทางภาษามือ และทางสายตานั้น เป็นการช่วยยืนยันคำพูดของคุณ หรือแม้แต่สามารถทำลายคำพูดของคุณได้เลยทีเดียว

เมื่อใดที่คุณกำลังพูดอยู่กับคนอื่น โปรดระมัดระวังภาษากายของคุณและหมั่นสังเกตภาษากายของผู้ฟังด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ควรให้ความสำคัญกับภาษากายของคุณว่ามันสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณกำลังพูดอยู่หรือเปล่า สิ่งนี้จะช่วยให้คุณดูเป็นผู้พูดที่มีความน่าเชื่อถือ อีกทั้งยังช่วยให้คุณมีความมั่นใจในตัวเองเพิ่มมากขึ้นด้วย

5. ฟังมากกว่าพูด

อีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญที่จะกระตุ้นให้เกิดการสื่อสารที่เปิดกว้างและเที่ยงตรงภายในองค์กร ก็คือ การเป็นผู้ฟังที่ดี เมื่อมีใครสักคนกำลังพูดกับคุณอยู่นั้น จงตั้งใจฟังในสิ่งที่ขาพูดให้ดี ถามคำถามไปบ้างเพื่อแสดงให้เห็นถึงความสนใจของคุณ พร้อมทั้งเปิดใจรับฟังในสิ่งต่างๆ ให้มากและไม่แสดงท่าทีปฏิเสธแม้ว่าคุณจะไม่เห็นด้วยก็ตาม นี่แหละคือสิ่งที่จะช่วยสร้างความสามัคคีในหมู่คณะและยังสร้างความเข้าใจระหว่างผู้พูดกับผู้ฟังเป็นอย่างดีด้วย

แต่ละทักษะเหล่านี้อาจจะต้องใช้เวลาปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากคุณไม่อาจจะควบคุมหรือเข้าถึงผู้คนได้ภายในเวลาแค่ 1 วันหรือ 1 ปี แต่คุณจะต้องฝึกใช้ทักษะเหล่านี้ไปตลอดชีวิต เพราะยิ่งคุณใช้ทักษะเหล่านี้มากเท่าไหร่ ผู้ฟังก็จะรู้สึกถึงคุณค่าและให้การยอมรับในตัวคุณมากขึ้นเท่านั้น และสุดท้ายความสามารถในการเป็นผู้นำของคุณก็จะมีประโยชน์เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

          หลาย ๆ คนมักมองว่าการสื่อสารเป็นเรื่องที่ง่าย เลยไม่ได้ให้ความสำคัญ หรือใส่ใจมากเท่าที่ควร ทั้งที่ในความเป็นจริงแล้วการสื่อสารเพื่อให้ได้ในสิ่งที่ต้องการนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลย แต่จะว่ายาก ก็ไม่ยากขนาดนั้น ขอเพียงแค่ต้องใส่ใจ ฝึกฝนและคิดตามดังข้อแนะนำต่าง ๆ ต่อไปนี้

1. ถ้าจำไม่ได้ต้องจด

          บ่อยครั้งที่เราอยู่ในการประชุมอันยาวนาน และมีข้อถกเถียง ข้อสรุปเกิดขึ้นมากมาย ที่เราต้องน้อมรับไปปฏิบัติต่อ หรือต้องนำไปถ่ายทอดให้คนอยู่นอกห้องประชุมฟัง เพื่อนำไปปฏิบัติติดตามงาน โดยส่วนใหญ่แล้วมักมีมากมายหลายข้อ หลายเงื่อนไข เพื่อกันพลาด จด หรือบันทึก สักนิดจะดีมั้ย เพื่อไม่ให้ลืม อุปกรณ์การจดแล้วแต่ความถนัด บางคนถนัดวาดเป็นรูปภาพ ก็สามารถทำได้ หรือสมัยนี้ทันสมัยกว่า แค่คว้าสมาร์ทโฟนมาถ่ายภาพ เก็บเอาไว้ก็ได้เช่นกัน เอาที่ตัวเองอ่านเข้าใจ และนำไปถ่ายทอดได้อย่างมีประสิทธิภาพจะดีที่สุด

2. จับประเด็นสำคัญ

          ในหนึ่งเรื่องราว หนึ่งคำสั่งที่เราได้ยินมา มันอาจจะเป็นเรื่องอารัมภบทต่าง ๆ นานา หรืออาจจะเป็นกลยุทธ์ยุทธศาสตร์อะไรที่ยาวเหยียดมาก ๆ ก็ได้ ถ้ารับได้รับการมอบหมายให้เป็นผู้ส่งต่อสาร ก่อนจะไปบอกไปสั่งงานใคร กรุณาเรียบเรียงใจความสำคัญในสมองตัวเองสักนิด ว่าเราจะไปเล่าต่ออย่างไรดี ให้กระชับ และเหมาะสมกับบริบทของเนื้องานมากที่สุด การสื่อสารที่ดีไม่ใช่ว่าต้องไปพูดในทุกสิ่งที่คุณได้ยินมา ให้ผู้ฟังรับทราบ ถ้ามันไม่ได้เกี่ยวอะไรเลยกับเนื้องาน ก็ไม่จำเป็นต้องพูด

3. สื่อสารให้ตรงประเด็น

          เมื่อเรียบเรียงจับประเด็นสำคัญได้แล้ว เวลาต้องถ่ายทอดต่อ ก็อย่าอ้อมค้อม พูดวนให้เกิดความสับสนไปอีก สาร เมื่อได้รับการสื่อต่อหลายๆทอด ก็ย่อมเกิดความบิดเบือนได้มากอยู่แล้ว อย่าไปพยายามจัดสรร ปั้นคำพูดให้ดูสวยงามแต่น้ำท่วมทุ่ง จนทำให้ผู้ฟังต้องไปจับประเด็นอีกรอบหนึ่ง พูดให้ตรงประเด็น จะย่นระเวลาได้อีกเยอะ เอาเวลาไปทำงานดีกว่ามาถอดรหัสคำพูด ว่ามั้ยคะ

4. รู้ว่าต้องพูดอะไร กับใคร

          ต้องวิเคราะห์ผู้รับสาร ว่าเขาจำเป็นต้องรู้เรื่องไหน แล้วไม่ควรรู้เรื่องไหนบ้าง ต้องพูดอย่างไรเพื่อประสานประโยชน์ของหลาย ๆ ฝ่ายให้ลงตัว ในเรื่องเดียวกัน ถ้าเราให้ผู้บังคับบัญชาฟัง ก็ควรหยิบเอาประเด็นที่ผู้บังคับบัญชาสนใจมาเล่าให้ฟัง เพราะอาจมีผลต่อนโยบายบริหาร แต่ถ้าเราให้ผู้ใต้บังคับบัญชาฟัง อาจจะต้องเล่าอีกมุมหนึ่ง เป็นต้น

5. พยายามทำความเข้าใจกับทั้ง 2 ฝ่าย

          ยากที่สุดของการสื่อสาร คือ การเป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อระหว่างหลาย ๆ ฝ่าย ในเบื้องต้นเราต้องเข้าใจคนทั้ง 2 ฝ่าย ว่าแต่ละฝั่งมีความต้องการแบบไหน ในเรื่องใด และเค้าเหล่านั้นมี background ความรู้ในเรื่องราวต่าง ๆ มาดีมากน้อยแค่ไหน จะเห็นได้บ่อยครั้งว่า บางคนไม่ได้ทำการบ้านมาก่อนทำการสื่อสาร แล้วหลุดพูดอะไรที่อีกฝ่ายไม่ควรรู้ออกมา หรือพูดในสิ่งที่อีกฝ่ายตามไม่ทัน เพราะไม่มีการปูพื้นฐานเล่าย้อนเรื่องราวที่น่าจะเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจก่อนเลย ทำให้ผู้ฟังอาจจะต้องหาจุดเชื่อมเรื่องราวเอาเองจนอาจเกิดเป็นความเข้าใจผิด หรือแต่งเกินเรื่องเดิมไปมาก ออกแนวมโนแจ่ม มโนไปไกล ดังนั้นจึงควรใส่ใจ และทำการบ้านก่อนให้มากก่อน จะเชื่อมประสานประโยชน์ระหว่างหมู่คณะ มิใช่ทุกคนจะรู้ทุกเรื่องแบบที่เราคิดว่าเค้าน่าจะรู้ และไม่ใช่ทุกคนจะเข้าใจในมุมมองแบบเรานะจ๊ะ โปรดระวัง และเมคชัวร์

6. อย่าใส่อารมณ์ตัวเอง

          เรียกง่าย ๆ ว่าอย่าดราม่า เมื่อเราเป็นคนตรงกลาง จะพูดจะคุยอะไรต้องระมัดระวัง อย่าใส่อารมณ์ เหตุผล และทัศนคติตนเองลงไปปรุงแต่งในสาร เพราะอาจจะทำให้เกิดความขัดแย้งรุนแรงยิ่งกว่าเดิมได้ อย่าได้ออกความเห็นจนกว่าจะโดนขอร้องให้แสดงความคิดเห็น ได้รับสารมาอย่างไร หยิบประเด็นสำคัญมาสื่อสารไปก่อน เซฟตี้เฟิร์สยังใช้ได้เสมอ

ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android